14 апреля 2023, 10:55

Ишь, какой опыт! Можно ли объективно оценить стоимость работ агентства?

Изучаем опыт взаимоотношений между агентствами и клиентами в регулярной рубрике контент-бюро «Ишь, Миш!».

Контент-бюро «Ишь, Миш!», ishmish.ru

Ишь, какой опыт! Можно ли объективно оценить стоимость работ агентства?

Привет! Мы — контент-бюро «Ишь, Миш!». Более 8 лет создаём качественный контент и помогаем бизнесу решать свои задачи в соцсетях. А ещё делимся «Ишь, каким опытом!» с читателями Cossa.

Сегодня расскажем о том, как мы формируем стоимость проекта и на примерах покажем, почему не стоит делать это иначе.

Обращаясь к подрядчику, клиент всегда смотрит на цену. Ведь речь идёт не о супермаркете, где можно не глядя взять шоколадку с полки. Чтобы ваше дело процветало, нужно выбирать для работы партнёров с лучшим соотношением цены и качества. Как это сделать?

МегаФон ПроБизнес

Получите Кешбэк 100% за запуск рекламы с МегаФон Таргетом!

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585

Представим, что вы ищете агентство, которое займётся созданием контента и ведением ваших соцсетей. SMM-бутик «Блестящее решение» за ведение проекта запрашивает бюджет в 500 000 рублей в месяц, агентство «Светлый путь SMM» просит за работы 50 тысяч рублей в месяц, а «SMM и Ко» выслали прайс-лист с пакетными предложениями на разный бюджет.

Кого выбрать? Давайте разбираться!

Как вообще агентство может считать стоимость работ?

Смотрит на клиента

Скорее всего, SMM-бутик «Блестящее решение» оценил вас как зажиточного клиента, который способен предложить хороший бюджет — а уж с его освоением они точно справятся.

С другой стороны, менеджеры агентства «Светлый путь SMM» подумали: главное — заполучить клиента. Уже потом можно разбираться с тем, как впихнуть все задачи в полученные деньги: то ли привлекая к работе студентов и стажёров, то ли нанимая фрилансеров через биржу.

Понятно, что выбрав одно из этих предложений, вы понесёте потери-либо финансовые, либо в качестве выполненных работ.

Готовит прайс-лист

Подход «SMM и Ко» кажется логичным: за ведение одной соцсети возьмут 70 тысяч, за вторую прибавят ещё 30, а третью можно получить в подарок. Такая оценка может показаться заказчику объективной, если бы не одно «но»: прайс-лист работает только там, где все покупатели получают одинаковый продукт.

На своём опыте мы убедились, что с соцсетями это не работает. Исходя из специфики заказчика агентству понадобится разное количество времени, чтобы погрузить команду в проект и подготовить качественный контент.

В итоге некоторые проекты могут занимать гораздо больше времени и сил сотрудников, чем ожидалось. Когда все договорённости уже зафиксированы, повышать стоимость неудобно — это скажется на отношении клиента и репутации агентства.

В результате агентство начинает уходить в минус, а качество работ снижается.

Чтобы этого избежать, лучше использовать объективные критерии.

Оценивает реальные затраты

В первые годы работы мы использовали разные методы формирования стоимости проекта. И в итоге в 2019 году пришли к чёткой схеме: настроили систему через Битрикс24, в которой отражаются все задачи бюро. Мы можем отследить, сколько человекочасов было потрачено каждым сотрудником на отдельном проекте и сколько времени занимает ежемесячная работа с одним клиентом.

Узнайте больше о том, как мы строим работу, в наших соцсетях — во ВКонтакте и на Дзене.

Это позволяет нам оценить среднее время на выполнение задач в зависимости от сложности и специфики клиента. За четыре года мы накопили внушительные данные, которые используем при составлении rate-карт.

Что такое rate-карта?

Rate-карта — это раздел коммерческого предложения, в котором расписаны трудозатраты всех сотрудников. Например, у нас работает большая команда, где задачи распределены между специалистами узкого профиля: групп хэдом, проджектами, стратегом, контент-продюсерами, копирайтерами, таргетологами, комьюнити-менеджерами, дизайнерами и отделом продакшена.

В rate-карте отражено количество часов, необходимых для работы над проектом в месяц. Это время мы умножаем на стоимость одного часа работы специалиста и получаем максимально точную оценку стоимости проекта.

Преимущества работы с rate-картами для агентства

1. Основное преимущество оценки рабочего времени, которое бюро отметило на своём опыте — это объективное понимание рентабельности проекта. Основываясь на точных данных, мы можем рассчитать необходимое для каждой задачи время и спланировать работу команды. А просчитав точную стоимость работ в человеко-часах, будем уверены, что не станем работать в убыток.

2. Также rate-карты придают нам уверенности, когда мы оглашаем цену проекта. У нас есть обоснование того, как сформирована стоимость на случай, если у клиента появятся вопросы.

3. Rate-карта позволяет быстро запустить дополнительные задачи. Когда клиент приходит к нам с запросом на новые услуги, мы оперативно находим данные о том, сколько времени потребуется на их оказание, и подписываем акт на эти часы. Оплата по часам удобна, когда объёмы не регламентированы: например, если не совсем ясно, сколько часов нужно будет отработать комьюнити. Безусловно, даже при оплате часов по факту мы держим клиента в курсе отработанных часов.

4. Благодаря предварительным расчётам мы можем отслеживать рентабельность проекта: если видим, что в какой-то период фактические затраты ресурсов превышают план, то можем сразу отреагировать на сложившуюся ситуацию и оптимизировать работу.

Сложности в работе с rate-картами

1. Неверная оценка трудозатрат. Такое случается нечасто, но предусмотреть всё невозможно, и иногда проект может выйти за рамки. Конечно, если за месяц прибавилась пара лишних часов работы, мы не будем требовать перерасчёта от клиента. Если это случилось из-за наших просчётов — риски берём на себя.

Но если переработки случаются не по нашей вине — мы стараемся их нивелировать. Для этого отслеживаем, на каком этапе появились дополнительные затраты времени. Например, может оказаться, что на этапе согласования контента мы вносим правки в несколько этапов.

Тогда пытаемся оптимизировать затраты. Как вариант — можно связаться с клиентом и поменять схему согласования материалов, либо договориться о том, чтобы правки предлагало одно лицо, а не вся команда маркетологов клиента.

2. Есть случаи, когда rate-карты не могут стать основой формирования бюджета. Например, если к нам приходит клиент, который вызывает профессиональный интерес, или же мы участвуем в перпективном тендере — приходится менять правила игры.

Но, безусловно, rate-карта нужна и тут — чтобы уместиться в бюджет тендера или оценить, сколько усилий нужно будет вложить в проект сверх чека.

За что клиенты любят rate-карты

1. Прозрачность расчётов. Благодаря rate-карте клиент видит, как формируется стоимость работ.

2. Понимание того, как работает подрядчик. Из rate-карты клиент видит, какие специалисты заняты на проекте. И здорово, если появляются дополнительные вопросы: так мы можем выяснить, на какие задачи важно выделить больше времени.

3. Упрощение документооборота. Зачастую согласование документов занимает значительное время. Благодаря rate-картам при появлении новых задач мы можем сразу стартовать, а потом закрыть работы отчётом и актом на новые часы, не составляя дополнительных соглашений.

Что может смущать клиента в системе работы по часам?

Самый первый барьер — опасение, что обговорённая стоимость проекта по итогу периода может резко вырасти. Например, агентство специально будет выполнять работы медленно, наймёт некомпетентных специалистов с низкой скоростью работы или просто припишет лишние часы.

Чтобы помочь клиенту, мы составляем максимально подробный договор. Если увеличение часов происходит из-за сбоя наших процессов — берём риски на себя и не просим дополнительную оплату. А в случае, если есть объективная причина для роста трудозатрат, обсуждаем ситуацию с клиентом.

В целом в такой ситуации главная страховка клиента — договор, согласно которому мы обязаны аргументировать любое превышение часов. И, конечно же, репутация — как правило, к нам обращаются те, кто уже наслышан о бюро.

Вторая проблема на пути к оплате по часам — строго регламентированный бюджет проекта. Некоторые компании хотят уместить все работы в фиксированную сумму и не готовы к дополнительным расходам.

Раньше в таких ситуациях мы шли навстречу. Но быстро поняли, что это не идёт на пользу ни нам, ни клиенту. Находясь в строгих рамках бюджета, бюро невыгодно предлагать дополнительные работы и новые решения: ведь у специалистов не появится больше времени на их выполнение. А соглашаясь на небольшие одолжения в рамках текущей работы, мы загоняем себя в ситуацию, где специалисты регулярно перерабатывают и выгорают.

И, наконец, есть третья ситуация, когда клиент вообще не готов платить за работу — только за результат: лиды, подписчиков и другие KPI.

Безусловно, в коммерческом предложении мы прогнозируем ключевые показатели, но уточнить цифры сможем только после тестового периода. Кроме того, помимо наших усилий в такой ситуации на результат влияют внешние факторы, начиная от экономической ситуации и заканчивая поломками на телефонной линии отдела продаж. Поэтому мы не работаем по схеме оплаты за результат.

Да и в целом на российском рынке эта практика непопулярна: агентства воспринимают таких клиентов как потенциально неплатёжеспособных, и не готовы рисковать. Есть шанс, что клиент откажется платить, даже получив результат, аргументировав это тем, что его ожидания не оправдались.

Резюмируем: работа по часам — добро или зло для клиента?

Добро, если вы сможете доверять агентству, в которое обращаетесь.

Если вас что-то смущает — скорее всего, дело не в том, что стоимость работ формируется исходя из затраченного времени сотрудников. А в том, насколько надёжным кажется подрядчик.

Чтобы убедиться в благонадёжности агентства, изучайте кейсы, взгляните на рейтинги, награды. Если цена соответствует рынку — есть основания для того, чтобы согласиться с предложенной схемой расчёта стоимости.

И, главное, — опирайтесь на свои ощущения: насколько комфортно общение? Относятся ли внимательно к вашим запросам? Создаёт ли подрядчик впечатление ответственного исполнителя?

Внимательно изучайте rate-карты и не стесняйтесь задавать вопросы — агентство будет только радо развеять сомнения и укрепить доверие, а вы получите максимально полное понимание, как строится работа над вашим проектом.

Узнайте больше о том, как мы строим работу, в наших соцсетях — во ВКонтакте и на Дзене.