5 ловушек в работе с фрилансерами, которые съедают прибыль IT-компаний и рекламных агентств

Большинство агентств ведут документы и коммуникацию по исполнителям вручную. И в результате теряют подрядчиков, прибыль и получают штрафы.

На связи эксперт в оптимизации процессов по внештатному персоналу Анна Серафимовская, руководитель отдела сопровождения в сервисе «Самозанятые.рф». Она провела больше 100 аудитов для рекламных и IT-агентств, помогла минимизировать налоговые риски и сэкономить 30–70% бюджета, который компании тратили на операционку по внештатникам.

Анна рассказала о пяти главных ловушках, из-за которых компании теряют деньги без автоматизации.

В чём проблема ручного документооборота с внештатниками

Даже незначительные ошибки в документации становятся причиной убытков для бизнеса любого масштаба.

Анна Серафимовская Эксперт в оптимизации процессов по внештатному персоналу

«За пять лет я проанализировала деятельность более сотни агентств и обнаружила, что через автоматизацию процессов можно снизить примерно 50% операционных затрат на фрилансеров — временных и финансовых».

Как правило документооборот ведут тремя способами:

В переписках. То есть совсем вручную: договоры, акты, чеки отправляются и хранятся вразнобой. Это неудобно и исполнителям, и бухгалтерии, а у менеджера отнимает до половины рабочего времени. В случае проверки у компании возникают проблемы из-за недособранных и утерянных документов.

Через сервисы электронного документооборота (ЭДО). Это ускоряет процессы, но часть их них остаются в ручном режиме.

Через сервисы автоматизации. Платформы полного цикла берут на себя оформление, проверку статуса исполнителей, подписание и хранение документов, выплаты и формирование чеков от самозанятых.

ЭДО — вершина айсберга. Пока компания считает, что автоматизация — это только подписание документов онлайн, она теряет деньги на всём остальном: от поиска новых подрядчиков до выплат текущим исполнителям.

Ловушка 1. Потеря исполнителей

В 2024 году агентство, внедрившее автоматизированную систему работы с самозанятыми, провело анализ. Оказалось, что специалисты охотнее соглашаются на повторное сотрудничество, если в компании заказчика чётко настроены процессы. В том числе — по документообороту.

До внедрения сервиса договоры и акты подписывали вручную по электронной почте или в Телеграме. Наш клиент отметил две главные проблемы:

Исполнители подписывали договоры с задержкой. Это вызывало раздражение у обеих сторон и часто сдвигало старт проекта, прибыль падала.

База подрядчиков хранилась у менеджера. После увольнения терялись контакты и наработки. Новому менеджеру приходилось набирать базу исполнителей и выстраивать процессы с нуля.

Анна Серафимовская Эксперт в оптимизации процессов по внештатному персоналу

«У другого нашего клиента была похожая проблема. За 2023–2024 год сменилось три аккаунт-менеджера. После каждой смены теряли до 40% базы внештатников. Приходилось платить за срочный подбор и замену».

Оба агентства отметили, что единая база исполнителей с хранением истории заказов, автоформирование документов и электронная подпись снизили отток исполнителей примерно на 30%.

Ловушка 2. Переквалификация: самозанятый превращается в сотрудника

Проблема переквалификации — самая опасная ловушка. Если у самозанятого есть график работы, фиксированная ежемесячная оплата, он знает, кто его начальник, учится за счёт заказчика и пользуется другими бонусами сверх гонорара — налоговая вправе признать эти отношения трудовыми.

Из-за переквалификации агентство выплатит за исполнителя:

• все страховые взносы и НДФЛ с момента заключения договора — 43% от суммы всех выплат за все время сотрудничества;

• пени за просрочку этих платежей.

Но проблема не только в скрытых трудовых отношениях. Исполнитель может потерять статус самозанятого: в этом случае агентство должно заплатить за него все налоги и взносы, как за физлицо.

Анна Серафимовская Эксперт в оптимизации процессов по внештатному персоналу

«В октябре 2024 года агентство выплатило 120 тысяч рублей блогеру. Оказалось, что он лишился статуса самозанятого, сам того не зная. Итог — бизнесу доначислили 54 000 рублей налогов и страховых взносов. После этого случая они обратились к нам за автоматизацией и снижением рисков переквалификации».

В вопросах, связанных с налоговыми рисками, сервис для автоматизации — не только про удобство. Система автоматом сверяет статус самозанятого по базе ФНС, фиксирует детали сотрудничества и выдаёт шаблоны безопасных договоров. Часто юристы сервиса консультируют своих клиентов и дают прикладные рекомендации по процессам и снижению рисков.

Если у агентства больше 10 исполнителей, особенно самозанятых, автоматизация процессов в рамках закона — не формальность, а необходимость.

Ловушка 3. Рост операционной нагрузки и затрат на неё

При ручном документообороте менеджеры самостоятельно заполняют договоры, отправляют и принимают документы внештатников, сверяют реквизиты, прессуют бухгалтерию всё быстрее перепроверять и согласовать. Потом то же самое происходит с актами. А после нужно собрать чеки и проследить, чтобы их не аннулировали.

