От рутины к эффективности: что дают современные системы управления бизнес-центрами

Когда управление держится на человеческом факторе, ошибки становятся нормой: забыли проиндексировать ставку, потеряли заявку арендатора или не отработали её вовремя. Управление децентрализовано, сроки плывут, а бизнес теряет деньги и контроль.

Современные системы управления бизнес-центрами предотвращают этот хаос: фиксируют и маршрутизируют заявки, следят за сроками и оплатами, стыкуют договоры с счетами и актами, автоматически напоминают о дедлайнах и показывают, где вы теряете деньги: от «мёртвых» метров до сорванных регламентов. В итоге — меньше ручной рутины, выше скорость реакции и прозрачность доходности по каждому объекту.

В этом обзоре вы найдёте шесть решений, которые закрывают типовые проблемы БЦ. Разбираем, как они повышают качество обслуживания УК, растят лояльность арендаторов и доходы собственника.

PRYSM

Платформа, которая собирает все ключевые процессы управления бизнес-центром в одной системе. Устраняет разрозненность данных, снижает влияние человеческого фактора и обеспечивает прозрачную коммуникацию между УК, собственником и арендаторами. Решение включает интуитивно понятную CRM-систему, а также мобильные приложения — для арендатора и для сотрудника УК.

Интерфейс платформы. Источник: сайт PRYSM

Что можно делать с PRYSM.

• Управлять арендой. Вести цифровой реестр договоров, работать с паспортами помещений, смотреть объект в 3D, автоматически индексировать ставки, считать штрафы и неустойки, продлевать договоры без ручной работы.

• Работать с заявками и операционкой. Принимать и обрабатывать заявки, контролировать пропускной режим.

• Получать аналитику в реальном времени. Дашборды по PnL, Cash Flow, аренде и ключевым KPI для оценки работы УК и финансовых показателей. Вся информация обновляется мгновенно — можно принимать решения на основе актуальных данных.

• Продвигать услуги через маркетплейс: собственные дополнительные сервисы или услуги арендаторов.

• Коммуницировать с резидентами. Публиковать новости и акции от партнёров, отправлять push-уведомления и держать арендаторов в курсе без чатов и рассылок.

Платформа помогает систематизировать работу бизнес-центра. Приложение для резидентов позволяет решать все задачи в одном месте, УК получает единую среду управления операциями, а аналитика снижает риски ошибок и потерянных данных.

Тарифы PRYSM.

• «Базовый». Для объектов до 10 000 м². Вся информация хранится в общем облаке, без интеграций с оборудованием.

• «Расширенный». Для объектов до 50 000 м². Доступен облачный вариант и базовые интеграции, возможно размещение на сервере клиента.

• «Персональный». Для крупных сетей и компаний с объектами свыше 50 000 м². Глубокая кастомизация под ваш бизнес.

Итоговая стоимость зависит от индивидуальных требований. Можно протестировать в деморежиме и проверить, как система управления работает под ваши задачи — без рисков и долгих внедрений.

ProRent

Это CRM-система для учёта и автоматизации аренды. Она помогает работать с договорами аренды, счетами и актами, а также отслеживать дебиторскую задолженность и занятость помещений.

В ProRent есть функционал для создания простого сайта объекта. Он позволяет показать планы этажей, актуальную информацию о занятости, фотографии помещений и характеристики объектов. Сайт можно интегрировать с платформами «Циан» или «Авито» для публикации объявлений — это удобный инструмент для автоматизации рутинных задач сотрудников.

Решение не является полноценной платформой для управления бизнес-центрами, тем не менее актуально для компаний, которые заинтересованы именно в автоматизации управления арендой.

Пример виджета планов этажей. Источник: сайт ProRent

Тарифы.

• «Старт». Добавление/редактирование объектов, статусы занятости, стоимость аренды. Облако, обновления и поддержка без лимитов. Стоимость — 150 000 рублей в год или 15 000 рублей в месяц.

• «Стандарт». Всё из «Старт», добавились управление контрагентами и договорами: автоматическое формирование и отправка договоров на email арендаторам. Цена — 300 000 рублей в год или 30 000 рублей в месяц.

• «Максимум». «Стандарт» + счета и акты (печать и автоотправка), учёт коммуналки, выставление счетов, синхронизация с 1С, импорт платежей из банка. Стоимость на сайте.

• «Коробка». Для крупных компаний с персональным запросом: развёртывание на ваших серверах, пожизненная лицензия. Поддержка и обновления — первый год включены; далее 200 000 рублей в год или 20 000 рублей в месяц. Возможна разовая оплата — 1 400 000 рублей.

Krutoplan

Веб-сервис по управлению арендой для собственников, управляющих компаний и риэлторов. Подходит не только для офисных зданий, но и для складов, производственных площадей, коворкингов и гостевых объектов. Система сводит весь цикл аренды в один интерфейс: от учёта объектов до договоров, счетов и контроля оплат.

Ключевые возможности.

• Реестр имущества и карта занятости: единый список сдаваемых объектов/помещений с визуальным отображением статусов.

• Договорная работа: оформление и хранение договоров аренды, ведение сроков и пролонгаций.

• Финансы и расчёты: выставление счетов и актов, автоматизация платежей по графикам, учёт оплат/долгов/депозитов, напоминания о просрочках, автоматическое начисление пени, рассылка счетов по email/SMS/WhatsApp.

