Как организовать успешный ивент

Чем ивент отличается от мероприятия?

Мероприятие — это событие с конкретной датой, четким форматом, площадкой, программой, спикерами или артистами.

Ивент — это комплекс всех действий, которые необходимы для реализации событийного проекта. Он подразумевает:

• решение задач бренда

• разработку креативной концепции

• наполнение активационной программы

• подбор инструментов реализации

• бюджетирование проекта

• продвижение

• подготовку и проведение

Видов ивентов слишком много, чтобы перечислять каждый отдельно. Мы собрали таблицу с классификацией, чтобы ориентироваться было проще. 

Работу с ивентами можно поделить на четыре этапа — разработка, подготовка, продвижение и реализация. Давайте рассмотрим каждый из них, чтобы не упустить важные детали. 

Разработка 

Этот этап повторяет логику разработки любого проекта. Следуя по цепочке, описанной ниже, можно придумать все: от сервиса до продукта. Но мы сосредоточимся на том, как работать по этим этапам в контексте разработки ивента.

Все начинается с брифа. Чтение и расшифровка брифа вместе с клиентом сформирует одинаковое представление о том, какие бизнес-задачи должен решить ивент для бренда. Определив территорию, можно приступать к созданию креативной концепции мероприятия и начинать прорабатывать упаковку ивента — активационную программу, декоративное оформление, шоу и инструменты для воплощения концепции. 

Затем мы уходим в предварительный просчет бюджета события и возвращаемся к клиенту с яркой презентацией того, как концепция и ее воплощение решат задачи бренда.

Подготовка

После защиты концепции можно приступать к ее уточнению и детализации. Здесь необходимо снова глубоко нырнуть в идею и разделить ее на блоки, которые будет удобно прорабатывать, чтобы наполнение ивента было оригинальным и эффективным.

Следом начинаем строить CJM (customer journey map) или путь гостя. Стоит описать эмоциональное состояние гостей мероприятия при каждом контакте с брендом или продуктом. Здесь стоит придумать special treatment — особые способы взаимодействия с брендом или продуктом для формирования уникального опыта, который запомнится гостям как неповторимый.

Крутому ивенту — крутая команда. Теперь можно подключать специалистов со стороны клиента, расширять собственную команду и проводить тендеры подрядчиков.

Продвижение

На этом этапе нужно подумать, как привлечь гостей и сделать так, чтобы о нем знали и говорили, пока команда воплощает концепцию в жизнь. Продвижение нужно прорабатывать так же детально, как концепцию или путь гостя. 

Его можно разложить на компоненты:

• территория: определяем эмоции и ассоциации, которые должен вызвать ивент, чтобы понять, какой контекст создать;

• tone of voice: подбираем уникальный стиль и манеру общения с целевой аудиторией ивента;

• tone of vision: создаём визуальное единство всех носителей и лент — от подбора фото до отрисовки картинок;

• каналы и носители: выбираем каналы, медианосители, лидеров мнений и составляем контент-план так, чтобы они поддерживали общую концепцию ивента;

• инструменты: здесь снова креативим над инфоповодами, специальными проектами и промо-активностями.

Реализация

Когда проделана вся подготовительная работа, пора переходить к действиям. Получаем финальные согласования, достаем необходимый инструментарий — чек-листы, монтажный план, статусы, тайминги, логистические таблицы — и уходим в производство физических объектов, заказ оборудования и тесты образцов, материалов, продукции и всего того, что будет сопровождать ивент.

Как пережить ивент?

Ивенты — это сложная многосоставная работа с высоким уровнем стресса. Проживать кризисы легче, если есть план Б — запасной подрядчик или член команды, который сможет кого-то подменить. Лучшие инструменты, системы планирования и большой опыт все равно не гарантируют, что все пойдет по плану. Тогда на помощь приходят кризис-митинги и личные качества команды и менеджера. Гибкость и проактивность позволят найти решение в критической ситуации и увидеть плюсы в любом исходе событий. 

Ура, мы сделали это!

Закрывая ивент, измеряем его эффективность в метриках “консьюмер”, “клиент” и “агентство”: 

• консьюмер — какие эмоции вызвало событие? в чем была эксклюзивность ивента? удалось ли почувствовать причастность к мероприятию?

• клиент — какие маркетинговые и PR цели были достигнуты? какова вовлеченность и обратная связь? получилось ли достичь личных KPI в команде?

• агентство — как ивент повлиял на репутацию? сколько ресурсов команды было затрачено? насколько эффективна работа команды?

Ивенты — это сложно, но возможно! Погрузиться во все этапы разработки, подготовки и проведения мероприятий можно на курсе «Как делать громкие ивенты: сильный менеджмент, прогнозируемый эффект и решение задач бренда» от mads под присмотром Вероники Косинской, профессионала с большим опытом в ивент-агентствах We are in sports, New Star Camp, Zeppelin Production, Event Cube, и других топовых экспертов из индустрии. Тебя ждут полезные семинары, много практики и возможность попасть на стажировку в ивент-агентство или на настоящий ивент-проект. Программа курса такая же насыщенная, как и вся жизнь в ивентах!