MACS
27 июля 2017, 07:00
2

Как организовать деловое общение в проекте: альтернатива почте и мессенджерам

Рассказываем о TreeLike — бесплатной системе для проектных коммуникаций.

Как организовать деловое общение в проекте: альтернатива почте и мессенджерам

Когда начинаешь масштабировать бизнес, брать больше заказов и привлекать новых сотрудников, то понимаешь, что проблемой становится общение.

Мы хорошо помним момент, когда это произошло. К нам пришёл очередной клиент с заказом на разработку сайта. Продукт был сложным, и бюджет — соответственным. Но всё пошло не так, как хотелось бы.

Из-за нехватки времени директор и проект-менеджер не успели обсудить проект между собой, с клиентом общались раздельно. Причём бюджет утверждал директор, а объём работ — проект-менеджер. И на этапе разработки выяснилось, что часть работ не учтена. Пришлось согласовывать дополнительные 50 тысяч рублей бюджета. Итог: у клиента возникло чувство, что его пытаются «нагреть», директору для урегулирования ситуации пришлось делать скидку, а менеджер остался без премии. Недовольны были все.

С каждым дополнительным проектом внутренних обсуждений становилось больше. Мы начали путаться, где и с кем обсуждали тот или иной вопрос. Почта в день пополнялась на 50–60 новых сообщений, а счёт контактов через Skype, Viber, соцсети или по телефону вообще шёл на сотни. У нас мог уйти час просто на то, чтобы найти информацию в переписке 2–3-дневной давности!

Корпоративный пакет 2019 на Cossa

«Корпоративные пакеты» Cossa — это особый набор из десяти рекламных опций, включающий баннеры, анонсы в соцсетях и публикации о компании.

Это самый комплексный и высокий по КПД из коммерческих форматов на Cossa.

Узнать больше >>>

Реклама

Тогда и пришла идея сделать какой-то простой инструмент, который помог бы нам организовать деловое общение и распределить обсуждение разных вопросов по отдельным веткам.

Почта, мессенджеры и соцсети нужным функционалом не обеспечивали.

Такой инструмент мы разработали. Уже около двух лет TreeLike помогает нам в ведении проектов.

Для обсуждения внутри проекта мы заводим несколько разделов, например, «Оргвопросы», «Текущая разработка», «Маркетинг» и т.д. Если нужно, в каждой категории можно создать ещё несколько. Скажем, в «Оргвопросах» создаём ветки «Бухгалтерия», «Юридические вопросы», «График работ».

Количество подразделов неограничено, поэтому при необходимости можно создавать подветки и дальше, вплоть до отдельных задач. Например, недавно по одному проекту у нас дизайнер и заказчик сделали выделенную ветку для обсуждения нюансов шрифтов и цвета.

Как мы ведём проекты с TreeLike

Раньше при обращении заказчика нужно было получить у него основную информацию и передать её проект-менеджеру. Дальше составлялся план работ, бюджет утверждался директором, потом клиентом. Вся информация пересылалась через почту и мессенджеры, с соответствующими задержками на ожидание ответа, в итоге подготовительный этап согласований занимал в лучшем случае один рабочий день.

Сегодня мы делаем так.

  1. Менеджер по работе с клиентами предлагает клиенту продолжить общение в TreeLike и добавляет в ветку менеджера проекта и директора.

  2. Клиент описывает ожидаемый результат, менеджер проекта уточняет несколько моментов по заданию. Директор по необходимости участвует в обсуждении, но обычно просто просматривает историю и входит в курс дела.

  3. Менеджер проекта создаёт другую ветку и приглашает в неё директора, где они вдвоём обсуждают финансовые вопросы и определяют стоимость работы. Клиент этой ветки не видит, у него есть доступ только в свой раздел.

  4. В первой ветке клиент получает предложение по цене. Если возникают вопросы, обсуждаются они здесь же и сразу принимаются окончательные решения.

В среднем, подготовительный этап мы сократили до 2–3 часов.

Как мы решаем рабочие вопросы

Теперь мы обсуждаем все рабочие вопросы только в TreeLike и приучаем к этому клиентов.

Искать информацию в отдельных ветках стало гораздо проще, чем раньше. Экономия времени и нервов огромная.

