B2B без писем и звонков: как автоматизация упрощает бизнес-процессы

Логистика, платежи, управление запасами, документооборот — всё это ежедневно обеспечивает взаимодействие между компаниями в B2B-сфере. Цифровизация меняет правила игры, делая эти процессы быстрее, прозрачнее и дешевле. Гюнель Филатова, основатель и гендиректор ORCA.codes, рассказывает, как это происходит на практике.

Гюнель Филатова, основатель и гендиректор ORCA.codes

Что такое «бесшовная интеграция»

Вокруг этого термина много спекуляций. На самом деле всё просто. Представьте, что две компании (каждая со своими программами и системами) работают будто одна. Заказы, счета, отгрузки и платежи проводятся между ними без задержек, без ручного ввода данных (ничего не нужно копировать и скачивать) и без бесконечных писем. Бесшовная интеграция объединяет сервисы учёта (например, 1С или SAP), складские программы и даже банковские сервисы в одну экосистему. Данные передаются автоматически в реальном времени (в идеале — без ошибок и лишних действий).

Например, поставщик отправляет заказ, система покупателя сразу его видит, подтверждает и формирует документы, а банк автоматически проводит платёж. Никаких звонков с вопросами «Где мой заказ?» или «Вы получили счёт?». Все форматы документов, справочников, статусов унифицированы. А данные синхронизированы так, что обе стороны видят одну и ту же картину в реальном времени.

Ключевую роль в этом играет B2B-цифровизация. Это не просто переход на электронные таблицы вместо бумажных. Это новый подход к работе.

Компании, работающие в разных отраслях, уже активно используют платформы, которые связывают их системы через API (интерфейсы, позволяющие программам «общаться» напрямую). Решения принимаются на основе данных (это называется Data-driven-управление), а не интуиции.

Например, аналитика показывает, сколько товара нужно заказать, чтобы не заморозить деньги на складе. Целый ряд операций (от создания заказа до его доставки) благодаря автоматизации происходит без участия человека. По оценкам McKinsey & Company 90% организаций в настоящее время проходят ту или иную форму цифровой трансформации.

Росту цифровизации в B2B способствует ещё один тренд — запрос на самообслуживание, как в интернет-магазинах. Партнёры хотят видеть статус заказа, остатки или счета в личном кабинете B2C, а не писать письма или звонить. Это экономит время и нервы всем сторонам. Международные исследования показывают, что 80% B2B-покупателей ожидают такой же уровень персонализации, как в B2C-сегменте.

Какие цифровые инструменты внедряют для автоматизации B2B-процессов

В число цифровых инструментов, которые автоматизируют процессы и делают взаимодействие с партнёрами быстрее и прозрачнее, в первую очередь входят EDI (электронный обмен данными) и API-интеграции. Они позволяют системам компаний обмениваться заказами, документами и статусами напрямую.

Далее, ERP (система управления ресурсами), WMS (складская система) и CRM (система работы с клиентами) объединяются в одну цифровую цепочку, где все этапы — от планирования и заказа до отгрузки и обслуживания — связаны между собой. Это помогает избежать «разрывов» между отделами и снизить число ошибок, которые возникают при передаче данных вручную.

Чтобы понимать, как работают эти процессы и где есть узкие места, компании используют BI-системы и дашборды — они визуализируют данные и помогают принимать решения на основе цифр.

Для рутинных задач вроде сверки остатков, загрузки заказов или формирования УПД всё чаще применяется роботизация (RPA). Речь не о механических роботах, а о цифровых ботах, выполняющих повторяющиеся операции с высокой точностью.

Эти инструменты особенно эффективны там, где процессы массовые и стандартизированные. А чтобы масштабировать решения, особенно при большом числе контрагентов, используют облачные платформы, искусственный интеллект и большие данные (big data).

Облака упрощают подключение новых партнёров, ИИ помогает прогнозировать спрос и управлять запасами, а big data даёт точную аналитику по логистике, закупкам и продажам. Без этих технологий цифровизация B2B уже немыслима. По данным международного исследования Национального университета США, 77% компаний либо используют, либо изучают возможность применения ИИ в своём бизнесе.

Облачные технологии внедряют 92% руководителей по всему миру (Cionet & Nash Squared in Statista, 2023). На втором месте по распространённости оказались большие данные и аналитика — ими в разной степени пользуются 61% компаний.

Как это работает на практике

Рассмотрим как цифровизация работает на практике в разных направлениях B2B.

Логистика. Благодаря интеграции с ТМС- и WMS-системами бизнес получает возможность отслеживать грузы и маршруты в режиме реального времени. API-связки с перевозчиками (например, СДЭК, «Деловые линии») позволяют автоматически формировать накладные, заказы, акты без участия оператора. Это ускоряет процесс и исключает ошибки. По нашим оценкам, скорость обработки заказов увеличивается в 2–3 раза.

Кроме того, использование EDI-сообщений обеспечивает мгновенное оповещение о статусах отгрузки и приёмки, а телематика и IoT-устройства усиливают контроль над транспортом. Интеллектуальные системы оптимизации маршрутов на основе ИИ сокращают расходы на доставку и повышают оборачиваемость.

Управление запасами. Интеграция ERP, WMS и BI-систем позволяет создать единую картину остатков и движения товаров. BI-модули прогнозируют спрос с учётом сезонности и рыночных трендов, давая точные сигналы на закупку. Это минимизирует «замороженные» остатки и снижает складские издержки.

Автоматические перезаказы и лимиты на закупку формируются на основе реального потребления. Инструменты ABC/XYZ-анализа и ML-модели помогают оптимизировать ассортимент, фокусируясь на высокооборотных и прибыльных товарах. Благодаря точному планированию оборот складских запасов улучшается на 20–30%.

Документооборот. Внедрение электронного документооборота (ЭДО) — «Контур», «Диадок», «Такском» и другие — заменяет бумагу и e-mail. Автоматическая загрузка и парсинг документов ускоряют первичную обработку и снижают число ошибок. Электронные подписи, маршруты согласования и встроенные системы контроля предотвращают дублирование и обеспечивают юридическую чистоту документооборота. Всё это сокращает цикл обработки документов в 3–5 раз.

Финансы. Финансовые расчёты между компаниями становятся быстрее и безопаснее благодаря API-интеграциям с банками и ERP-системами. Электронный акцепт, многофакторная аутентификация и цифровая сверка обеспечивают контроль за каждой операцией. Статусы платежей прозрачны для всех сторон: каждая из них видит, что оплачено, что согласовано, а что в ожидании. Кроме того, происходит перевод платежей из режима «дни» в режим «часы».

В целом цифровизация работает особенно эффективно, когда она внедряется не точечно, а как стратегический подход. В наших проектах мы видим: путь от запроса до оплаты сокращается с нескольких дней до 1–2 часов. Это и есть настоящая бесшовность — когда процессы соединяются не интерфейсами, а смыслом.

С чего начать

Многие российские компании боятся цифровизации, потому что видят в ней масштабный, дорогой и рискованный проект. Это ошибка. Начинать нужно не с «единой платформы» и не с закупки ERP за миллионы, а с простых действий:

Проведите цифровой аудит. Посмотрите, где в вашей цепочке есть «узкие горлышки»: задержки, ручной труд, непрозрачность. Нужно проанализировать заказы, логистику, документы, финансы (именно там нужно искать первые точки для улучшений).

Определите уязвимые процессы. Где чаще всего происходят ошибки? Где задержки? Где сотрудники тратят часы на повторяющиеся задачи? Обычно это отгрузки, согласование документов и сверки платежей.

Назначьте владельцев цифровых процессов. Это не про IT-директора. Это про менеджеров, отвечающих за конкретные участки работы: закупки, склад, финансы, продажи. Именно они будут «держать» изменения и доводить их до результата.

Начните с точечных API-интеграций. Не стройте «единый цифровой контур». Просто подключите 1С к складу, логистам и банку.

Внедрите ЭДО и базовую BI-аналитику. Электронный документооборот — это не только про скорость, но и про контроль. А BI-инструменты помогут видеть отклонения, прежде чем они станут проблемами.

Сведите данные в одну систему. Даже если у вас несколько платформ — найдите способ обмена. Нельзя принимать решения, не видя полной картины (хотя бы через обмен между 1С и складом).

Не пытайтесь «оцифровать всё сразу». В 90% случаев попытка запустить «единое цифровое решение» превращается в затяжной, дорогой и бесполезный проект. Лучше поэтапно, от простого к сложному. Цифровизация — это управленческий проект, а не просто IT-задача.

данных помогают компаниям экономить огромные ресурсы, причём не только финансовые. Ведь внедрение цифровых решений — это не про глобальные реформы, а про удобство, стабильность и понятные процессы в повседневной работе.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.