Что важно знать об электронном документообороте: правовые нюансы, и какие «бумажки» останутся

Про электронный документооборот, цифровую подпись и диджитализацию бизнес-процессов вообще говорят довольно давно. Компании продолжают переходить на работу с ЭДО (электронным документооборотом). Но несмотря на это мало кто действительно знает и понимает все тонкости электронного документооборота, причём не с технической стороны, а с правовой.

В этой статье мы расскажем о правовой стороне ЭДО и о том, какие бумажные документы всё-таки должны сохраниться в делопроизводстве независимо от диджитал-процессов.

О правовой стороне ЭДО

Для начала поговорим о правовых нюансах, которые могут вас ожидать при работе с электронным документооборотом.

МегаФон ПроБизнес

Получите Кешбэк 100% за запуск рекламы с МегаФон Таргетом!

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585

В ГОСТе Р 6.30-2003 прописаны рекомендации по оформлению документов, составу реквизитов, расположению подписи и прочему. Хотя по закону ГОСТ не обязателен, а используется больше как образец, всё-таки на него стоит ориентироваться. Особенно тем компаниям, которые работают с госструктурами, участвуют в госзакупках и тендерах. Остальные организации вправе устанавливать свои локальные регламенты.

Разработанный в 2003 году ГОСТ явно не справлялся с быстро меняющимися технологиями и потребовал переработки. В результате появился новый ГОСТ 7.0.97-2016, который вступит в силу 1 июля 2018 года. Первоначально планировали ввести его ещё летом 2017, но отложили процедуру на год.

В новом ГОСТе усовершенствованы правила оформления документов не только на бумажных, но и на электронных носителях.

И всё бы хорошо, но стандартизация дело такое — всегда найдутся недостатки. На практике становится очевидно, что правовая база ЭДО проработана недостаточно глубоко.

Проблемы в стандартизации ЭДО на данный момент

Проблемы возникают тогда, когда законами не регламентирован обмен электронными документами между юридическими лицами и/или госорганами.

Сейчас в действующих Федеральных законах об информации и её защите, об электронной подписи — недостаточно ясно прописано, что же делать с электронными документами (ЭД) и можно ли их использовать в суде.

Некоторые положения в новом ГОСТе вызывают ряд вопросов, как и в принципе вся правовая база документооборота. Вот лишь несколько спорных положений:

• в п. 5.23 говорится о необходимости проставлять отметку об электронной подписи на бумажном аналоге ЭД. При этом правовой статус документов с отметкой пока что не сложился в России;
• не указано, должна ли быть электронно-цифровая подпись (ЭЦП) квалифицированной;
• не прописано, нужно ли указывать ограничения на использование сертификата (если они есть);
• нет ничего про дату и время создания подписи. Так получается, что отметка об ЭЦП становится не больше, чем просто штампом;
• обошли стороной вопрос регистрации входящих ЭД, хотя такое предложение вносилось на рассмотрение;
• неясно с электронным бухгалтерским учётом. Законы не уточняют, какой вид ЭЦП следует применять;
• нет единого федерального регулирования по системам ЭДО. Это приводит к тому, что системы электронного документооборота часто несовместимы между собой. Это осложняет процесс ведения ЭДО.

По факту новые стандарты и законы всё так же применимы больше к бумажным документам, нежели к электронным. Вопрос стандартизации ЭД по-прежнему открыт.

Сейчас в России существует достаточно большой пробел в законодательной базе ЭДО. Главная проблема в том, что уполномоченные структуры не спешат делать различия между бумажным и электронным делопроизводством, хотя и понимают необходимость введения стандартов для электронного документооборота.

Электронный документ рассматривается больше как дубликат бумажного аналога. Это приводит к тому, что не все документы можно перевести в электронный вид, не потеряв их юридической значимости.

Блокчейн и ЭДО

С появлением технологии блокчейна некоторые эксперты в области ЭДО заговорили о возможном его использовании. Суть блокчейна заключается в прозрачности и безопасности любых транзакций. Теоретически это применимо и к документообороту. Но пока что это только рассуждения и не более. Какой блокчейн, если даже «классический» электронный документооборот не имеет под собой продуманной правовой базы?

