Эффективное управление временем: обзор сервисов-помощников

Когда сложно организовать себя так, чтобы находить время и на работу, и на личную жизнь, на помощь приходят цифровые сервисы. При правильном подходе они не только позволят эффективно управлять задачами, но и освободят время для отдыха, общения с близкими и хобби. В статье рассказываем, как научиться успевать больше с помощью разных инструментов.

Планируем расписание в онлайн-календарях

Онлайн-календари пришли на смену бумажным ежедневникам: с ними легко планировать рабочие встречи, личные дела и отслеживать, на что уходит больше времени. А ещё такой календарь всегда под рукой — на компьютере или в смартфоне.

Эффективная реклама с кешбэком 100%

Таргетированная реклама, которая работает на тебя!

Размещай ее в различных каналах, находи свою аудиторию и получай кешбэк 100% за запуск рекламы.

Подключи сервис от МегаФона, чтобы привлекать еще больше клиентов.

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585. ERID: 2W5zFGNJXGC.

Google Календарь синхронизируется с другими сервисами экосистемы Google. Например, в него автоматически добавляется информация о билетах и бронировании отелей из писем, которые приходят на Gmail. Не придётся проверять почту и вносить эти события вручную.

Кроме того, в Google Календаре можно составлять списки дел и задавать сроки их выполнения. Удобно пошагово распланировать подготовку презентации — текст для слайдов, дизайн, текст для выступления, — и для каждого этапа установить свой дедлайн.

В Яндекс Календаре можно параллельно вести несколько календарей и просматривать их по отдельности или одновременно. События из разных расписаний выделяются своими цветами. Например, деловые встречи из рабочего календаря будут фиолетовыми, а планы из семейного — зелёными. Так вы сможете видеть, когда в плотном рабочем расписании есть время для отдыха.

Ещё одна особенность — возможность делиться расписанием с другими. Наведите курсор на название календаря на панели слева и нажмите значок шестерёнки, чтобы открыть настройки. Затем во вкладке «Доступ» в поле «Выдать права доступа» начните вводить имя или электронный адрес — календарь предложит подходящие контакты.

Пример расписания руководителя отдела продаж

Фокусируемся на важном с помощью таймеров

Даже если составить поминутный план на рабочий день, можно так и не доделать важный отчёт. Такое случается, когда постоянно отвлекаешься на соцсети и сообщения от коллег. Чтобы на время исключить эти факторы и полностью погрузиться в задачу, попробуйте приложения для концентрации.

Один из простых способов организовать время — использовать таймер на смартфоне и технику «Помодоро». Суть метода в том, чтобы работать над задачей 25 минут, а затем сделать короткий пятиминутный перерыв. Например, за одну «помидорку» можно разобрать почту или подготовить вопросы для созвона с клиентом. Такой подход помогает сохранять фокус и не перегружаться.
Для тех, кому нужно больше мотивации, есть специальные приложения — например, Forest. Это таймер с игровым подходом: пока вы работаете, в приложении растёт виртуальное дерево. Если отвлечётесь и зайдёте в соцсети, дерево засохнет. Это создаёт дополнительный стимул: можно вырастить целый лес и увидеть, сколько времени вы целенаправленно уделяете рабочим задачам.

В Forest можно настроить визуальное оформление приложения, выбрать типы деревьев и установить фоновую музыку или звуки природы

Общаемся по видеосвязи вместо офлайн-встреч

Очные встречи отнимают много сил: нужно выбрать подходящее место, назначить время и согласовать это со всеми участниками. А если у кого-то поменяются планы, встречу придётся переносить. Созвоны через сервисы видеосвязи упрощают задачу.

Одна из популярных платформ для видеоконференций — SaluteJazz. Среди ключевых особенностей сервиса — расшифровка беседы в режиме реального времени. После видеовстречи можно скачать полный текст разговора. Опция пригодится для важных совещаний или презентаций проектов, чтобы потом можно было уточнить детали.

В качестве альтернативы можно использовать Яндекс Телемост. Чтобы подключиться к созвону, не нужно даже авторизовываться в сервисе — достаточно просто перейти по ссылке. Это удобно, когда нужно созвониться с клиентами. Кроме того, есть возможность записать встречу и поделиться записью с участниками, которые не смогли быть онлайн.

Для быстрых обсуждений, когда не нужно включать демонстрацию экрана, подойдут видеозвонки в мессенджерах — Telegram или WhatsApp. Эти приложения позволяют поддерживать рабочие связи и обмениваться информацией на ходу.

Сразу записываем идеи и делаем майндкарты

Бывает, что новая идея приходит на прогулке с ребёнком или за рулём автомобиля. Если её не записать, она либо забудется, либо будет отвлекать от других мыслей. Чтобы не перегружать голову, используйте приложения для заметок.

Яндекс Заметки позволяют быстро набирать текст или наговаривать его голосом, прикреплять к заметке файлы и отправлять её другим пользователям. А ещё этот сервис можно открыть с любого устройства и получить доступ ко всем записям.

Если идее нужна детальная проработка, на помощь придут платформы для создания майндкарт — например, Xmind или mindmaps. Майндкарта — это как схема на бумаге, только в цифровом формате. Её можно бесконечно дополнять и редактировать. Это помогает структурировать мысли или разложить сложный проект на этапы.

Среди множества цифровых сервисов важно выбрать те, которые действительно помогают вам быть продуктивнее. Например, если вы привыкли работать в потоке, а таймер отвлекает в самый важный момент — нет смысла использовать его. А ещё не забывайте про базовые правила тайм-менеджмента: планируйте столько, сколько реально можете успеть, расставляйте приоритеты и выделяйте время на отдых.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.