Не конец света: как редакции сменить таск-трекер и не потерять ни одной задачи

Когда редакция отвечает за регулярный выход статей в блоге с многотысячной аудиторией — времени на паузу нет. Даже если привычный инструмент трекинга задач вдруг перестаёт работать, как это случилось с Trello. В редакции SMMplanner не стали затягивать с выбором платформы на замену и за один день переехали в российский таск-трекер Kaiten, не потеряв ни одной задачи.

О работе редакции в Trello

Редакция SMMplanner создаёт контент для блога сервиса: статьи о маркетинге и социальных сетях, новостях индустрии и внутренних обновлениях платформы. Блогу больше 10 лет, а ежемесячная аудитория — около 600 тысяч человек. Чтобы управлять потоком задач, в редакции выстроили процесс в Trello: создали канбан-доску с колонками по этапам — от формирования темы до публикации.

Материалы в блоге на разные темы

Этапы работы над материалами выглядели так.

• Формирование тем. Главный редактор добавлял новые идеи в контент-план.

• Передача в работу. Темами начинал заниматься выпускающий редактор, он же автор, который пишет статьи и проверяет материалы от гостевых авторов.

• Проверка редактором. На этом этапе выпускающий или главный редактор просматривал гостевые статьи.

• Проверка SEO. Специалист проверял, проработаны ли ключевые запросы, и вносил коррективы при необходимости.

• Передача дизайнеру. На этом этапе дизайнер делал обложку для статьи.

• Вёрстка. Верстальщик собирал материалы на платформе.

• Завершение работы. Готовые статьи попадали в колонку «Готово».

Но в один момент Trello перестал работать в России. Команде нужно было срочно искать замену, чтобы не останавливать выпуск материалов.

Как выбирали новый инструмент

Главный редактор хотел найти сервис, максимально похожий на Trello, чтобы не перестраивать процессы. Основными критериями выбора были:

• простой перенос данных в новую систему;

• понятный интерфейс, не требующий дополнительного обучения;

• полноценный бесплатный тариф.

В редакции протестировали несколько сервисов с канбан-досками. В итоге выбрали Kaiten — таск-трекер оказался интуитивно понятным, а его структура во многом напоминала привычный инструмент. Перенос задач и адаптация к новому сервису заняли один день: вместе с доской импортировались карточки, сроки, участники и вложения. Структура осталась прежней, и команда сразу продолжила работу без сбоев.

Как редакция работает сейчас

Процессы в Kaiten повторили старую схему: карточки проходят по колонкам от темы до публикации. Каждая карточка — это статья, рассылка или другой материал. Вот как выглядят этапы создания.

1. Темы. Сюда добавляются идеи для будущих материалов.

2. В работе. Здесь находится контент, над которыми работают авторы.

3. На проверке. Текст сначала смотрит редактор, потом SEO-специалист.

4. Иллюстрирование. На этом этапе подключается дизайнер, чтобы сделать обложку.

5. Вёрстка. Верстальщик собирает статью на сайте.

6. SMM.school. Отдельная колонка под статьи для онлайн-школы, чтобы верстальщик не путался, куда добавлять материал.

7. Опубликовано. Отсюда карточки уходят в архив.

Большинство материалов проходят через все этапы, но есть исключения. Например, имейл-рассылки не требуют проверки SEO и минуют эту колонку

Как упростили онбординг и контроль качества

После переезда на новый инструмент команда редакции SMMplanner добавила ряд автоматизаций, которые помогли быстрее вводить новичков в курс дела и понимать правила, действующие внутри редакции:

• чек-листы с задачами внутри карточек, где прописаны все обязательные действия: от метатегов до сроков;

• автоматическое назначение ответственного, как только карточка попадает на следующий этап;

• база знаний с редполитикой и полезными материалами.

Так выглядел чек-лист для автора

Позже от этих автоматизаций отказались — состав редакции стал стабильным, и инструменты просто перестали быть нужными. Сейчас на доске остались только базовые функции: метки, чтобы отличать редакционные и гостевые статьи, статус оплаты и приоритетность.

Что изменилось в контенте

С появлением нового инструмента планирования редакция стала выпускать меньше — около 10–15 материалов в месяц вместо прежних 20–40, но оставила только самые охватные темы. Сроки при этом не изменились: от идеи до публикации по-прежнему проходит неделя.

Константин Рудов Главный редактор блога SMMplanner

«Kaiten — интуитивно понятный инструмент, редакция сразу начала работу в нём. Переход занял один день, и все задачи остались на местах».

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.