Сегодня в 14:09

Как предпринимателям теперь работать с электронной почтой: изменения и актуальные требования в 2025 году

Что происходит с email-рассылками и деловой перепиской.

Валентин Бостанов, Рег.ру

Использование электронной почты в деловом общении меняется: процессы ускоряются, появляются новые тренды и законодательные изменения. В связи с введением новых регуляторных требований по работе с персональными данными, которые вступили в силу 30 мая 2025 года, а также недавним обсуждением новых мер по ограничению авторизации на российских сайтах через зарубежные почты, вновь возникает вопрос — как эти нововведения отразятся на малом и среднем бизнесе. Рассказываем, как сегодня предпринимателям адаптироваться к этим изменениям и что предусмотреть для правильного использования электронной почты.

Основные тренды электронной почты в России

Выбор локальных провайдеров

В России продолжает сохраняться тренд на использование локальных почтовых решений. Согласно данным мобильного оператора Yota, за первые три квартала 2024 года доля российских почтовых сервисов в трафике увеличилась с 55% до 69%.

В то же время, в бизнес-среде уже сложилась устойчивая тенденция: компании ещё с прошлого года массово отказываются от зарубежных платформ в пользу локальных провайдеров. И хотя среди частных пользователей Google ещё остаётся популярным, российские аналоги всё больше привлекают внимание предпринимателей и демонстрируют рост вовлечённости, так как предлагают функции, сравнимые с зарубежными сервисами.

Автоматизация email-рассылок

Тренд на автоматизацию в электронной почте позволяет сделать общение с аудиторией более эффективным и быстрым. С помощью специальных инструментов бизнес может быстро настраивать информационные и маркетинговые цепочки писем, которые срабатывают автоматически — например, после регистрации пользователя в интернет-магазине, брошенной корзины или завершения покупки.

Автоматизация:

экономит время и позволяет быстрее реагировать на действия клиентов;
помогает сегментировать аудиторию и отправлять персонализированные сообщения без ручного вмешательства;
даёт возможность анализировать поведение подписчиков и улучшать стратегию. Системы могут отслеживать открываемость, кликабельность и другие метрики, корректируя время отправки или контент для максимальной эффективности. Например, если пользователь не открыл письмо, через несколько дней может прийти напоминание с другим заголовком.

Так в итоге компании лучше предсказывают результат, а пользователи получают своевременные и полезные сообщения.

Персонализация электронных писем

Тренд на персонализацию в электронной почте также продолжает набирать обороты. Вместо массовых рассылок с одинаковым контентом компании всё чаще используют данные о пользователях: имя, историю покупок, предпочтения или даже местоположение, чтобы создавать индивидуальные сообщения. Это увеличивает не только открываемость писем, но и доверие клиентов: они чувствуют, что к ним обращаются лично, а не как к безликой клиентской базе.

Персонализация выходит за рамки простого упоминания имени в заголовке. Современные технологии позволяют адаптировать контент под конкретные интересы получателя, предлагая релевантные товары, рекомендации и полезные материалы. Например, интернет-магазин может отправить письмо с подборкой товаров, дополняющих прошлые покупки, а цифровой сервис — напомнить о неиспользованных возможностях подписки.

Как это помогает:

растёт конверсия;
повышается лояльность аудитории: клиенты воспринимают такие письма как заботу, а не спам.

Использование искусственного интеллекта

Нейросети стремительно меняют привычный функционал электронной почты, превращая её из инструмента традиционной деловой коммуникации и массовых рассылок в умную систему индивидуального взаимодействия.

ИИ может:

в режиме реального времени анализировать огромные массивы данных о входящих письмах, отправителях и содержании писем и на основе этого создавать индивидуальный контент;
брать на себя рутинные задачи в массовых рассылках, такие как A/B-тестирование элементов письма, сегментация аудитории и даже ответы на запросы через почтовые боты.

Машинное обучение постоянно совершенствует стратегии рассылок, выявляя закономерности, которые человек мог бы упустить. В результате компании получают более высокие показатели конверсии, а подписчики — релевантный контент, который экономит их время и приносит пользу.

