Вчера в 16:19

Отказались от ручного составления отчётов — за 2 месяца сэкономили более 400 000 ₽

Автоматизируем сбор данных по РК.

Николай Замятин, Умный Маркетинг

Отказались от ручного составления отчётов — за 2 месяца сэкономили более 400 000 ₽

Каждое маркетинговое агентство регулярно отчитывается перед клиентами по эффективности рекламных кампаний. Для проектов, у которых нет сквозной аналитики, приходится собирать отчёты вручную. А таких проектов у агентства может быть несколько десятков.

Немного времени — на один источник данных, немного — на другой, и вот уже накапало несколько часов в месяц на составление отчётов только для одного клиента. В итоге специалисты вязнут в рутине, а агентство оплачивает лишние трудозатраты.

Мы тоже долго работали в таком формате — до декабря 2024 года составляли отчёты вручную для тех, у кого не было сквозной. Но нас это не устраивало. Поэтому в декабре мы занялись решением проблемы и начали автоматизировать сбор данных по рекламным кампаниям.

Такой подход мы использовали только на проектах, где клиент по той или иной причине отказался предоставлять доступ в CRM или подключать сквозную аналитику. Она помогла бы решить проблему с долгим сбором данных вручную. Да и в целом работать без этих инструментов не очень круто. Но такова и больше не какова особенность сегмента малого и среднего бизнеса — продавить внедрение сквозной аналитики получается не всегда.

Сразу оговоримся: на рынке есть и готовые решения. Например, GOOD.BI. Мы пробовали им пользоваться и видели его плюсы. Но GOOD.BI, как и другие подобные сервисы, остаётся неподконтрольным нам инструментом. Из-за этого увеличиваются расходы, много времени уходит на кастомизацию отчётов. Поэтому мы решили пойти другим путём.

Рассказываем, какой профит получили от внедрения автоматических отчётов и какие инструменты для этого потребовались. Показываем результаты в цифрах.

Почему вообще возникла потребность в автоматизации

До декабря прошлого года мы предоставляли клиентам еженедельную отчётность в таблицах Google. Но у такого формата есть недостатки:

Для специалиста. На составление отчёта уходит примерно 40 минут в неделю, за месяц набегает 160 минут на каждый проект. Из этого времени больше половины уходит на сбор статистики. А специалистам хотелось бы вместо рутинных задач решать более профитные и интересные. Например, оптимизировать рекламные кампании и генерировать новые гипотезы.

Для агентства. Внутренняя ставка специалиста — 2 500 ₽/час. Мы уже выяснили, что на сбор статистики по одному проекту сотрудники ежемесячно тратили около 3 часов, а агентство, соответственно, — примерно 7 500 ₽. Всего у нас сейчас 70 проектов. Получается, чтобы оплатить трудозатраты спецов на сбор данных, каждый месяц приходится тратить около 525 000 ₽.

Для клиента. Таблицы Google не всегда достаточно наглядны и понятны — это проблема. Добавим к этому минусу ещё один — предоставление отчётности только один раз в неделю. А что делать, если статистика нужна чаще? Дополнительно работать вручную. Накинем ещё недостаток: когда за каждую неделю предоставляется отдельный отчёт, неудобно отслеживать, как меняются те или иные показатели за большие отрезки времени. Из-за всего этого клиенту сложно оценить эффективность рекламных кампаний, увидеть подъёмы или падения, найти проблемы и быстро их решить.

Чем мы заменили отчёты в Google таблицах

Чтобы максимально сократить время на составление отчётов, аналитики предложили использовать сервис для автоматического сбора данных о рекламных кампаниях. Упаковывать собранную информацию решили в дашборды.

Инструменты, которые мы использовали.

JetStat. Удобный и понятный сервис для сбора и обработки данных. С его помощью можно автоматически выгружать и совмещать информацию из разных источников (в нашем случае — из Яндекс Директа и Яндекс Метрики). JetStat совместим с рекламными системами, сервисами коллтрекинга, базами данных, маркетплейсами, системами веб-аналитики. Собранную информацию можно сохранять в Excel, Google таблицы, PostgreSQL, ClickHouse, Яндекс DataLens

Google таблицы. Нужны для хранения данных, полученных из JetStat. Google таблицы для этой цели — идеальный вариант, которому нет аналогов. Это бесплатный, многофункциональный и понятный инструмент, доступный с разных устройств.

Яндекс DataLens. Помогает обрабатывать данные, визуализировать их, предоставлять клиенту отчёты в презентабельном и наглядном виде. Бесплатных альтернатив без танцев с бубнами на данный момент нет.

Показываем, как это работает:

Какие показатели собираем в дашборды

После сбора данных и подключения к Datalens мы можем легко рассчитать нужные нам показатели эффективности. Для рекламных кампаний это ДРР, ROMI, CR, CPC и другие метрики.

Собираем сводки в DataLens:

Мы группируем данные по направлению и типу кампании, региону, типу таргетинга, типу площадки

Можно отдельно посмотреть показатели по дням, неделям и месяцам, чтобы проанализировать данные за конкретный период. Причём сделать это можно в любой момент — не нужно ждать, когда будет готов еженедельный отчёт.

Результаты кампаний по неделям

Ещё в дашборде можно увидеть:

Линейные диаграммы — чтобы быстро оценить динамику показателей:

Круговые диаграммы — чтобы оценить эффективность отдельных группировок:

Таблицы с условным форматированием — чтобы оценить эффективность рекламных кампаний:

Результаты по типам кампаний

Результаты по направлениям

Что нам всё это дало

Мы начали внедрять DataLens в декабре и работали над этим до февраля. Вот какие профиты получили:

Специалисты. При тех же еженедельных временных затратах на аналитику примерно 95% времени уходит непосредственно на анализ, формирование выводов и комментариев по проектам. На сбор данных спецы в среднем тратят 20 минут в месяц. То есть можно уделять больше внимания действительно интересным задачам, а не рутине.

Агентство. С помощью DataLens сэкономили приличную сумму.

С декабря по февраль мы внедрили Yandex DataLens на 32 проектах и продолжаем этим заниматься. Но в некоторых случаях дашборды не нужны. Например, если клиенты используют другие инструменты веб-аналитики или у них маленькие проекты. По их кампаниям мы продолжаем предоставлять отчёты в старом формате.

Клиенты. Отчёты стали более наглядными и содержательными. Можно просматривать статистику в любой момент, отслеживать динамику показателей за разные периоды, быстрее находить причины, по которым происходят всплески и провалы.

Сравните сами. Как выглядели старые отчёты в таблицах Google: