Kind regards: Деловая переписка на английском языке
Даже если вы неплохо знаете английский, вам может быть непросто писать деловые письма, ведь у них особая структура, тон и лексика. В книге «Kind regards: Деловая переписка на английском языке» собраны рекомендации, методы и приемы, которые научат писать грамотные письма на английском языке.
Краткость
Поскольку электронное и бумажное письма доносят информацию по-разному, писать их тоже нужно по-разному. Меняется все: компоновка текста, построение фраз и даже лексика. В деловом электронном письме неуместны длинные тяжеловесные абзацы — лучше разбить текст на фрагменты поменьше. Выражения и обороты, привычные в бумажной корреспонденции, в email выглядят странно. К примеру, вместо слов yours very truly лучше написать просто regards. Умение эффективно донести информацию в деловой переписке гораздо важнее красивого слога и соблюдения социальных условностей.
IT-конференция МТС True Tech Day 17 мая
Что будет:
- 5 тематических треков: Main, Development, AI/ML, Cloud, Science;
- 50 спикеров с докладами про архитектуру, облачные платформы, NLP4Code, вероятностное программирование, безопасность контейнеров и другое;
- 10 часов нетворкинга;
- Цифровые зоны и digital-интеграции;
- А ещё вечеринка со звездой.
Реклама. ПАО «МТС». ИНН 7740000076. ОГРН 1027700149124
Структура
Помогите получателю побыстрее увидеть главное. Расположите текст так, чтобы человек сразу нашел то, что его интересует. Простая структура помогает быстро ориентироваться в тексте.
Беглый просмотр
При беглом просмотре адресат останавливается на отдельных фрагментах текста. Одни фразы он прочитывает внимательно, другие пропускает. В таком режиме чтения человек ищет конкретную информацию, игнорируя остальной текст.
К примеру, получив от турагента email с описанием маршрута, вы пробегаете его глазами в поисках цены авиабилетов. Умение сделать письмо удобным для просмотра — весьма востребованный навык.
Рассмотрим один из самых расхожих вариантов письма:
Не бойтесь местоимения I
Многие авторы избегают местоимения I. Их приучили к этому еще в школе, и с тех пор они стараются использовать его как можно реже. Употреблять I в деловой переписке — стандартная практика. Здесь это слово вполне уместно. Фраза становится более выразительной и энергичной. Сравните: I am processing the orders и The orders are currently being processed.
В бизнесе важно обозначить свою зону ответственности. Это позволит застолбить авторство ваших достижений. Если вы говорите: I am processing the orders, — эта работа — ваша заслуга. Если The orders are currently being processed, — вы тут ни при чем.
Если есть I, который пишет письмо, значит, существует you, который его читает. Эти местоимения неразрывны. Слово I напоминает адресату, что вы коллеги, а значит, работаете на общее дело.
Порой авторы-билингвы или те, кто вырос за пределами США, избегают слова I, чтобы не показаться заносчивыми и самовлюбленными. Но эти опасения напрасны. Для носителя английского языка внимание к личности означает, что людям следует воздавать должное. Если вы занимаетесь конкретным проектом, скажите: I am working on…
Честный рассказ о своих заслугах лучше ложной скромности. Не стоит приуменьшать свои достижения, надеясь, что кто-то другой даст им справедливую оценку. Как правило, так не бывает.
Берегите свое время
Лучше потратить пять минут на редактирование, чем подолгу исправлять недоразумения из-за неряшливых формулировок или опрометчивых высказываний. Непродуманное письмо часто требует долгого обмена сообщениями, чтобы прояснить и исправить то, что следовало дать понять с первого раза.
Источник картинки на тизере: Depositphotos
