У нас нет офиса. И нам это нравится! Digital-агентство на удалёнке

Пока многие компании стремятся вернуться в офис, агентство SUPPORT создаёт крутые проекты с геолокацией «весь мир». Рассказываем, как устроена работа в диджитал-агентстве, работающем полностью удалённо. В статье делимся нашим опытом, лайфхаками и секретами.

Как мы встали на путь удалёнки

Идея удалённого формата появилась в 2021 году: мы начали тестировать различные способы перехода в онлайн, усилили цифровизацию и больше общались через Zoom, чем в офисе. 2022 год подтолкнул нас к отказу от офиса. Мы решили, что хотим быть более мобильными, без привязки к определённой локации, и начали перестраивать все процессы в онлайн.

Сейчас наши сотрудники работают из Москвы, Ростова-на-Дону, Казани, Пскова, Перми и Северной Америки.

Настройка процессов

Вначале всегда страшно, интересно и непонятно. Хаос из-за того, что непривычно работать онлайн с теми же людьми, с которыми обычно работали в офлайне, изменения в процессах: исправления, коммуникации, согласования — всё это пришлось перестраивать.

Мы страдали от ненужных созвонов и микроменеджмента. Ведь когда ты находишься в офисе, у тебя больше информации о деятельности коллег, чем когда всё происходит удалённо.

Но спустя месяц адаптации всё заработало. Никто не чувствовал напряжения, работа шла по графику, каждый нашёл свой ритм и смог согласовать его с коллегами. Кроме того, мы разработали определённые регламенты, которые помогли устранить недопонимания внутри команды. Всё встало на свои места, и работать в новом формате теперь было действительно комфортно.

Удалёнка бывает разной: выбор формата

Когда агентство ещё работало офлайн, мы попробовали несколько форматов построения команд.

Первый подход: сотрудники не знакомились друг с другом, не знали состав команды, работали только в своей зоне ответственности с назначенными коллегами. Это вызвало сложности в процессах синхронизации, адаптации новых людей.

Следующий подход: мы собирали команду, которая состояла из знакомых между собой людей. Это была интересная и эффективная работа, но в краткосрочной перспективе. К сожалению, такие команды имеют свойство быстро «заканчиваться» в связи с тем, что люди часто не умеют разделять дружбу и работу.

Новый этап удалённой работы заставил нас собрать команду с нуля. Сейчас мы частично практикуем подход «незнакомые». У нас есть ядро — коллектив, который хорошо знает друг друга, зоны ответственности и обязанности. Именно это — движущая сила, работающая не только по прямым обязанностям. Вторая часть команды — ребята, которым комфортно обходиться без коммуникации — они просто выполняют свои задачи и получают за это деньги.

Такой формат используется для взаимодействия с сотрудниками, которые занимают линейные позиции: это дизайнеры, копирайтеры, монтажёры, разработчики. Важно уважать мнение тех, кто не хочет коммуницировать с командой.

Отметим, что всё это работает, когда есть качественная управленческая основа, которая грамотно коммуницирует и принимает решения.

Плюсы и минусы перехода на удалёнку

Плюсы

Снижение затрат. Количество постоянных затрат значительно снизилось. У нас нет арендной платы, оплаты коммунальных услуг, нет рисков того, что в определённый момент арендодатель попросит нас съехать, и нам придётся что-то с этим делать. Все эти риски минимизированы.

Мобильность. Сейчас у нас есть то, ради чего всё начиналось — гибкость и свобода. Это значит, что мы можем перемещаться по миру свободно, выстраивать процессы так, как всем будет удобно. Кто-то может путешествовать, кто-то может вставать не в 9 утра, а в 12, при этом эффективно работать. Нам не надо закладывать время на дорогу. Офлайн-точка тратит ценный ресурс — время: чтобы доехать в офис, в среднем требуется 30–40 минут.

Больше талантов. Объединять профессионалов со всего мира — это один из главных плюсов удалённого формата. Благодаря ему многие города или даже страны подарили нам талантливых сотрудников, которым мы действительно можем предоставлять возможность работать с клиентами и коллегами со всего мира.

Минусы

Отсутствие личного контакта. Когда вы находитесь офлайн, обсуждение вопросов и получение помощи происходит намного быстрее. В условиях удалённой работы всё это становится сложнее, и не всегда возможно мгновенно получить ответ или помощь.

Теряется чувство команды. Онлайн-формат часто тянет за собой потерю чувства общности и затрудняет создание корпоративной культуры. Когда сотрудники встречаются лично в офисе, они могут проживать определённые этапы вместе. Когда все находятся удалённо, взаимодействие происходит в более ограниченном формате, люди меньше знают друг о друге и создание синхронного взаимодействия становится более сложным, требует больше времени.

Проблемы с тайм-менеджментом. Люди на удалёнке не всегда умеют разделять работу и дом, а также грамотно настраивать личный тайм-менеджмент, перерабатывают, а затем выгорают. Когда компания работает полностью удалённо, вы не можете контролировать переработки сотрудников и неожиданные выгорания, которые потом перерастают в увольнения и влекут за собой поиск новых сотрудников.

Как устроена удалённая работа в SUPPORT

Общие созвоны. Чтобы лучше организовать рабочие процессы и коммуникацию, мы проводим общие созвоны в Zoom два раза в неделю. В понедельник — чтобы скоординироваться по задачам и планам. И в четверг — чтобы подвести итоги, обсудить что выполнено, а что нет и по каким причинам.

Эти созвоны длятся не более часа. Каждый сотрудник представляет свои недельные задачи, даёт обратную связь о проблемах или возникающих вопросах по проектам. Все задачи и идеи сразу фиксируются, а затем попадают в общий планер, чтобы в конце недели они могли быть проверены и обсуждены.

Так каждый сотрудник включён в работу агентства, все в курсе, кто, что и когда делает, может быстро ориентироваться по проектам. А ещё живое общение позволяет быстро решить проблемы, накидать новые гипотезы и вместе обсудить результаты.

Такие созвоны — это не только про рабочие задачи, но и способ поддержания командного духа. Они помогают еженедельно напомнить сотрудникам, что мы — одна большая команда, а каждый — важная её часть.

Созвоны один на один. Работая над задачей в паре, решая организационные моменты, разбирая важные вопросы, сотрудники часто созваниваются между собой. Если когда-то это было непривычно, то сейчас стало максимально естественным. Важно отметить, что это история не из серии «устроить созвон, чтобы обсудить, когда созвон», а продуктивные коллы, которые всегда имеют определённый результат.

Рабочий чат в Телеграме. Чат в стиле «очень интересно и ничего не понятно», где полный хаос и нескончаемый поток ненужной информации — не наша история. Внутренний общий чат в Телеграме мы разделили на подгруппы. Каждая со своей темой: созвоны, продакшен, сайты, задачи общие, идеи, обучение и даже мемы. Так сообщения не смешиваются, а нужную информацию можно быстро найти. Мы на берегу обсудили, что все задачи, в выполнении которых участвуют более двух человек, должны обсуждаться в чате с фиксированием результата, чтобы не пришлось искать важные документы и распутывать клубок правок.

Фиксирование всех задач. Не записано — значит не было. Чтобы не потеряться в бесконечном рабочем калейдоскопе, всё всегда вносится в общий планер, где каждый видит свои задачи и задачи коллег, с дедлайнами и описанием. Чем детальнее они прописаны, тем больше вероятность исключить недопонимание, что и когда нужно сделать.

Взаимодействие с клиентами. Общаемся с клиентами тоже удалённо. Планируем созвоны для обсуждения важных вопросов, презентации идей и обсуждения результатов. Вопросы согласования и более мелкие детали обсуждаем в формате переписки. И, что важно отметить, всегда остаёмся на связи с клиентом.

Облачное хранение. Для эффективного совместного управления проектами мы используем облачные хранилища на Яндексе и Google Дисках, где хранятся все материалы. Каждый проект организован в собственной папке, что облегчает быстрый доступ к информации.

Формирование слаженной и успешной системы работы агентства — большой и совсем не лёгкий процесс, а на удалёнке всё становится ещё сложнее. Переход к онлайн-формату всегда имеет специфику: новые инструменты и правила, регулярное общение с командой, планирование и адаптация.

Универсальной таблетки не существует. Каждое агентство проходит этот путь индивидуально. Но гораздо легче, если есть возможность оглянуться на опыт коллег, когда лучше остановиться и обойти грабли, на которые все наступают. Мы в итоге смогли выстроить удобную и, главное, эффективную систему удалённой работы агентства.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.