18 июля 2022, 16:30

Как определить недобросовестного подрядчика в IT. И что делать, если вы с таким уже работаете

Рекомендации на основе опыта работы с подрядчиками для менеджеров компаний и предпринимателей.

Виктория Губанова

Проджект-менеджер в студии разработки Sibdev

Мы занимаемся кастомной разработкой веб-сервисов и мобильных приложений.

За 4 года работы проджект-менеджером мне довелось взаимодействовать с разными IT-подрядчиками: как в штате компании, так и на аутсорсе. И, к сожалению, не всегда этот опыт был положительным.

К счастью, уже продолжительное время опыт помогает мне избегать проблемных ситуаций при работе с подрядчиками. И поэтому я хочу им поделиться. Расскажу, как разрешать уже возникшие проблемные ситуации, а также как их предвосхищать и упреждающе избегать.

Возможные проблемные ситуации

Я выделила два основных фактора, которые негативно сказываются на работе.

Проблема № 1 — просроченные дедлайны. Здесь проблема заключается в том, что подрядчик берётся за работу, но к назначенному сроку не сдаёт то, что должен был сделать. В лучшем случае работа сдаётся, но позже. В плохом — подрядчик игнорирует менеджера или заказчика, а то и вовсе отказывается от работы.

Проблема № 2 — раздутая оценка. Здесь проблема заключается в том, что подрядчик закладывает большее количество часов в работу, чем это на самом деле необходимо. Происходит это по двум причинам.

Подрядчик имеет небольшой опыт в оценке своих действий/действий своих сотрудников. В таком случае он не может определить необходимое время для разработки и берёт срок с запасом.
Подрядчик хочет больше заработать. Так как у многих программистов есть фиксированная почасовая ставка работы, заработок напрямую зависит от количества отработанных часов.

Существует и другой вид этой проблемы. Это озвучивание заказчику определенного бюджета, но при выполнении работы выставляется другая стоимость, больше названной.

Как разрешить возникшую проблемную ситуацию

В проблемах с соблюдением дедлайна я выработала следующую стратегию поведения.

Выяснить причину просрочки задачи. Возможно, у подрядчика случилась внештатная ситуация, которая повлияла на выполнение задачи. Но стоит заметить, что добросовестный подрядчик самостоятельно предупредит вас об этом, а не будет использовать форс-мажор в качестве оправдания.
Быть настойчивым. Во многих случаях настойчивость положительно влияет на результат. В одном своем случае с подрядчиком прояснить ситуацию помогла именно настойчивость. Я поставила в Telegram автоотправку сообщений буквально каждый час с напоминанием о дедлайнах проекта. Также можно напоминать о подписанном договоре и об ответственности за невыполнение обязательств.
Если невозможно продолжать работу с текущим подрядчиком, ищите нового специалиста.
Если есть возможность продолжить работу с подрядчиком, но не заключён договор, предложите это сделать. Так повысится шанс на получение результата.

В проблемах с раздутым бюджетом я выявила следующий порядок действий.

Показать задачу другим программистам и попросить оценить временные затраты. Если они примерно совпадают, риск переплатить гораздо меньше.
При превышении изначального бюджета запросить у подрядчика обоснование — почему стоимость выше. Добросовестный подрядчик сможет аргументировать подобную ситуацию.
Если обоснование отсутствует, решите для себя, можете ли вы оплатить выполненную работу. Если нет, то ищите другого подрядчика, не используя при этом результаты работы предыдущего.

По третьему пункту приведу пример. Для задачи на аутсорсе необходим был разработчик. Нашли его через сайт с вакансиями. Он выдал оценку и приступил к задаче.

Она была сделана вовремя, но вот 70% работы оказалось браком, несмотря на неплохие результаты на собеседовании. Повторные правки программиста также не давали результата. На постоянную переделку не было времени, поэтому подключили другого программиста.

Благодаря тому, что ранее были заключены договорённости, оплачена была только результативная часть работы, без переплаты за неиспользуемый код.

Как не допустить проблемных ситуаций в будущем

Простые правила, которые помогли мне выстроить эффективную работу с подрядчиками.

Всегда заключайте договор. Неважно, насколько знакомые это люди или вы впервые с ними сотрудничаете.
Прописывайте в договоре штрафные санкции за невыполнение обязательств по срокам. Конечно, они должны быть в поле влияния исполнителя. Как показала моя практика, добросовестных подрядчиков такие условия в договоре ничуть не смущают.
Всегда ставьте на задачу больше времени, чем нужно. Кто-то добавляет 30% времени, кто-то 50%. Всё зависит от вашей уверенности в подрядчике. Внештатные ситуации никто не отменял, но если у вас будет время в запасе, риски значительно снизятся.
Если возможно, имейте в запасе ещё пару подрядчиков, которые в случае форс-мажора смогут выполнить задачу. Найти запасных специалистов бывает сложно, но это ещё один способ снижения риска.
Если работаете с подрядчиком впервые, не давайте сразу большую задачу. Попробуйте его в каком-то более мелком деле. У вас будет возможность протестировать взаимодействие.
Не переживайте, если подрядчик не отвечает вам час или два. Как правило, это не является признаком недобросовестности.
Заранее обговорите с подрядчиком, что при возникновении форс-мажора или при необходимости увеличить срок работы он обязательно сообщает об этом.
Делите крупную задачу на более мелкие итерации. Это поможет лучше отследить работу по проекту и снизит давление на подрядчика.

Как заранее распознать сомнительного подрядчика

Быть всезнающим и всевидящим, к сожалению, невозможно. Но у сомнительного подрядчика есть определенные признаки, которые я выделила за годы своей работы. Вот как его можно распознать.

Не желает заключать договор. Причины не делать это находятся разные: от общих знакомых до клятв в честности.
Акцентирует внимание на штрафных санкциях. Как я уже упоминала, для добросовестного подрядчика это не составит большой проблемы. А вот нечестного это может пугать даже при отсутствии неконтролируемых факторов и наличии бонусов за хорошую работу в договоре. Такое поведение можно расценивать как своеобразный red flag.
На начальном этапе не знакомится с проектом в срок или делает это невнимательно. Велик риск получить слабый результат или совсем ничего не получить.
Не отвечает на ваши вопросы, находясь в сети. Тем более, если ответ на вопрос займёт буквально пару минут.

Полностью обезопасить себя от проблем с подрядчиками крайне сложно. Соблюдая простые рекомендации, можно существенно снизить риск временных и финансовых потерь.

Присылайте свои комментарии к ситуации на digital-рынке (короткие или развёрнутые, во втором случае сделаем вам полноценную колонку в статейной ленте Коссы):

Email: 42@cossa.ru
Телеграм: @cossawer
VK: vk.com/cossa