Интеграция с разными каналами коммуникации

Современные email-рассылки перестали быть изолированным каналом коммуникации — они всё чаще выступают частью единой экосистемы бизнеса, интегрируясь с:

мессенджерами;
соцсетями;
CRM-системами.

Например, бросившим корзину клиентам может прийти не только стандартное email-напоминание, но и персонализированное сообщение в мессенджере с промокодом, а после покупки — благодарность в соцсетях. Это делает коммуникацию более естественной и ненавязчивой, увеличивая вероятность покупки.

Интеграция с другими платформами также даёт возможность собирать больше данных о поведении пользователей, делая email-маркетинг точнее и адреснее. CRM-системы помогают учитывать историю обращений в поддержку, чат-боты фиксируют интересы клиентов, а аналитика из соцсетей подсказывает, какой контент больше нравится аудитории. Это не только увеличивает продажи, но и выстраивает долгосрочные отношения с пользователями, которые чувствуют последовательность и заботу на всех этапах взаимодействия с компанией.

Повышенное внимание к безопасности и конфиденциальности данных

Сегодня предпринимателям следует уделять больше внимания безопасности и конфиденциальности данных в электронных письмах. Это связано как с ужесточением регуляторных требований, так и с растущей осознанностью пользователей, которые стали тщательнее контролировать свои персональные данные.

Бренды внедряют двухфакторную аутентификацию для доступа к почтовым сервисам, шифруют базы подписчиков и строго следят за тем, чтобы письма не содержали уязвимостей для фишинга. Такие меры не только защищают клиентов от мошенников, но и укрепляют репутацию отправителя — пользователи охотнее взаимодействуют с компаниями, которые ответственно относятся к их информации.

Кроме технических мер, тренд проявляется и в прозрачности коммуникации: теперь в письмах подробно объясняют, как используются данные, дают удобные инструменты для управления подпиской, явно обозначают отправителя. Это превращает взаимодействие бизнеса с аудиторией в доверительный канал коммуникации.

Новые требования к работе бизнеса с электронной почтой

Мир быстро меняется, а вместе с ним — и правила игры для бизнеса. На фоне изменений в интернет-регулировании появляются новые законодательные инициативы, напрямую влияющие на работу онлайн-сервисов. Например, обсуждаемый запрет авторизации через иностранные email-адреса на российских сайтах: если новые меры будут приняты, авторизоваться на веб-ресурсах можно будет только через почтовые адреса, которые созданы в доменной зоне РФ.

С начала 2025 года действуют правила, ограничивающие возможность создания новых аккаунтов на российских интернет-ресурсах через зарубежные почтовые сервисы. Однако пока ограничение не распространяется на пользователей, уже имеющих учётные записи на сайтах. Тем не менее, новые правила, могут повлиять не только на пользователей, но и на владельцев сайтов, которым нужно будет подготовить новые технические решения для адаптации к возможным нововведениям.

Кроме того, малому и среднему бизнесу приходится приспосабливаться к новым требованиям в работе с персональными данными. С 30 мая 2025 года вступили в силу поправки, существенно повышающие ответственность компаний и частных лиц за обработку чувствительной информации. Согласно закону все юридические и физические лица, работающие с персональными данными, должны собирать, обрабатывать и хранить их строго в пределах России, а также соблюдать другие требования по обработке информации. Эти ограничения затрагивают широкий спектр популярных бизнес-инструментов: от зарубежных облачных сервисов до статистических и почтовых программ.

Нововведения напрямую не регулируют работу электронной почты, однако сбор персональных данных через email так или иначе попадает под требования. У многих компаний на сайте есть форма обратной связи, в которой можно указать номер телефона, электронную почту и другую персональную информацию. И если эти данные собираются через email, то и почтовые сервисы должны соответствовать новым требованиям по обработке персональных данных.

Что необходимо сегодня предусмотреть предпринимателям при выстраивании онлайн-коммуникаций

Чтобы правильно и своевременно выполнять законодательные требования, а также соответствовать другим новым изменениям, компаниям необходимо предпринять несколько мер уже сейчас.

