Самодисциплина и управление временем: как работать в режиме многозадачности
В статье не будем говорить о «поедании лягушек» и других стандартных техниках управления временем. На личном примере расскажем, как планировать дела, чтобы успевать выполнять больше задач.
Источник: iConText Group Media.
Автор: Вера Акулинина, бренд-менеджер icontext.
Спойлер — в конце сможете скачать шаблон трекера задач, который поможет оптимизировать время и повысить эффективность.
А теперь к статье...
Интересно, как многозадачные и нетерпеливые люди, которым нужен результат здесь и сейчас, адаптировали мир под себя. Еще недавно, в условных 90-х, темп жизни был, кажется, более размеренным, а если взять разрез за 70-е года, то ничего, кроме периода великого застоя, в голову не приходит. Время будто текло иначе.
Фактически, так и есть, время текло иначе. А затем нам захотелось оказаться ближе к тем, кто далеко: чаще общаться, оперативнее получать ответы и узнавать важную информацию, быстрее передавать данные = безопаснее передавать данные. Сейчас мы наблюдаем последствия этого ускорения и вынуждены жить в более высоком темпе.
У всех разный уровень адаптации к этому ускорению, у каждого — свой уровень загрузки. Но есть универсальные приемы, которые абсолютно точно подойдут всем, кто хочет меньше фокусироваться на «немаржинальных процессах», оставаться высокоэффективным при огромном уровне нагрузки и находить время на себя.
Интересно, как многозадачные и нетерпеливые люди, которым нужен результат здесь и сейчас, адаптировали мир под себя. Еще недавно, в условных 90-х, темп жизни был, кажется, более размеренным, а если взять разрез за 70-е года, то ничего, кроме периода великого застоя, в голову не приходит. Время будто текло иначе.
Фактически, так и есть, время текло иначе. А затем нам захотелось оказаться ближе к тем, кто далеко: чаще общаться, оперативнее получать ответы и узнавать важную информацию, быстрее передавать данные = безопаснее передавать данные. Сейчас мы наблюдаем последствия этого ускорения и вынуждены жить в более высоком темпе.
У всех разный уровень адаптации к этому ускорению, у каждого — свой уровень загрузки. Но есть универсальные приемы, которые абсолютно точно подойдут всем, кто хочет меньше фокусироваться на «немаржинальных процессах», оставаться высокоэффективным при огромном уровне нагрузки и находить время на себя.
Постановка и учет задач для самого себя
Звучит просто? Ведь многие это уже делают. Но, с огромной вероятностью, делают неправильно, и поэтому теряют время из-за несовершенств человеческой памяти.
Последние дела, которыми нужно завершать каждый день — фиксировать выполненные задачи за день, после чего составлять список на следующий. И так до пятницы либо до последнего рабочего дня в неделе. В пятницу, завершая рабочий цикл, сведите список задач на понедельник и на всю следующую неделю. Проанализируйте прошедшую неделю: какие задачи вы передвигали и по какой причине? Что удалось выполнить, а что — нет? В какие моменты возникали сложности?
Такая методика позволит не вспоминать каждое утро: «Что бы еще такого сделать?». С огромной вероятностью вы вспомните не всё и будете плавать от задачи к задаче. Кстати, в пользу этого метода говорит и кривая забывания Эбингауза: вы максимально сфокусированы и помните обо всём, что происходило в течение дня. Иначе воспринимаете структуру задач и больше в них погружены. Уже на следующее утро вы помните не более 35%, а через выходные — 1-2 дня — забываете, что вообще делали. Каждый раз, пытаясь восстановить в памяти всё, что было и что нужно выполнить, стрессуете.
- Неправильная схема: составить список задач на день с утра -> выполнить.
- Правильная схема: методично подходить к ведению списка задач.
Последние дела, которыми нужно завершать каждый день — фиксировать выполненные задачи за день, после чего составлять список на следующий. И так до пятницы либо до последнего рабочего дня в неделе. В пятницу, завершая рабочий цикл, сведите список задач на понедельник и на всю следующую неделю. Проанализируйте прошедшую неделю: какие задачи вы передвигали и по какой причине? Что удалось выполнить, а что — нет? В какие моменты возникали сложности?
Такая методика позволит не вспоминать каждое утро: «Что бы еще такого сделать?». С огромной вероятностью вы вспомните не всё и будете плавать от задачи к задаче. Кстати, в пользу этого метода говорит и кривая забывания Эбингауза: вы максимально сфокусированы и помните обо всём, что происходило в течение дня. Иначе воспринимаете структуру задач и больше в них погружены. Уже на следующее утро вы помните не более 35%, а через выходные — 1-2 дня — забываете, что вообще делали. Каждый раз, пытаясь восстановить в памяти всё, что было и что нужно выполнить, стрессуете.
Для фиксирования подходят любые трекеры задач: Битрикс, Asana, Jira и другие. Мне удобнее вести трекинг в Excel или Google-таблицах, раскладывая задачи на год, месяц, неделю и день.
Со стороны подход может показаться безумием, но через две-три недели приносит первые результаты. Особенное удовольствие он доставляет, когда после долгих новогодних, отпуска или других праздников жизни, в отличие от большинства, вы можете быстро войти в рабочий режим (у меня это именно так).
Со стороны подход может показаться безумием, но через две-три недели приносит первые результаты. Особенное удовольствие он доставляет, когда после долгих новогодних, отпуска или других праздников жизни, в отличие от большинства, вы можете быстро войти в рабочий режим (у меня это именно так).
Приоритизация задач
Еще один пункт, на котором вы теряете время, силы и выгораете. Для начала освежим бэкграунд любого тайм-менеджера — приоритизацию и выполнение задач по матрице Эйзенхауэра.
Согласно этой матрице, все задачи можно приоритизировать по двум метрикам: важность и срочность.
Согласно этой матрице, все задачи можно приоритизировать по двум метрикам: важность и срочность.
- Важные и срочные — задачи с жестким дедлайном, их невыполнение приведет к негативным последствиям (нужно сделать прямо сейчас).
- Важные и несрочные — задачи без жесткого временного ограничения, но важные для дальнейшей работы или личностного роста (можно спланировать и сделать позже).
- Неважные и срочные — рутинные задачи, если их не сделать, мир не рухнет. Тем не менее, у них строгий дедлайн, и их обязательно нужно сделать в срок (нужно быстро сделать самому или, если нет времени, делегировать).
- Неважные и несрочные — задачи, которые не приносят особой пользы в работе и не помогают в достижении целей (от таких задач иногда можно отказаться, чтобы не тратить на них время и не раздувать список дел).
Также есть эмоциональный критерий приоритизации дел внутри блоков. Находясь в потоке задач, которые вы уже учли и обозначили для себя, важно помнить, что САМОЕ ГЛАВНОЕ.
Кстати, если вы руководитель — фокус вашего внимания и личные усилия в большей степени должны быть сосредоточены на поле «Важно, но не срочно». Остальное, по возможности, нужно делегировать. Если вам слишком часто приходится работать над другими полями «вручную», стоит пересмотреть подходы к выстраиванию внутренних процессов и работе с командой (если она, конечно, есть).
- САМОЕ ГЛАВНОЕ — это то, что нужно сделать в первую очередь. Это то, что молниеносно нанесет урон вашей репутации или прибыли бизнеса, в котором вы работаете. Вызовет у вас сильнейший стресс и/или спровоцирует скандал.
- Затем идут задачи, которые несут в себе вероятные риски либо те, из-за которых вы упускаете реальную выгоду.
- После — всё то, что тяготит, но сделать обязательно нужно. Проще говоря, это задачи «на вырост», которые помогут достичь поставленных целей.
- Далее — эмоционально значимые для вас задачи, те, которые вам нравится выполнять и в которых скрыт потенциал для роста.
Кстати, если вы руководитель — фокус вашего внимания и личные усилия в большей степени должны быть сосредоточены на поле «Важно, но не срочно». Остальное, по возможности, нужно делегировать. Если вам слишком часто приходится работать над другими полями «вручную», стоит пересмотреть подходы к выстраиванию внутренних процессов и работе с командой (если она, конечно, есть).
Анализ собственных возможностей
Именно в этом пункте стоит отметить, что нельзя себя перегружать. Не пытайтесь выполнить задач больше, чем можете потянуть. Это касается и работы, и всех аспектов личной жизни.
Оцените, все ли задачи, которыми вы себя нагрузили, так важны. Я знаю человека, который на полном серьезе каждый раз создает список задач сверхчеловека: он вносит в него занятия в зале и йогу, обязательное чтение книг и очень ругает себя, что постоянно не выполняет эти пункты. Разумеется, в такой нагрузке они просто не приоритетны и не соответствуют его возможностям.
Призываю не вносить в список задач бег и походы в спортзал, если вы не хотите этого делать или не можете по объективным причинам: замените их. Например, более приятной нагрузкой — долгой пешей прогулкой. А чтение книги ради факта чтения книги замените на просмотр интересного документального кино, если вам это подходит.
А по рабочим задачам — отследите норматив своей нагрузки и эффективность. Старайтесь улучшать показатели и экспериментировать, но не до фанатизма.
«Когда же экспериментировать, если я и так ничего не успеваю?», — спросите вы. А это уже вопрос приоритетов, поэтому возвращаемся к предыдущему пункту и смотрим, какие задачи важные и срочные, какие можно делегировать, а от каких — отказаться.
Оцените, все ли задачи, которыми вы себя нагрузили, так важны. Я знаю человека, который на полном серьезе каждый раз создает список задач сверхчеловека: он вносит в него занятия в зале и йогу, обязательное чтение книг и очень ругает себя, что постоянно не выполняет эти пункты. Разумеется, в такой нагрузке они просто не приоритетны и не соответствуют его возможностям.
Призываю не вносить в список задач бег и походы в спортзал, если вы не хотите этого делать или не можете по объективным причинам: замените их. Например, более приятной нагрузкой — долгой пешей прогулкой. А чтение книги ради факта чтения книги замените на просмотр интересного документального кино, если вам это подходит.
А по рабочим задачам — отследите норматив своей нагрузки и эффективность. Старайтесь улучшать показатели и экспериментировать, но не до фанатизма.
«Когда же экспериментировать, если я и так ничего не успеваю?», — спросите вы. А это уже вопрос приоритетов, поэтому возвращаемся к предыдущему пункту и смотрим, какие задачи важные и срочные, какие можно делегировать, а от каких — отказаться.
«Жалко себя»
Не надо жалеть себя перед выполнением каждой большой задачи — на это банально уходит слишком много времени. Не надо бояться и откладывать задачу, потому что она кажется большой и сложной. Это пункт о внутреннем стержне, который есть в каждом.
Старайтесь сместить фокус от неприязни к задаче из-за ее величины в сторону радости от проделанной работы. Если не помогает, придумайте определенный «переключатель страха».
Мысленно отключайте его и сразу приступайте к выполнению задачи. Снова звучит безумно, но со временем вырабатывается привычка, и выключатель страха становится реальным инструментом психологической помощи самому себе. Прием позволит снизить эмоциональную нагрузку и освободить время.
Старайтесь сместить фокус от неприязни к задаче из-за ее величины в сторону радости от проделанной работы. Если не помогает, придумайте определенный «переключатель страха».
Мысленно отключайте его и сразу приступайте к выполнению задачи. Снова звучит безумно, но со временем вырабатывается привычка, и выключатель страха становится реальным инструментом психологической помощи самому себе. Прием позволит снизить эмоциональную нагрузку и освободить время.
Одной ногой в будущем
Последняя рабочая механика, которая зациклит все советы и отчасти объединит их в стройный логический ряд.
Чтобы лучше погрузиться в тайм-менеджмент, оценить свою работу, не выгорать от цейтнота и быть эффективным, нужно постоянно думать о будущем.
И обратная картина: если у вас нет цели, вы не будете пытаться к ней идти. Получается, и идти никуда не нужно, тем более в быстром темпе.
Прежде чем ускоряться и управлять временем, для начала выберите направление движения. Иначе велик риск очень быстро и уверенно прийти туда, куда вы не хотели.
Чтобы лучше погрузиться в тайм-менеджмент, оценить свою работу, не выгорать от цейтнота и быть эффективным, нужно постоянно думать о будущем.
- Куда я иду?
- Зачем я это делаю?
- Чего я хочу?
И обратная картина: если у вас нет цели, вы не будете пытаться к ней идти. Получается, и идти никуда не нужно, тем более в быстром темпе.
Прежде чем ускоряться и управлять временем, для начала выберите направление движения. Иначе велик риск очень быстро и уверенно прийти туда, куда вы не хотели.
Как управлять временем, чтобы все успевать? Чек-лист
- Методично подходите к ведению списка задач. В конце рабочего дня фиксируйте выполненные за день задачи и планируйте новые на следующий день. В пятницу анализируйте задачи за неделю и планируйте на следующую.
- Приоритизируйте задачи. Используйте матрицу Эйзенхауэра для определения важности и срочности задач, учитывайте эмоциональный фактор. Выполняйте задачи в порядке их приоритетности.
- Оценивайте собственные силы. Не перегружайте себя невыполнимыми задачами и соотносите планы с реальными возможностями.
- Не жалейте себя. Не откладывайте крупные или сложные задачи на потом. Придумайте определенный «переключатель страха» и мысленно отключайте его, приступая к выполнению задачи.
- Думайте о будущем. Регулярно задавайте себе вопросы: куда я иду, зачем я это делаю, чего хочу? Важно выбрать направление движения, иначе велик риск прийти туда, куда вы приходить не хотели.
- Используйте трекеры задач. Например, Битрикс, Asana, Jira, Excel, Google-таблицы.
- Проводите анализ. Регулярно оценивайте свою эффективность, определяйте, что можно улучшить или изменить в своем подходе к управлению временем.
Переходите в iConText Group Media и скачивайте шаблон трекера задач, которым я пользуюсь уже несколько лет. Надеюсь, он поможет вам оптимизировать время и повысить свою эффективность.
Рекомендуем!
Популярные новости
25 апреля 2024, 13:08
24 апреля 2024, 13:08
23 апреля 2024, 19:16
23 апреля 2024, 17:48
23 апреля 2024, 11:44
