Удобный таск-трекер для digital-разработчика: как Kaiten помог перевести 50 человек из Worksection
Кейс Kaiten и Hawking Bros.
Из-за ухода иностранных компаний с российского рынка команда Hawking Bros осталась без инструмента для управления проектами — зарубежного таск-трекера. Компания оказалась в шаге от потери клиентов и прибыли. Простым решением стал отечественный аналог Kaiten.
Генеральный директор и основатель Hawking Bros Кирилл Сидоров рассказал, как бо́льшая часть компании всего за месяц полностью перешла с Worksection на Kaiten.
О компании Hawking Bros
Владимирская компания Hawking Bros с 2014 года занимается digital-разработкой и усилением IT-команд. В штате компании — около 70 человек. В основном это разработчики, верстальщики и программисты. Среди клиентов компании такие крупные игроки digital-рынка, как Яндекс, Сбер и Kaspersky Privacy.
До февраля 2022 года около 50 человек в компании пользовались сервисом Worksection. Когда команде потребовался ещё более гибкий и удобный инструмент для ведения проектов, сотрудников начали переводить в Jira. Но из-за дальнейших санкций и ухода иностранных компаний из России миграцию пришлось остановить. Возникла необходимость срочно найти аналогичный таск-трекер с российскими корнями.
Как пришли к Kaiten
Для компании, львиная доля которой представлена IT-подразделением, критически важно использовать систему управления проектами. С её помощью команда организует пространство, подключает разработчиков, назначает доступы и отслеживает выполнение проектов.
Более 7 лет таким инструментом для чёткого и прозрачного ведения рабочих процессов был Worksection. В целом сервис содержал в себе все необходимые функции. Однако были и недостатки. Так, платформа могла сбоить несколько часов, лишая сотрудника доступа к задачам, а уведомления о действиях над задачами порой приходили с опозданием, из-за чего работа над проектом стопорилась.
|
|
Кирилл Сидоров
Генеральный директор и основатель Hawking Bros |
|
Нам потребовался более развитый инструмент аналитики, который позволял бы сделать процесс производства прозрачным и гибким. Мы выбрали Jira. В нём нам понравилось удобное распределение по спринтам, фичам, бэклогам. Также в Jira есть Сonfluence для документации.
Когда возникла проблема с уходом иностранных сервисов, стало ясно — перейти на Jira уже не получится, нужен отечественный аналог. Несколько дней руководство Hawking Bros плотно изучало в рейтингах систем управления проектами возможные варианты. В частности, Bitrix24 и Яндекс Tracker. Например, Яндекс Tracker не хватило оперативной и отзывчивой техподдержки.
Мы предположили, что Кайтен лучше подходит для управления проектами на основе гибких методологий.
|
|
Кирилл Сидоров
Генеральный директор и основатель Hawking Bros |
|
Поскольку мы уже начали переход с Worksection на Jira, глобально вся канбан и скрам-методология не была для нас сложна. Jira — это огромный продукт с массой функций, который гигантская команда разрабатывает уже 20 лет. Worksection — более простая платформа, которая позволяет вести доски и отслеживать рабочие процессы. По сути, Kaiten оказался своеобразным переходным вариантом от Worksection к Jira. Эта платформа нас полностью устраивает и отвечает всем нашим запросам.
Оплата Kaiten
Немаловажным фактором для выбора Kaiten стала система оплаты. Отечественная платформа оплачивается в рублях. Она не привязана к курсам валют, а значит, не несёт в себе финансовых рисков.
Worksection обходился компании в 100 долларов на всех пользователей. В Kaiten оплата начисляется за каждого пользователя. Такая же система, кстати, действует и в Jira, где один аккаунт обходится примерно в 12 долларов.
В этом смысле использование отечественной платформы означало бы для Hawking Bros удорожание. Но с учётом курса доллара и отсутствия подходящих российских аналогов Kaiten стал оптимальным вариантом в плане инвестиций в многофункциональный и надёжный таск-трекер.
Преимущества Kaiten при реализации digital-проектов
Лёгкий и быстрый перенос
Основную часть сотрудников получилось перевести в Kaiten в течение месяца. Все проекты из Worksection переводили как с помощью архивов, так и вручную. На этом этапе уже проявилось одно из ключевых преимуществ Kaiten — вариативность переноса данных. Сделать это в таск-трекере можно как с помощью готовых интеграций, так и с помощью CSV-/XLS-архива любой структуры.
На данный момент на отечественный таск-трекер полностью перешёл отдел разработки — это 50 активных лицензий, почти 70% компании. В обозримом будущем количество подписок в Hawking Bros планируют увеличивать.
Удобная канбан-методология
Kaiten полностью закрыл потребности команды Hawking Bros в инструменте, который на 100% отвечает канбан-методологии. Каждый сотрудник может гибко настраивать в Kaiten систему управления задачами с помощью досок и карточек:
-
Назначать участников, заказчиков и ответственных.
-
Делать каждую карточку максимально подробной и информативной с помощью чек-листов, меток, комментариев, списков, формул, справочников и прочего.
-
Размещать в одном пространстве несколько досок, например, по нескольким сегментам проекта.
-
Назначать правила для пространства и группировать их.
-
Создавать наглядную иерархию между досками и карточками.
Для примера, как выглядит работа над кодом в Kaiten:
-
Заводим доску спринта, выставляем дедлайн, назначаем ответственных.
-
Делим доску на карточки по этапам.
-
В бэклоге описываем план и цели спринта.
-
В карточке «В работе» начинаем работу над задачей.
-
После завершения разработки переводим задачу в карточку Code Review. Ответственные за эту часть спринта проверяют и анализируют код.
-
После завершения анализа задача переходит в карточку тестировщикам, которые проверяют код на баги.
При работе над кодом с помощью отдельных досок сотрудники размечают дополнительные сегменты проекта: итерации, отчёты о совещаниях, срочные багфиксы и прочее. По факту ведение проекта получается прозрачным и наглядным. Никто не тонет в задачах, и каждый участник команды видит свою зону ответственности.
Полезные инструменты для работы
Среди наиболее полезных инструментов Kaiten команда Hawking Bros отметила отчёты и модель WIP-Limits.
Отчёты
Детализованные отчёты позволяют разработчиками отслеживать прогресс по каждому проекту. Сотрудник видит, в каком состоянии находится тот или иной этап, какие у него сроки, кто отвечает за задачу:
-
В основном меню выбираем раздел «Учёт времени».
-
В отчёте видим задачи каждого сотрудника: его роль, тип работы, название задачи, доску с зоной ответственности.
-
При необходимости отчёт можно скачать в формате Excel.
Отчёт по работе можно визуализировать в Kaiten с помощью контрольного графика времени. В нём отмечается количество задач на каждый день ведения проекта. Цветные кружки — это карточки. Наводим на кружок и получаем описание — сколько времени затрачено на ту или иную задачу. Так, график выше показывает, что почти 80% карточек выполняются за 10 дней.
Таким образом, отчёты в Kaiten позволяют лучше понимать рабочую загрузку и планировать сроки по каждой задаче.
WIP-Limits
WIP-Limits позволяет лимитировать количество задач, которые необходимо выполнять поэтапно. Такая модель помогает сосредоточиться на том, чтобы доделать каждую задачу до конца.
Например, нужно установить ограничение по количеству карточек для работы над этапом проекта. Открываем доску, выбираем нужный этап и задаём WIP-лимит — 4 карточки. Участники команды видят, что конкретно они должны сделать по данному этапу. При этом рабочий процесс не будет «раздуваться» от новых задач.
|
|
Кирилл Сидоров
Генеральный директор и основатель Hawking Bros |
|
Сейчас для нас WIP-Limits — это, скорее, опция на перспективу. Она поможет нам выявить слабые места в наших бизнес-задачах, понять с точки зрения непроизводственных процессов, какая есть ёмкость по каждому проекту. Например, сколько людей должно быть в команде продаж или сколько кандидатов может обработать HR.
Как Kaiten помогает преодолеть силу привычки
В Hawking Bros признают — процесс адаптации к Kaiten прошёл неравномерно. Кто-то освоился быстро и без особых усилий. Однако отдельным сотрудникам, которые работали с Worksection более 7 лет, переход дался чуть сложнее. В прежней системе создавался проект и в нём сегментировались общие задачи. В Kaiten же есть доступы, пространство, карточки, поэтому некоторым сотрудникам в силу привычки потребовалось время на адаптацию.
Тем не менее интуитивно понятный интерфейс, подробные мануалы и разнообразие простых функций значительно помогают в освоении нового инструмента.
|
|
Кирилл Сидоров
Генеральный директор и основатель Hawking Bros |
|
Это то же самое, как если бы человек несколько лет подряд ездил на «механике», а потом пересел на «автомат». Он ещё месяц будет нажимать педаль сцепления. Действительно, в команде есть момент привыкания, но его вполне реально преодолеть.
Кроме того, команду здо́рово выручает техподдержка Kaiten. По любым запросам служба отвечает в течение нескольких минут и даёт чёткие гарантии, когда и что будет сделано.
Например, в первые дни работы с Kaiten сотрудники попросили добавить закрытые комментарии. Руководство связалось со службой техподдержки, где им пообещали, что нововведения будут тестировать уже через 2–3 недели.
|
|
Кирилл Сидоров
Генеральный директор и основатель Hawking Bros |
|
Это очень важно — быстрая реакция даже на небольшие, но критичные для нас замечания. Так, нам было бы очень удобно работать с более подробными карточками контактов. Сейчас они представлены в сокращённом виде: имя, email, последняя активность, уровень доступа. Хотелось бы дополнительную информацию: должность, расширенные контакты. Это помогло бы тем, кто работает над проектом на удалёнке в других городах — сразу видеть все компетенции, быстро связываться с нужным человеком любым удобным способом: по телефону или в Telegram.
Таким образом, таск-трекер Kaiten — это не просто аналог зарубежных инструментов для управления проектами. Отечественная платформа закрывает недостатки привычных сервисов, например, Worksection. Рекомендации по количеству выполняемой работы, специальные отчёты, сочетание методик скрам и канбан в рамках одного сервиса — всё это в разы улучшает пользовательский опыт и упрощает визуализацию рабочих процессов.
Если ваша компания ищет срочную замену отключённым иностранным таск-трекерам, самое время попробовать Kaiten и оценить все возможности этого инструмента.
Партнёрская публикация
Хотите рассказать на Коссе о своих продуктах или услугах? Изучите наш прайс и напишите на sales@cossa.ru — поможем выбрать подходящий формат и выпустить сильный текст.