Настроить авторизацию на сайте компании через российские серверы, номер телефона или другие доверенные методы. Хотя закон о запрете авторизации через иностранные сервисы вступил в силу пока только для новых регистраций, уже важно подготовить сайт к этим изменениям и предусмотреть возможные уязвимости. Это снизит риски для бизнеса и гарантирует работу без перебоев для пользователей. Переход на альтернативные способы авторизации должен быть плавным, чтобы не потерять клиентов. Стоит параллельно их внедрять, постепенно снижая зависимость от зарубежных платформ.

На Рег.ру настроена регистрация через российские сервисы и есть инструкция, как получить доступ, если регистрировались через Google или Apple ID

Перевести сотрудников на корпоративную почту. Особое внимание нужно уделить внутренним сервисам и персоналу. Если рабочие аккаунты сотрудников в электронной почте привязаны к иностранным сервисам, лучше начать использовать корпоративную доменную почту.

Это почта вида @названиекомпании.ru. Например, чтобы не переплачивать за собственный сервер, можно создать почту на домене, к которому привязан сайт компании. Доменная почта сочетает функциональность с простотой настройки и экономичностью. В ней есть:

собственный домен;
антиспам-защита;
переадресация;
резервирование;
черные списки.

Если у компании уже есть сайт на хостинге, создать почтовые ящики можно прямо в панели управления хостинг-провайдера без сложных технических манипуляций.

Сейчас почти у каждого хостинг-провайдера есть опция импорта почты с другого сервиса — перенести письма и данные можно легко и быстро. Зарегистрировать корпоративный email также можно на разных хостингах. Например, некоторые сервисы тарифицируют почтовые ящики — нужно платить за каждого пользователя. А хостинг-провайдеры, как правило, предлагают тарификацию за ресурсы.

Создать резервные каналы связи. В современных условиях, когда нередко возникают случаи нестабильности цифровых сервисов или меняющихся правил работы платформ, бизнесу важно иметь альтернативные каналы связи для коммуникации с клиентами. Технические сбои, блокировки или изменения алгоритмов работы мессенджеров и почтовых сервисов могут в любой момент прервать привычное общение.

Какие каналы выбрать?

Чат-боты позволяют не только отправлять уведомления, но и полностью заменить собой стандартный личный кабинет — пользователи могут получать информацию о заказах, оплачивать услуги и общаться с поддержкой прямо в мессенджере.
СМС-рассылки до сих пор остаются надёжным каналом для экстренных оповещений, особенно когда функциональность электронной почты может быть внезапно ограничена или email-сообщения с важными уведомлениями перестают доходить до клиентов.
Push-уведомления в мобильных приложениях и дублирование важной информации в соцсетях также могут помочь донести важную информацию.

Главное — не просто создать резервные каналы, а протестировать их работу заранее, чтобы в критический или кризисный момент система коммуникаций не дала сбой.

Бренды обычно дают несколько способов связаться с ними и получить ответ на свой вопрос. Пример с сайта Рег.ру

Обеспечить защиту персональных данных. Новые требования обязывают бизнес не только размещать данные пользователей на российских серверах, но и обеспечивать их комплексную защиту. Это включает:

шифрование содержимого писем;
двухфакторную аутентификацию для доступа к почтовым сервисам;
регулярное обновление систем кибербезопасности;
разграничение прав доступа к базе email-адресов и истории переписки — доступ должен быть только у сотрудников, непосредственно работающих с рассылками, чтобы уменьшить риски утечек.

Современные тренды и законодательные изменения кардинально меняют подход бизнеса к электронной почте. Персонализация, автоматизация и интеграция с другими каналами превращают email в мощный инструмент клиентского взаимодействия, а использование ИИ делает использование электронной почты более эффективными. Однако на фоне этих возможностей растут и требования: переход на российские почтовые сервисы, усиление защиты данных и создание резервных каналов коммуникации становятся необходимыми для устойчивой работы бизнеса.

Что делать уже сейчас: