Как креативное агентство обуздало хаос и сэкономило сотни часов с помощью цифровой экосистемы

Делится коммуникационное агентство MYGRIBS.

Российский малый и средний бизнесы продолжают цифровую трансформацию. Согласно исследованиям ПРИМ («Предприниматели России: исследовательский мониторинг»), 92% представителей малого бизнеса уже внедряют цифровые инструменты в свои компании, повышая эффективность бизнес-процессов. По состоянию на прошлый год, в России 38% компаний уже вложили свыше 3,5 млн рублей в цифровую трансформацию; 31% планируют аналогичные вложения в ближайший год.

И Россия здесь — не исключение. Мировые компании также видят в цифровизации новые возможности. И важную роль здесь играет искусственный интеллект. Согласно глобальному исследованию Microsoft Work Trend Index, проведённому в 31 стране, большинство руководителей бизнеса видят в ИИ инструмент повышения эффективности, а не сокращения персонала. Руководители в два раза чаще указывают, что ценность ИИ — в росте производительности (31%), а не в сокращении штата (16%).

Компании по всему миру активно инвестируют в своё будущее, но не всё так гладко: более 70% владельцев малого и среднего бизнеса из России признают недостаточную оптимизацию деятельности за счёт цифровых решений. Этими данными поделились представители Русского делового общества (РДО). Причина таких результатов лежит на поверхности: мало просто внедрить цифровые решения, необходимо изменить свой подход к работе.

Налог на бардак

Креативные агентства редко работают в размеренном режиме. Обычно это десятки параллельных задач, неожиданные запросы клиентов и дедлайны «нужно вчера». Пока команда небольшая, с этим можно справляться за счёт энтузиазма и личной ответственности. Но когда бизнес растёт, а сотрудники распределены по разным городам, неупорядоченные процессы начинают пожирать ресурсы и тормозить проекты.

С этой проблемой столкнулось агентство MYGRIBS — команда из 45 человек с офисами в Санкт-Петербурге, Минске и Дубае.

В какой-то момент привычный «пожарный» стиль работы перестал работать. Каждый день сотрудники тратили часы на поиск актуальных файлов и уточнение правок, а руководству приходилось держать в голове десятки внутренних и внешних договорённостей.

Максим Болонкин Cооснователь MYGRIBS

«Я понимал, что следить за всем уже невозможно. Всё держалось на личной ответственности — или безответственности. Правки в тексты или макеты могли быть внесены или потеряться — зависело от того, где и как зафиксированы договорённости».

Источником проблем оказалось не качество работы сотрудников, а организация процессов. У компании были разные почтовые домены, общение велось и в рабочих, и в личных мессенджерах, документы хранились на компьютерах и в разных облаках. В итоге один бриф мог разрастись до пяти-шести версий, а договорённости по звонкам часто терялись.

Если кто-то уходил в отпуск, восстановление контекста занимало дни. Проекты замедлялись, дедлайны сдвигались, росло напряжение внутри команды. По сути, компания платила «налог на бардак»: сотрудники тратили по часу-полтора ежедневно на выяснение актуальной информации.

Для бизнеса это означало не только падение эффективности, но и рост управленческих рисков. Чем больше клиентов и проектов, тем сильнее неразбериха влияла на стабильность работы. В бизнесе, даже построенном исключительно на мощной харизме, необходима системность. Иначе — провал.

Системность как конкурентное преимущество

Решение было найдено во внедрении в работу единой цифровой экосистемы, объединяющей все ключевые процессы: почту, видеозвонки и хранение документов. Компания рассматривала несколько вариантов, которые предлагали необходимую функциональность. После тестирования агентство остановилось на Яндекс 360.

Внедрение прошло в три этапа. Первый — работа в почте. Компания создала единый рабочий домен, что позволило разграничить внутренние и внешние коммуникации, исключить путаницу с личными письмами и ускорить обмен информацией с клиентами.

Второй — использование ВКС для внутреннего общения и для диалогов с клиентами и подрядчиками. Тут сыграл роль Телемост, который имеет возможность создания автоматического конспекта звонка на базе ИИ. Это помогло минимизировать время на создание «минуток» (короткой информации по итогам созвона), а также снизило риски неверной интерпретации данных: вся информация была едина для каждого участника звонка. Автоматизация процесса позволила менеджерам экономить до нескольких часов в неделю.

Третий шаг — создание единого виртуального пространства. Команда перенесла всю информацию на одно облако. Все необходимые для работы документы хранятся на общем диске, файлы всегда находятся в актуальной версии, а доступ к ним имеют только те, кто с ними работает.

Три шага позволили перенести большинство рабочих процессов в единый контур, что позволило команде меньше отвлекаться на организационные задачи и уделять больше времени работе над проектами.

Максим Болонкин Cооснователь MYGRIBS

«Адаптация к новым сервисам прошла достаточно быстро и бесшовно. Все данные удалось сохранить, поэтому рабочие процессы не останавливались. Часть времени уделили онбордингу сотрудников, что помогло им перейти на новые сервисы без лишнего стресса, который всегда сопровождает такие изменения. К тому же мы заново открыли для себя ИИ-инструменты. Тот же Нейрофильтр выручает постоянно: он помогает быстро выделять ключевое во Входящих. А падающие на почту саммари созвонов (опция Конспект) помогают не потеряться в договорённостях».

Измеримый результат

По внутренним оценкам MYGRIBS, каждый сотрудник стал экономить от одного до двух часов в день — это около 20 рабочих дней в год на человека. Для команды из 45 человек — это сотни дополнительных рабочих дней, которые можно направить на креатив и клиентские проекты.

Для малого бизнеса это особенно критично: каждая неэффективная минута конвертируется в прямые убытки, а каждая отлаженная система — в потенциал для роста.

Для креативного агентства цифровизация стала полноценной управленческой трансформацией, а не просто технологическим апгрейдом. Компания смогла превратить хаос в системную модель, устойчивую к росту и распределённой работе. Этот опыт показывает, что даже небольшой коллектив может повысить эффективность и конкурентоспособность, если выстроить процессы на базе единой цифровой экосистемы.

Как внедрить цифровую экосистему: пошаговый подход

Опыт MYGRIBS показывает, что внедрение цифровой инфраструктуры может пройти без лишнего стресса и ошибок, если действовать поэтапно и опираться на конкретный план. Описали последовательность шагов, которая помогла агентству перенести рабочие процессы в единую среду и при этом сохранить устойчивость бизнеса.

Шаг 0. Принять решение и зафиксировать стратегию.

Переход на новую инфраструктуру должен быть не спонтанной инициативой, а частью стратегического плана. Важно определить цели и конкретные результаты, которых компания ожидает. Для этого можно использовать mindmap в Досках, чтобы сформировать общее представление о переходе и обозначить приоритеты на ближайшие месяцы.

Шаг 1. Свериться с техническими специалистами.

Даже при небольшом штате важно вовлечь системных администраторов или интеграторов на старте. Это позволяет избежать потери данных, наладить структуру доменов и доступов, а также предусмотреть будущие интеграции.
Шаг 2. Начать с мини-пилота.

Оптимально протестировать сервисы с небольшой группой или одним отделом. У нас этот переход получился органически: сотрудники сами стали переходить на Телемост и Диск, после чего процесс был формализован и масштабирован на всю компанию.

Шаг 3. Сначала адаптация, потом автоматизация.

Не стоит спешить с внедрением регламентов и скриптов. На первом этапе важнее дать сотрудникам время привыкнуть к инструментам и понять их преимущества. Уже после этого можно стандартизировать процессы.

Шаг 4. Измерять эффект по конкретным показателям.

Чтобы понять, работает ли система, необходимо отслеживать метрики — например, скорость отклика внутри команды, количество потерянных файлов или время согласований. Это позволит объективно оценить прогресс и скорректировать подход.

Типичные ошибки и как их избежать

На этапе внедрения единой среды компания столкнулась с рядом ошибок, которые можно было бы избежать. Первая из них — слишком быстрый переход. Желание ускорить процесс и перевести всех сотрудников сразу нередко приводит к дублированию данных и сбоям в доступах. Постепенное внедрение, начиная с одного отдела, позволяет выявить слабые места и избежать системных ошибок.

Вторая проблема — использование несвязанных инструментов. Первое время MYGRIBS продолжала совмещать продукты разных онлайн-офисов, прежде чем полностью перейти в единую среду. Как итог, команда теряла время на авторизацию, синхронизацию и настройку доступов. Часто пароли забываются, тратится время на поиски в старых заметках или вовсе на сброс и восстановление учётной записи. Всё упростилось, когда процессы объединились в едином контуре.
Такой подход позволил превратить переход в управляемый процесс с понятными и измеримыми результатами, избежав череды технических экспериментов.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.