Как мы автоматизируем рекрутинг с помощью ИИ

Искусственный интеллект уже не просто помогает рекрутерам — он становится полноценным участником процесса найма. На наших глазах профессия трансформируется: то, что раньше занимало часы работы, сегодня решается алгоритмом за секунды. По данным запрещённого в РФ сайта LinkedIn, более 74% рекрутеров в 2024 году уже используют инструменты искусственного интеллекта в своей работе, а 67% считают, что ИИ помогает им нанимать «лучше, а не просто быстрее» (ист. LinkedIn* Future of Recruiting Report, 2024).

Мы в кадровом агентстве Sayhire тоже активно используем ИИ в своей работе. Рассказываю, как внедряем ИИ в каждую стадию подбора персонала.

WB + внешняя реклама

Управляй рекламой и анализируй конкурентов на Wildberries

Подключай бесплатные инструменты для селлеров в PromoPult:

• Биддер ставок.
• Мониторинг позиций в поиске и категориях ВБ.
• Дашборды с результатами рекламы.
• Аналитика продаж, выручки, ставок конкурентов.

Запускай внешнюю рекламу в Яндексе и ВК. Пополнишь баланс от 3000 ₽ — настроим бесплатно.

Подключить →

Реклама. ООО «Клик.ру». ИНН 7743771327. ERID: 2W5zFGg55zQ

Снятие заявки заказчика

Брифинг с заказчиком

До внедрения ИИ. У нас в Sayhire разработан подробный бриф, по которому мы собираем данные с заказчика. Это позволяет нам максимально точно понять потребности клиента, а также ответить на самые распространённые вопросы кандидатов. Обсуждаем не только формальные требования к вакансии, но и детали проекта, специфику команды, ожидания от будущего сотрудника.

Помимо брифинга мы используем скоринг вакансии из 10 вопросов. Каждый вопрос имеет определённый вес, и в зависимости от ответа вакансия получает 1 или 0 баллов. На этом этапе скоринг позволяет нам не только оценить свои возможности, но и честно и открыто обсудить с клиентом сроки и стоимость услуг. Если мы видим, что вакансия «лёгкая», мы можем предложить клиенту скидку. И наоборот, если мы понимаем, что поиск будет сложным, мы можем сразу сообщить о более длительных сроках закрытия вакансии.

После внедрения ИИ. Как показывает практика, удержать в голове все детали брифинга непросто. Даже с использованием подробного брифа и протоколирования всегда есть риск что-то забыть или неверно интерпретировать. А это может привести к неточностям в поиске, трате времени на неподходящих кандидатов и, в конечном итоге, к недовольству клиента.

Чтобы минимизировать этот риск, мы в Sayhire активно используем инструменты искусственного интеллекта для автоматического создания саммари брифингов. В 90% случаев наши брифинги с клиентами проходят онлайн, что делает использование таких инструментов особенно удобным.

Мы работаем с платформой Bubble. Однако, существует множество отличных альтернатив, таких как ReadAI, Otter.ai или Fireflies.ai. Все эти инструменты работают по схожему принципу.

1. ИИ-сервис подключается к онлайн-встрече (например, в Zoom, Google Meet или Microsoft Teams).

2. ИИ анализирует речь всех участников встречи в режиме реального времени.

3. ИИ автоматически преобразует речь в текст, создавая транскрипцию встречи.

4. ИИ анализирует транскрипцию и выделяет основные моменты разговора, ключевые решения и итоги встречи.

5. По итогам встречи ИИ-сервис отправляет всем участникам саммари, в котором чётко и лаконично изложены основные результаты обсуждения.

Пример саммари по итогам встречи в Google Meet

Внедрение ИИ-инструментов для создания саммари брифингов позволило нам в Sayhire значительно повысить эффективность работы и улучшить качество обслуживания клиентов. Мы сократили время, затрачиваемое на обработку информации, минимизировали риск ошибок и улучшили коммуникацию с заказчиками.