• Отчётность и аналитика: развёрнутые отчёты по планам платежей, задолженностям и доходности объектов.

• Масштабирование: управление множеством объектов по разным адресам в одном кабинете. Доступны посуточный/помесячный/почасовой модули аренды.

Автоматизация расчётов с арендаторами. Источник: сайт Krutoplan

Тарифы (в месяц).

• Старт: до 50 объектов, 2 пользователя, 500 МБ на диске — 2000 рублей.

• Оптима: до 100 объектов, 3 пользователя, 1 ГБ — 3
  500 рублей.

• Корпоративный: до 500 объектов, 4 пользователя, 2 ГБ — 9
  000 рублей.

• Профессиональный: до 1000 объектов, 5 пользователей, 3 ГБ — 15 000 рублей.

Есть 14-дневный тестовый доступ.

Для компаний с индивидуальными требованиями предлагаются отдельные условия по функционалу и стоимости.

Comindware

Comindware «Мое здание» — система управления бизнес-центром, созданная на базе платформы Comindware с поддержкой low-code. Low-code — это подход, при котором решения настраиваются через визуальные конструкторы и готовые модули с минимальным программированием. Он ускоряет внедрение, снижает стоимость и риск доработок.

При помощи системы управления бизнес-центрами можно:

• создавать цифровой двойник объектов: строить 2D-схемы зданий и помещений, хранить технические паспорта и данные об инженерных системах;

• управлять заявками и задачами: принимать заявки через единый интерфейс, распределять задачи между сотрудниками и отслеживать их выполнение, отправлять уведомления арендаторам и жильцам;

• планировать и контролировать техническое обслуживание: организовывать ремонты и регулярные работы, контролировать сроки и расходы, снижать эксплуатационные затраты;

• анализировать работу: фиксировать выполненные работы, учитывать расходы на содержание объектов и оценивать эффективность персонала;

• интегрироваться с другими системами: синхронизировать данные с 1С, ERP и иными платформами;

• управлять объектами с любых устройств в любое время.

Управление заявками. Источник: сайт Comindware

Точную стоимость называют по запросу. Разработчик указывает, что она зависит от двух вещей: лицензии и настройки. Лицензия считается по числу пользователей, а сроки и цену настройки определяют после заполнения клиентом опросных листов.

ÓDIN

Это платформа для управления эксплуатацией офисных зданий.

Что можно делать через ÓDIN:

• вести паспорта оборудования и регламенты обслуживания;

• планировать профилактические работы и ремонты;

• принимать и отслеживать заявки от арендаторов;

• анализировать статистику по расходам и времени простоя помещений.

График планово-предупредительных работ. Источник: сайт ÓDIN

Пакет внедрения включает:

• запуск виртуального сервера на мощностях Яндекс Облако;

• индивидуальную настройку системы и интеграцию с внешним ПО;

• загрузку данных и заполнение справочников из Excel или стороннего ПО, например, «1С», CRM-системы, Help Desk;

• запуск системы и обучение пользователей.

Стоимость зависит от площади объекта, количества пользователей и выбранных модулей. На сайте разработчика представлена тарификация модулей.

Wave Service

Система используется для управления поступающими заявками на обслуживание, объединяя арендаторов, технические службы и управляющую компанию.

На платформе можно:

• принимать заявки через QR-код без установки дополнительных приложений;

• автоматически распределять задачи между сотрудниками с учётом загрузки и приоритетов;

• вести переписку по каждой заявке прямо в системе;

• прикреплять фотографии для точного описания проблемы;

• отслеживать качество выполнения работ и получать обратную связь;

• получать отчёты и аналитику по срокам и результатам работы;

• автоматизировать плановые обходы и контролировать выполнение регулярных задач;

• учитывать расходники и получать уведомления о том, что они закончились;

• управлять бронированием переговорных и подготовкой помещений;

• общаться внутри команды через встроенный мессенджер.

Мобильное приложение с мессенджером. Источник: сайт Wave Service

Тарифы Wave Service:

• «Быстрый старт». Есть бесплатный двухнедельный период;

• «Базовый». От 15 000 рублей в месяц для команды до 5 человек;

• «Оптимальный». От 28 000 рублей в месяц для команды от 5 до 10 человек;

• «Корпоративный». Цена предоставляется по запросу, системой может управлять команда из 10+ человек.

Современные бизнес-центры требуют системного подхода к управлению. Сегодня без цифровых инструментов это почти невозможно: вовлечено слишком много данных, задач и людей.

В этой статье собраны основные решения, которыми сейчас пользуются собственники и УК бизнес-центров. Автоматизировать управленческие задачи точечно или комплексно — каждая компания решает самостоятельно, в зависимости от бюджета и целей бизнеса.

• Если в планах полная автоматизация управления бизнес-центром — от аренды до эксплуатации — стоит обратить внимание на PRYSM.

• Если основная задача — управление арендой, подойдёт ProRent.

• Если приоритет — на техобслуживании и ППР, подойдут ÓDIN, Comindware или Wave Service.

Обращайте внимание на наличие демо/пробного периода и условия его проведения, а также потенциальные возможности масштабирования и интеграции с другими системами.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.