Всё это — потерянные часы и дни рабочего времени менеджеров и бухгалтеров:

• минимум 40 минут в месяц — менеджер тратит на подписание договоров и актов по каждому исполнителю;

• примерно 5 часов в месяц на 10 фрилансеров — тратят бухгалтер и менеджер на сбор и сведение чеков.

На печать, курьерскую доставку, ручное подписание документов, организацию хранения бумажных экземпляров требуется отдельный бюджет.

Анна Серафимовская Эксперт в оптимизации процессов по внештатному персоналу

«В агентствах, где внедрили автоматизацию через „Самозанятые.рф“, экономия составила примерно 300 тысяч рублей в год только за счёт оптимизации процессов менеджеров и бухгалтерии. Автоматизация высвободила у разных компаний до 40% рабочего времени и снизила операционные издержки».

Ловушка 4. Человеческий фактор

Документы теряют, в реквизитах допускают ошибки, чеки собирают не все, а статус исполнителя и его лимиты по выплатам вообще никто не контролирует. Всё это приводит к затратам для компании.

• Самозанятый превысил лимит по доходу 2,4 миллиона в год — компании придётся уплатить за него налоги и взносы как за физлицо без статуса.

• Из-за ошибки в реквизитах не проходит платёж — сам исполнитель начинает нервничать, лояльность к заказчику снижается.

• Во время налоговой проверки не нашли документы по исполнителю — компания рискует получить крупный штраф.

Сервис по автоматизации проверит реквизиты, лимиты и статусы исполнителя. В случае неполадок — приостановит выплаты и уведомит компанию. Если всё в порядке, сформирует акты и чеки. Все оригиналы документов будут храниться в личном кабинете.

Ловушка 5. Ограничения в масштабировании

Со временем в агентствах начинают расти продажи, приходят крупные проекты. Тогда менеджеры упираются в физический максимум: примерно 10–15 фрилансеров на ручном управлении. Каждый новый исполнитель повышает нагрузку и увеличивает хаос в документах.

Можно увеличивать бэк-офис, хранить папки с документами по каждому исполнителю, а в случае налоговой проверки — судорожно искать договоры с актами по архивам и надеяться, что всё есть в наличии. Хотя нет, нельзя.

Без внедрения централизованной системы по сбору и хранению документов агентствам, которые работают с внештатниками, просто невозможно расти. Особенно в рамках правового поля.

Анна Серафимовская Эксперт в оптимизации процессов по внештатному персоналу

«Наш клиент, диджитал-агентство, примерно за год увеличил пул фрилансеров с 18 до 120. Штат менеджеров и бухгалтеров при этом остался прежним. Они смогли брать больше заказов, при этом документооборотом по 60 внештатникам занимается один человек — раньше со скрипом справлялся с 20».

Как не попасть в ловушки: пошаговое внедрение автоматизации

Если кажется, что автоматизация избыточна, посчитайте реальную стоимость своих ручных процессов. Наверняка окажется, что автоматизация окупится за пару месяцев.

Проанализируйте свои процессы. Перечислите узкие места: где вы теряете документы? Кто отвечает за сбор и хранение? Сколько времени уходит на оформление и онбординг новых исполнителей, подписание актов и сбор чеков?

Определите главные источники потерь. Подсчитайте, сколько реально стоит управление внештатниками. Учтите всё: от зарплат до стоимости почтовой пересылки и затраченного времени.

Проанализируйте налоговые риски. Посмотрите, не указываете ли вы в договорах слова из трудовой терминологии: «зарплата», «работа», должности исполнителей. Проверьте, нет ли у самозанятых графиков. Все ли выплаты привязаны к оказанным услугам — не платите ли вы за процессы?. Ведёт ли кто-то проверку статусов исполнителей и их лимитов на всём протяжении сотрудничества. ФНС строго следит за соблюдением этих правил.

Проверьте чеки. Все ли есть в наличии, не аннулируют ли исполнители их после выплаты, чтобы не платить налоги. Что исполнители пишут в своих чеках — не используют ли они трудовую терминологию.

Если вы понимаете, что для роста бизнеса и снижения рисков ФНС необходима автоматизация документооборота по внештатникам — попробуйте сервис «Самозанятые.рф».

• Вы получите шаблоны безрисковых документов с исполнителями и онлайн-подписание за пару минут.

• Проверку исполнителей по базам ФНС, автоформирование чеков и актов.

• Данные всех исполнителей вместе с документами будут храниться в одном месте — и для вашей работы, и в случае любых проверок.

Внедрение сервиса «Самозанятые.рф» экономит до 70% затрат на операционные издержки по внештатникам, высвобождает примерно 40% времени менеджеров, минимизирует риски ФНС и дает возможность расти. Оставьте заявку — менеджер проконсультирует и подберет решение для вашего бизнеса.