Номер VAT: зачем он нужен и как его оформить из России

Для российских компаний и фрилансеров, работающих с Европой, VAT-номер — обязательный идентификатор в системе НДС. Без него невозможен легальный расчет с партнерами из ЕС, что блокирует экспорт и грозит штрафами.

В статье расскажем, кому нужен VAT-номер, какие преимущества он дает и как получить его удаленно из России. Обсудим документы, сроки и основные этапы оформления.

VAT-номер в ЕС: зачем он нужен?

Номер VAT (Value Added Tax Identification Number) — это уникальный регистрационный код, который присваивается юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям в странах Европейского союза. Он используется для идентификации плательщиков НДС при внутренних операциях и трансграничном обмене товарами и услугами в ЕС.

Номер состоит из двухбуквенного кода страны и последовательности цифр (например, DE123456789 для Германии) и подтверждает право организации на льготные ставки НДС. Он упрощает расчеты с европейскими контрагентами и взаимодействие с налоговыми органами.

VAT-номер нужен российским компаниям и предпринимателям для:

• своевременного и корректного расчета НДС по запросу европейских партнеров;

• получения вычета (возмещения) НДС при совершении операций и закупок в странах ЕС;

• соблюдения требований законодательства при поставках товаров и услуг в ЕС.

Принцип работы VAT-номера

VAT-номер присваивается компаниям и предпринимателям, совершающим B2B-сделки с товарами и услугами (включая цифровые), и позволяет корректно учитывать НДС в стране потребления, а не страны регистрации продавца. Независимо от того, где вы зарегистрированы (СНГ или Англия), налог уплачивается в бюджет той юрисдикции ЕС, куда поставляются товары или направляются услуги.

При экспорте в ЕС взимание НДС начинается после достижения порогового оборота (обычно €10 000 – 35 000, в зависимости от страны), однако VAT-номер можно получить заранее, чтобы сразу работать без ограничений. Например, российский продавец на европейской торговой площадке регистрирует VAT-номер и выставляет партнерам из ЕС счета без НДС на границе, а британская компания после достижения минимального оборота платит НДС уже стране покупателя.

Штрафы за неуплату VAT

1. Просрочка подачи декларации. При несвоевременной сдаче отчетности налоговые органы могут наложить фиксированный штраф (обычно от €50 до €500 в зависимости от страны) и начислить пеню за каждый день просрочки.

2. Просрочка или неполная уплата налога. За непогашенную в срок сумму НДС начисляется процентная пеня (обычно 0,1–0,2% от суммы за каждый день просрочки) и может быть применен штраф в размере 5–20% от неуплаченной суммы.

3. Ошибки в расчетах. При выявлении занижения налоговой базы или неверного расчета суммы НДС штрафы могут достигать 10–30% от суммы заниженного налога.

4. Ведение деятельности без регистрации VAT. Если оборот превысил порог, а VAT-номер не получен, компании угрожает штраф за «работу без идентификатора» — от €500 до €2000 или более, в зависимости от юрисдикции.

Условия регистрации VAT в Европе

Приобретение VAT-номера в ЕС возможно при соблюдении ряда условий. Так, компании, зарегистрированные в Великобритании в форме LLP или LTD, обязаны регистрироваться плательщиком НДС и уплачивать налог по ставке 20%, как только годовая выручка достигает примерно £85 000.

Как правило, регистрация требуется лишь при достижении установленного порога оборота, а для разовых сделок она может оказаться необязательной. Поскольку требования различаются в каждой юрисдикции, важно учитывать нормы всех государств.

Как получить VAT-номер

Регистрация выглядит так:

1. Регистрация зарубежной компании и получение реквизитов. Откройте юрлицо в выбранной юрисдикции (страна ЕС или Великобритания), получите TIN и другие обязательные реквизиты. Это можно сделать при поддержке специалистов полностью удаленно.

2. Достижение порога оборота. Наберите минимальный объем продаж или услуг (в ЕС — от €10 000, в Англии — от £85 000).

3. Подача анкеты в налоговую. Заполните электронную форму, указав полное название компании и коды видов деятельности, перечень стран для сотрудничества и прогноз годового оборота, данные о партнерах, учредительные документы и паспорт директора с заявлением на VAT.

4. Дополнительная регистрация в других странах ЕС. Если вы работаете сразу на нескольких рынках, получите VAT-номер и в каждой соответствующей юрисдикции.

5. Становление на учет. После приема документов налоговое управление обрабатывает заявку в течение 10–15 дней, а свидетельство о присвоении VAT-номера выдается в срок до 1–3 месяцев в зависимости от загруженности местной службы.

Чтобы грамотно пройти процедуру регистрации, лучше обратиться к специалистам (например, Easy Payments). Они возьмут на себя анализ требований для каждой страны, подготовят пакет документов, что позволит вам сконцентрироваться на развитии бизнеса.

Что такое VIES и как найти VAT-номер в системе

VIES (VAT Information Exchange System) — это европейская онлайн-платформа Европейской комиссии для проверки действительности VAT-номеров в странах ЕС. Через VIES можно оперативно убедиться, что контрагент действительно зарегистрирован в качестве плательщика НДС, и получить сведения о статусе его идентификатора.

Чтобы проверить или найти VAT-номер в VIES:

1. Перейдите на официальный сайт VIES (сервис доступен на портале Европейской комиссии).

2. Выберите страну регистрации контрагента (двухбуквенный ISO-код).

3. Введите предполагаемый VAT-номер и нажмите «Verify».

4. Система выдаст результат — действителен номер или нет, а в случае успеха покажет зарегистрированное имя компании и дату статуса.

Цифры вводят сплошным рядом, без пробелов и точек. При этом важно подключаться с IP-адреса, который VIES распознает и не отметит как «неизвестный». При правильном вводе ответ приходит мгновенно. Номер считается «недействительным», если он не присвоен или заблокирован.

VAT-номер: что важно помнить

VAT-номер нужен для B2B-операций в ЕС: расчета НДС в стране покупателя и проверки контрагентов через VIES. Оформляют его при регистрации компании, достижении порога оборота и подаче заявки.

Нарушения подачи деклараций и работы без VAT-номера приводят к штрафам и пеням. Избежать рисков поможет соблюдение порогов оборота и своевременная подача отчетности. Для упрощения регистрации можно обратиться к специализированным сервисам, таким как Easy Payments. Это поможет вам не тратить время на лишнюю бюрократию, а развивать бизнес.