1.2. Передача вакансии рекрутеру

До внедрения ИИ. Я часто вспоминаю сериал «Продажи с видом на закат (Selling Sunset)», где показана работа риэлторов. У них есть отличная практика: перед тем, как выставить дом на продажу, они тщательно его презентуют другим риэлторам, чтобы те понимали, как его продавать. Мы в Sayhire используем похожий подход: перед тем, как передать вакансию рекрутеру, менеджер собирает максимум информации, чтобы подчёркнуть её преимущества.

Для эффективной передачи вакансии рекрутеру формируем специальную папку, которая содержит следующие документы.

1. Портрет кандидата. Это детальное описание идеального кандидата, согласованное с заказчиком по итогам брифинга. В нём указываются не только профессиональные навыки и опыт, но и личностные качества, мотивация и ожидания от работы.

2. Описание вакансии для публикации. Это краткое и привлекательное описание вакансии, предназначенное для публикации на job-сайтах и в социальных сетях. Описание должно быть максимально информативным и заинтересовать потенциальных кандидатов.

3. Лонг-лист. Это перечень ресурсов, где рекрутер ищет кандидата, плюс сформированные булевые запросы.

После формирования папки с информацией мы передаём её рекрутеру. Рекрутер изучает все материалы и, если он ранее не работал с этой вакансией, должен «защитить» её. Это означает, что он должен подробно рассказать о вакансии, технологиях, которые должен знать кандидат, а также что представляет собой компания и проект.

«Защита» вакансии в нашем агентстве

После внедрения ИИ. Хотя описанный выше процесс уже достаточно эффективен, ИИ может значительно его улучшить. На данном этапе мы можем использовать ChatGPT для рекомендаций наиболее эффективных каналов для поиска конкретного кандидата.

Важным этапом при передаче дела является составление привлекательного и грамотного текста вакансии для публикации. Здесь мы также используем ChatGPT. Он может генерировать тексты вакансий на основе анализа данных о компании, проекте и требованиях к кандидату.

2. Поиск кандидатов (сорсинг)

2.1. Методы поиска

До внедрения ИИ. Эффективный поиск кандидатов (или сорсинг) требует знания рынка труда, понимания специфики различных сфер и умения находить «скрытые» таланты, которые не всегда активно ищут работу. В арсенале опытного рекрутера есть множество инструментов, среди которых особое место занимают «булевые запросы» и X-Ray поиск. Эти инструменты особенно полезны, когда стандартный поиск не даёт желаемых результатов.

Булевые запросы — это логические выражения, которые позволяют сузить или расширить область поиска, используя операторы AND, OR, NOT и другие.

X-Ray поиск — это метод поиска информации на определённом сайте, который позволяет обойти внутренние поисковые механизмы и найти скрытые профили и резюме.

Пример булевого запроса для поиска R&D-специалиста

Использование булевых запросов и X-Ray поиска требует определённых навыков и опыта. Рекрутер должен хорошо разбираться в операторах «site:" и уметь правильно формулировать запросы, чтобы получить релевантные результаты. Этот процесс может быть трудоёмким и занимать много времени.

После внедрения ИИ. По данным исследования LinkedIn*, рекрутеры, использующие ИИ-инструменты для сорсинга, тратят на 23% меньше времени на поиск кандидатов (источник LinkedIn* Global Talent Trends Report, 2020). Мы согласны с этой статистикой.

ИИ может значительно упростить и автоматизировать процесс создания булевых запросов, а также повысить их эффективность.

• ИИ может генерировать булевые запросы на основе заданных параметров, таких как должность, навыки, местоположение и другие. Рекрутеру достаточно указать основные требования к кандидату, а ИИ автоматически сформирует оптимальный запрос.

• ИИ может предлагать синонимы и альтернативные формулировки для расширения охвата поиска. ИИ может анализировать данные о рынке труда и предлагать новые ключевые слова и фразы, которые могут помочь найти подходящих кандидатов.

Использование ИИ на данном этапе позволяет нам значительно сократить время на закрытие вакансий и улучшить качество найма.

2.2. Скрининг резюме

До внедрения ИИ. Одним из самых трудоёмких этапов в рекрутинге является скрининг резюме — процесс отбора наиболее подходящих кандидатов из большого потока откликов. Рекрутеру приходится просматривать сотни резюме, оценивать соответствие кандидатов требованиям вакансии и отсеивать неподходящих. Этот процесс занимает много времени и требует высокой концентрации внимания.

После внедрения ИИ. ИИ предлагает эффективное решение для автоматизации скрининга резюме — автоворонки.

В Sayhire мы используем автоворонки на HeadHunter для тех вакансий, на которые ожидаем большое количество откликов. Хотя таких вакансий немного, они иногда встречаются, особенно когда речь идёт о позициях начального уровня.

Автоворонка на HeadHunter работает следующим образом.

1. Анализирует резюме, поступающие на вакансию.

2. Автоматически отсеивает резюме, не соответствующие заданным параметрам (отсутствие требуемого опыта, неподходящее образование, нежелательное местоположение).

3. Автоматически отправляет письма с отказом кандидатам, чьи резюме были отсеяны.

4. Автоматически приглашает на следующий этап кандидатов, чьи резюме соответствуют заданным параметрам.

Пример параметров, по которым происходит авторазбор откликов на вакансию 1 °C- разработчика

Пример письма для отказа кандидатам

К сожалению, на HeadHunter автоворонки не всегда позволяют полностью закрыть вакансию за счёт откликов. Наиболее интересные и сложные вакансии редко привлекают достаточное количество релевантных откликов, чтобы можно было обойтись без активного сорсинга. Поэтому, в большинстве случаев, автоворонки используются как вспомогательный инструмент, а не как основное средство отбора.

2.3. Сопроводительное письмо

До внедрения ИИ. Сопроводительное письмо традиционно служило важным индикатором для рекрутера, позволяющим оценить мотивацию и личностные качества кандидата. Хорошо написанное письмо могло значительно повысить шансы кандидата на продвижение по воронке.

После внедрения ИИ. Внедрение ИИ в процесс поиска работы соискателями создаёт новую реальность, требующую от рекрутера адаптации и развития новых навыков. Теперь, помимо оценки содержания, рекрутеру необходимо уметь отличать оригинальные, «живые» сопроводительные письма от тех, что сгенерированы искусственным интеллектом.

К счастью, опытному рекрутеру вычислить сопроводительное письмо, написанное ИИ, достаточно легко.

У ИИ узнаваемый стиль написания текстов. Если рекрутер регулярно пользуется ИИ-инструментами для создания текстов, он быстро научится распознавать характерный стиль и слог. ИИ-сгенерированные письма часто бывают более структурированными и логичными, но лишёнными индивидуальности и эмоциональной окраски.

Можно сделать проверку с помощью ИИ, скопировать текст письма, вставить его в GPT и спросить, кто его написал. Часто ИИ угадывает, что текст был сгенерирован другой нейронной сетью.

Существуют специальных сервисы, которые позволяют определить, использовался ли ИИ для написания текста. Например, Al Text Classifier, ZeroGPT, Content at Scale, Text.ru и другие.

3. Первичное интервью

3.1 Собеседование с рекрутером

До внедрения ИИ. Собеседование с рекрутером — это ключевой этап в процессе рекрутинга, позволяющий оценить личностные качества кандидата, его мотивацию, соответствие профилю вакансии и корпоративной культуре компании. Однако проведение собеседований и подготовка отчётов для заказчика — это трудоёмкий процесс.

После внедрения ИИ. В Sayhire мы стремимся максимально автоматизировать этап собеседования. Вот как мы это делаем:

Саммари собеседований. Мы вновь используем платформу Bubble или её аналоги для записи саммари собеседований. Как мы рассказывали выше, это позволяет нам документировать ход беседы, анализировать ответы кандидатов и возвращаться к записи при необходимости.

Автоматизированная система формирования отчётов. У нас разработана собственная система автоматизации, основанная на связанных файлах в Google Таблицах и Google Документах. Эта система позволяет значительно упростить и ускорить процесс подготовки отчётов для заказчика.

Как это работает.

• Рекрутер во время собеседования прописывает ответы кандидата в Google Таблице.

• На основе введённых данных в Google Документе автоматически формируется чеклист в виде таблицы с ответами кандидата.

• Ответы автоматически подставляются в нужные графы в наш фирменный бланк отчёта.

Этот инструмент значительно экономит время рекрутера и позволяет представить информацию в структурированном и наглядном виде.

Пример автоматического отчёта о кандидате

Некоторые рекрутинговые агентства используют чат-ботов для общения с кандидатами. Мы пока не используем этот инструмент, но планируем его внедрить в будущем. Мы работаем в основном с IT-сферой, а IT-специалисты, как правило, хорошо разбираются в технологиях и легко распознают нейронные сети. Общение с чат-ботом может вызвать у них негативное впечатление и оттолкнуть от компании.

Голосовой ассистент. На этапе скрининга с кандидатами мы уже применяем интеллектуальные решения, разработанные нашим партнёром Xenia AI.

Первый вариант использования — первичное собеседование. Xenia AI — голосовой ИИ-ассистент, который проводит собеседования и оценивает каждого кандидата. При работе с вакансиями, предполагающими большое количество откликов, автоматизация первичного отбора становится критически важной.

Как у нас это происходит.

1. Размещаем вакансию на работном сайте (например, hh.ru).

2. Настраиваем автоматическую воронку для обработки откликов.

3. Система отправляет кандидатам, соответствующим заданным критериям, письма с приглашением пройти собеседование с ИИ-ассистентом Xenia.

4. Xenia проводит собеседование, задавая вопросы, разработанные рекрутером, и оценивая ответы на основе заранее заданных весов и методов оценки.

5. Затем рекрутер анализирует результаты, выбирает кандидатов с наивысшими баллами и приглашает их на финальное собеседование.

Пример автоматического приглашения на следующий этап

Важно чётко информировать кандидатов о цели использования ИИ, объяснять преимущества такого формата и гарантировать конфиденциальность данных во избежание отказов от прохождения такого собеседования. Также можно предлагать альтернативные варианты собеседования (например, по телефону) для тех, кто испытывает затруднения с использованием ИИ-инструмента.

Второй вариант применения Xenia AI — оценка технических навыков кандидатов на специализированные позиции. Это позволяет HR-специалистам отфильтровать кандидатов, не обладающих необходимым уровнем знаний, и передавать на техническое собеседование только наиболее перспективных.

Каким образом это работает.

• HR-специалист проводит первичное интервью с кандидатом, оценивая его опыт и мотивацию.

• Кандидату предлагается пройти короткий (10–15 минут) скрининг с использованием Xenia для проверки базовых технических навыков.

• AI задаёт вопросы по определённой технологии и оценивает ответы.

Пример интервью с Xenia AI

В результате мы получаем сокращение времени, затрачиваемого техлидом на оценку резюме и техническое собеседование, а также даём возможность сосредоточиться на обсуждении прикладного опыта и решении сложных задач, важных для проекта.

3.2. Тестовое задание

До внедрения ИИ. Традиционные тестовые задания отнимают много времени у кандидатов, могут быть сложными и не всегда объективно оценивают навыки. В результате компании сталкиваются с высоким процентом отказов от выполнения тестовых заданий и потерей перспективных кандидатов.

Проблемы, с которыми сталкивается наше агентство:

Высокий процент отказов. По нашей статистике, до 70% кандидатов отказываются выполнять тестовые задания, особенно если они занимают более 8 часов.

Демотивация кандидатов. Многие кандидаты воспринимают бесплатные тестовые задания как эксплуатацию их труда, что снижает заинтересованность в вакансии.

Субъективность оценки. Оценка традиционных тестовых заданий часто бывает субъективной и зависит от мнения конкретного проверяющего.

Отсутствие развёрнутой обратной связи для кандидатов. Работодатели чаще всего не успевают оценить все технические задания и дать каждому подробную обратную связь, что наносит урон HR-бренду.

После внедрения ИИ. Использование Xenia AI предлагает интересную альтернативу, позволяющую повысить вовлечённость кандидатов и получить более полную картину об их способностях.