Если в процессе решения задачи заказчик и технический специалист контактируют напрямую, TreeLike позволяет менеджеру проекта и директору присутствовать в обсуждении и подключаться по необходимости. Это гораздо удобнее, чем ставить всех участников в копию переписки, или заводить кучу чатов в мессенджерах.

И ещё один позитивный момент — убрав всё рабочее общение в TreeLike, мы освободили наши мессенджеры для друзей и близких. Больше не приходится вздрагивать от непрошенных сообщений в выходной день.

Как мы контролируем специалистов

Руководитель имеет доступ ко всем нужным веткам и всегда может посмотреть, какие вопросы решаются в настоящий момент. Есть инструмент для привлечения внимания сотрудника к конкретной ветке, чтобы быстро уточнить, на каком этапе находится решение задачи.

Часть работ в нашей компании выполняют фрилансеры, и это тоже было проблемой. Надоело слушать отговорки про севший телефон, из-за которого сообщение в мессенджере не было прочитано вовремя. Сейчас всегда можно увидеть, находится сотрудник онлайн или нет. Если нет — подать сигнал, который придёт на электронную почту.

Для быстрого доступа к основным задачам можно создать список избранных веток. Мы оценили удобство инструмента в своих проектах. 

Теперь TreeLike может оптимизировать коммуникации и в вашей компании.

С TreeLike можно:

  • Создавать неограниченное количество проектов, веток и подветок — подходит большим и маленьким компаниям.

  • Пригласить в обсуждение нового пользователя (в том числе, внешнего: контрагента или фрилансера) так же просто, как штатного сотрудника. Достаточно отправить ссылку-приглашение любым удобным способом.

  • Выделять избранные ветки для простоты навигации по самым актуальным задачам.

  • Прикреплять и хранить файлы. Ничто не потеряется — есть отдельное окно, откуда можно скачать любой документ из всей истории переписки.

  • Привлекать внимание пользователей к ветке звуковым сигналом и автоматическим отправлением сообщения на электронную почту.

  • Есть приложения для Windows и MacOS, которые уведомят пользователя о поступившем сообщении даже при выключенном браузере.

TreeLike универсален. Мы используем его для ведения IT-проектов, но уверены, что он пригодится компаниям практически в любой сфере деятельности, где высока потребность в развитой деловой коммуникации между сотрудниками (или внешними пользователями). Фактически вы получаете быстрый, функциональный и несложный в использовании корпоративный портал.

TreeLike бесплатен. Сейчас пользователям доступны все функции, в дальнейшем могут появиться какие-то модели его монетизации.

Вы тоже можете начать работу с TreeLike уже сейчас, упростив обсуждение вопросов с сотрудниками и клиентами. А освободившееся время потратить на увеличение прибыльности своего бизнеса.

Партнёрская публикация

Читайте также: Бросьте мессенджеры. Telegram — плохая замена почте

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.

Не пропустите!

Кейс. Заполняем ресторан с помощью соцсетей: у нас две недели и 60 $ на рекламу
Московская школа коммуникаций MACS открыла 20 программ уровня EXSPRESS и PRO. Старт в октябре!
«О настоящем и будущем киберспорта»: интервью с Романом Дворянкиным, генеральным менеджером Virtus.p...
Маркетинг в мире, где города превращаются в новые государства
5 классических факапов с репутацией
Клиентские манипуляции и как их нейтрализовать
От контакта к продаже: как работать с рекламой ВКонтакте для «Сбора заявок»
План обучения младшего дизайнера в IT-Agency
Почему технарю легче стать хорошим копирайтером, чем гуманитарию. Три факта и личный опыт
«Хантеры рекомендуют на время поиска работы снизить активность в соцсетях», — Алёна Владимирская
«Доброе время суток, Карл!» — Почему нас вдруг стали бесить новомодные словечки и крылатые выражения
Меньше денег и сплошные переговоры: что бывает, если фрилансер открывает агентство

Комментарии:

Чтобы уж совсем все узнали про ваш сервис, стоит постучаться в Startpack Smile
Реклама


📰 Чем живёт digital.
Главное — в рассылке:




Вход на cossa.ru

Уже есть аккаунт?
Выбирай любой вариант входа:
Facebook Vkontakte

Используйте свой аккаунт в социальной сети Facebook или Вконтакте, чтобы пользоваться сайтом

Не забудьте написать email на странице своего профиля для управления рассылкой