Построили понятную систему управления проектами в креативном агентстве. Опыт «Громких рыб»

Мы бутиковое креативное агентство «Громкие рыбы». Многие знают нас по вирусным роликам про несогласованную рекламу соды и чебоксарского трикотажа. Создаём концепции рекламных кампаний, брендированный контент и рекламные ролики — от идеи до реализации. Компания развивалась постепенно: начинали как блогеры, потом стали продакшеном, а со временем выросли в агентство с креативным и производственным отделами.

По мере того как росла команда, в работу брали всё больше проектов. Становилось сложнее отслеживать, кто за что отвечает, где возникают сбои. Нам нужно было навести порядок в процессах, но при этом не превращать их в жёсткие корпоративные регламенты. Мы всегда подстраивали систему под людей, а не наоборот — и искали инструмент, который позволит сохранить эту гибкость.

Почему началась перестройка проектной работы

Раньше команда работала в таск-трекере Trello. В нём можно было создавать карточки и перемещать их по доскам, указывать дедлайны, отмечать исполнителей, обозначать статус или тип задачи цветными метками. Но когда Trello ушёл из России, мы начали искать замену среди сервисов, которые на слуху.

Сначала попробовали работать в Miro, но сервис не подошёл для наших рутинных задач — он предназначен скорее для креатива. К тому же не понравился его слишком громоздкий интерфейс. Потом активно использовали Notion, чтобы составлять коммерческие предложения, пока он тоже не ушёл из России.

Мы понимали, что нам нужен похожий на Trello сервис, который неожиданно не закроет доступ российским пользователям и который можно адаптировать под свои нужды, и при этом не выбиться из рабочего ритма, пока команда осваивает новый инструмент.

Так мы остановились на Kaiten: он максимально похож на Trello по интерфейсу и функционалу. Импорт из Trello провели без проблем и потери данных. А структуру строили постепенно — методом проб и ошибок искали, как команде будет удобно работать.

Сначала перестарались с детализацией

Создавали задачи под каждый проект — а их около 10 на разных стадиях. Пытались конкретизировать каждый шаг: «заявка», «дебрифинг», «креатив», «готовим реализацию», «ждём ответ» и так далее, до завершения проекта. Из-за этого набиралось порядка 13 колонок на каждой доске, а в каждой колонке — по несколько карточек.

Коллегам приходилось постоянно заходить в сервис: отслеживать, кто что поменял, выяснять, на каком же этапе задача, и передвигать карточки по бесконечным столбцам. Так система, которая должна была навести порядок, только создавала путаницу.

Сотрудникам оказалось проще и быстрее написать в чат Telegram: попросить скинуть ссылку на бриф или спросить, пришёл ли фидбэк от клиента. В итоге мы тратили больше времени не на задачи, а на контроль над ними.

Подумали и упростили структуру

Мы решили, что создавать под каждый проект отдельное пространство или даже отдельную доску — неэффективно. Если пытаться детализировать процессы и расписывать каждый шаг, время уйдёт на микроменеджмент, а не на саму работу.

Поэтому создали новое рабочее пространство, где сократили количество колонок с 13 до 5 — по числу этапов, которые проходит проект.

В 5 колонках умещается весь «жизненный цикл» проекта

Как мы поменяли подход:

• Заявка. Когда к нам приходит клиент, сразу заводим карточку с его данными — независимо от того, будем ли потом сотрудничать. Обсуждаем с коллегами, получится ли реализовать проект.

• Дебрифинг. Если берём проект в работу — передаём информацию в отдел креатива или производства. Фиксируем, кто за что отвечает, проговариваем дальнейшие шаги и назначаем дату брифинга.

• В работе. Это доска только для креатива. Если проект уходит в реализацию, он перемещается на доску «Производство».

• Согласование. Когда всё готово, отдаём на утверждение клиенту и ждём.

• Закрываем проект. После согласования формируем закрывающие документы. Иногда карточка переходит дальше — в продакшен, и проходит этапы от производства до завершения. Иногда проекты идут параллельно — тогда копируем карточку на обе доски (Креатив и Продакшн).

В процессе мы также тестировали новые функции, но оказалось, что не все они упрощают нашу работу. Например, в качестве эксперимента создали один документ — Production чек-лист, где мы собрали информацию по производству роликов. Но фактически никто им не пользуется — у нас в компании почти нет текучки, сотрудники давно знают процесс без шпаргалок.

Единственный сохранённый в Kaiten документ

Каким получился итоговый формат

Инструмент мы используем не для оперативных задач. Это скорее единая база знаний: здесь ведём отчётность по проектам и храним материалы.

Плюсы такого подхода:

Экономим время. Вся информация, материалы, переписки в одном месте — не приходится искать по чатам и почтам последнюю версию видеоролика или репорт после встречи.

Упрощаем контроль. Сразу видим, на какой стадии каждый проект, к кому обратиться с вопросами, горят ли сроки сдачи.

Для оперативности мы по-прежнему используем Telegram, там ведём переписку и ставим задачи исполнителям.

Работаем в основном пространстве «Громкие рыбы», внутри которого 6 досок:

1. Креатив. Здесь разрабатываем креативы для рекламных роликов.

2. Продакшен. Стадия производства. Иногда проект живёт одновременно на двух этих досках: креатив дорабатываем, продакшен запускаем.

3. Документы. Отслеживаем движение договоров и оплат: с кем уже заключили, от кого ждём предоплату, какие акты подписали.

4. Спецпроекты. Сюда помещаем необычные проекты с нестандартным пайплайном — например, новые направления.

5. Отгулы и отпуска. Указываем даты, чтобы все коллеги были в курсе, кто и как долго будет отсутствовать.

6. Ньюбиз. Здесь храним информацию о потенциальных клиентах, их контакты, исходящие письма. Если получаем заявку на сотрудничество, заводим карточку на доске Креатива или Продакшна.

Так выглядит доска для работы с потенциальными клиентами

Что заносим в карточку:

• Описание проекта: бюджет, задача, сроки, контакты клиента. Информацию копируем из чата Telegram — там мы решаем, идёт ли проект на брифинг. В любом случае карточку мы создаём заранее и всю информацию берём из брифа клиента с почты.

• Ссылки на материалы: бриф, лого, фирменный стиль, исследования, референсы, фото. Позже добавляем сюда результаты своей работы — ссылки на креатив.

• Папку проекта на Яндекс Диске: исходники, рабочие файлы. Иногда дублируем материалы вложением в карточку.

Также мы указываем сроки выполнения, чтобы каждый был в курсе дедлайнов. Назначаем ответственных и отмечаем всех сотрудников, которые будут работать над проектом. Всё общение по задаче коллеги ведут в комментариях внутри карточки. Со временем сюда добавляют детали задачи, контакт-репорты и всю дополнительную информацию по проекту.

Позже можно вернуться в карточку и найти всю нужную информацию

Главный вывод: адаптируйте сервис под себя

Мы не стали использовать таск-трекер «по классике», как инструмент для постановки задач. Для нас он стал площадкой для учёта проектов. И в компании наконец появилась чёткая система:

• мы видим, сколько проектов в работе и на каком они этапе;

• знаем, кто за что отвечает и когда сдавать результат заказчику;

• собрали все материалы, файлы и ссылки в одном месте, больше не ищем их по перепискам и чатам.

Мы убедились: нужно адаптировать инструмент под команду, а не наоборот. Процессы стали проще, задачи понятнее, а работа быстрее.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.