Мы предлагаем заказчикам заменить обычные тестовые задания на задания c Xenia AI. Это позволяет:

1. повысить вовлечённость кандидатов, так как взаимодействие с ИИ может быть более увлекательным и интересным, чем выполнение рутинного тестового задания. Это создаёт более позитивное впечатление о компании;

2. снизить процент отказов, позволяя компании сохранить больше перспективных кандидатов;

3. объективно оценить выполненное задание, так как ИИ оценивает ответы кандидатов на основе заданных критериев;

4. получить развёрнутую обратную связь по каждому пункту, который обсуждался на собеседовании с ИИ.

Важно предлагать кандидатам пройти тестовое задание с AI после того, как они пообщались с представителями компании. Это позволяет кандидату лучше понять задачи, узнать о культуре компании и повысить его мотивацию к прохождению дальнейших этапов отбора. Также мы советуем давать тестовое задание только в тех случаях, когда у заказчика есть сомнения по поводу кандидата. Это поможет избежать перегрузки кандидатов и снизить вероятность их отказа.

Не советуем делать однозначные выводы только на основе результатов ИИ-тестирования. Важно учитывать другие факторы, такие как прикладные задачи, карьерные цели, соответствие корпоративной культуре (Culture Fit). ИИ — это лишь инструмент, который должен использоваться в комплексе с другими методами оценки.

Собеседование с руководителем

До внедрения ИИ. Собеседование с руководителем — это решающий этап, когда оцениваются соответствие кандидата культуре компании, его потенциал и видение. Важно провести его максимально комфортно и результативно для обеих сторон.

После внедрения ИИ. На данном этапе мы опять же используем сервисы вроде Bubble, которые позволяют в реальном времени фиксировать ключевые моменты онлайн-собеседования, создавая краткое саммари. Это особенно ценно для руководителей с плотным графиком, которым важно оперативно получать выжимку из разговора.

Дополнительно существуют ИИ-ассистенты, например mymeet.ai, анализирующие речь кандидата и предлагающие руководителю наводящие вопросы для более глубокого раскрытия определённых тем. В данном случае ИИ может быть полезен начинающим руководителям для структурирования собеседования и избежания упущений. Опытные руководители, проведя сотни собеседований, часто вырабатывают интуитивное понимание и собственный набор вопросов, позволяющий эффективно оценить кандидата. У них нет потребности в ИИ-помощнике на собеседовании.

Но нужно понимать, что кандидаты тоже не отстают в использовании ИИ. Во время онлайн-собеседования они могут использовать приложения, которые, прослушивая вопросы, выдают готовые ответы. Важно, чтобы руководитель умел распознать, когда кандидат использует «подсказки» и задавать вопросы, требующие развёрнутого личного опыта и критического мышления.

Оффер

До внедрения ИИ. Этап формирования оффера — это кульминация процесса найма, когда компания делает официальное предложение кандидату. Важно, чтобы оффер был привлекательным, соответствовал ожиданиям кандидата и не содержал ошибок.

После внедрения ИИ. В данном случае ИИ может быть использован для проверки грамматики, стилистики и пунктуации в тексте оффера, гарантируя его профессиональный вид.

Также мы используем ИИ, чтобы адаптировать текст оффера к индивидуальной мотивации кандидата, выявленной на предыдущих этапах отбора.

Как это можно сделать.

• Загрузите информацию о мотивации кандидата (например, из чек-листа по скринингу) в ИИ-инструмент.

• Попросите ИИ сгенерировать текст оффера, учитывая мотивацию.

Важно внимательно проверить, насколько сгенерированный ИИ оффер соответствует реальным возможностям компании и не содержит обещаний, которые не могут быть выполнены. Скорее всего, потребуется внести корректировки, чтобы он соответствовал возможностям компании.

ИИ — не угроза профессии, а новый виток эволюции

ИИ забирает на себя рутину и даёт возможность фокусироваться на главном: людях, смыслах, качестве найма. В Sayhire мы уже видим результат: меньше времени на этапы, выше точность попаданий, довольные клиенты. Моя мечта — довести автоматизацию до максимума, оставить за рекрутером только стратегию и отношения.

И пусть это будущее наступит не сразу — мы уже к нему идём.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.