Юридически значимый ЭД, и что можно перевести в электронный вид уже сейчас

Любой документ, участвующий в процессе внешнего делопроизводства, должен быть юридически значимым, то есть подтверждать факт проведения деловой деятельности. Юридически значимые электронные документы содержат ЭЦП — квалифицированную, усиленную или простую, но с дополнительным соглашением к основному документу.

Приведём список ЭД, которые принимаются ФСН и являются юридически значимыми.

Что касается судебных инстанций, то сейчас арбитражные и суды общей юрисдикции принимают во внимание электронные документы, но только те, которые официально закреплены в кодексах РФ и заполнены по форме, размещённой на официальном сайте суда. Это делает использование электронных документов и переход на ЭДО ещё более запутанным.

Недалёкое будущее бумажных документов — какие из них станут электронными?

Вероятность того, что некоторые бумаги кадрового учёта в ближайшие годы перейдут на электронный вид, очень велика.

Ещё в апреле 2017 года правительство высказывалось о возможности перевода бумажных трудовых книжек в электронный вид. Это логично, учитывая ст. 312.2 ТК РФ, где говорится о дистанционной работе.Такой поворот дела представляется наиболее закономерным в правовом поле развития ЭДО. Пока что планируется перевод бумажных трудовых книжек на цифровые носители в 2020 году.

Что касается трудовых договоров, которые уже могут быть электронными, то в недалеком будущем стоит ожидать полного отказа от бумажных копий. Сейчас трудовой договор ещё существует в двух вариантах — бумажном и электронном (как дубликат бумажной версии).

Будущий перевод бумажных документов касается в основном кадрового делопроизводства. Но тут тоже есть свои сложности — каждый сотрудник должен владеть электронной подписью. Но пока что у большинства людей её нет, и это затягивает процесс перехода.

Как построить документооборот компании с удалёнными сотрудниками

Кадровый документооборот и его цифровизация в первую очередь касается компаний с удалёнными сотрудниками.

Что нужно знать, чтобы грамотно закрепить трудовые отношения в таких случаях:

• ст. 312.2 ТК РФ даёт вполне конкретные указания, как и по какому принципу строится дистанционная работа. Обязательно к прочтению всем, кто работает с удалёнными сотрудниками;
• работать можно по электронному договору, но бумажная копия с печатями и подписями тоже нужна. И должна быть отправлена почтой по первому требованию со стороны заказчика или исполнителя;
• заявления о приёме/увольнении также могут быть в электронном виде, но с бумажными аналогами, заверенными подписями и печатями;
• трудовая книжка может находиться на руках у удалённого сотрудника.

В общем, для дистанционной работы сохраняются, по сути, те же правила, что и для традиционной офисной работы. Бумажные версии договоров должны всё так же храниться в отделе кадров компании.

Сколько надо хранить

Бумажные варианты документов, в зависимости от их важности, могут храниться до 10 лет, свыше 10 и бессрочно.

Сроки для хранения кадровых документов прописаны в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ в 1 части ст. 17. Некоторые могут храниться бессрочно, если имеют историческую ценность.

Для ЭД сроки хранения установлены такие же, как и для их бумажных аналогов. Плюс важно сохранить не только сами документы, но и технические средства (программы, компьютеры, жёсткий диск и прочее), на которых они воспроизводятся.

Бумажные документы и их электронные аналоги имеют одинаковые сроки хранения.

Трудности для компаний с ЭДО возникают тогда, когда документы должны храниться довольно долго или совсем без срока. Со временем технические средства устаревают, их заменяют новыми. Старые файлы перестают отображаться на новых устройствах. Это приводит к проблеме адекватного воспроизведения ЭД через несколько десятков лет, которая пока не получила практического решения. Строятся лишь теории.

Что касается хранения бумажных вариантов — это столетиями проверенный способ. При определённой температуре и особых условиях бумага может храниться практически вечно. Поэтому важные документы гораздо выигрышнее выглядят на бумаге, чем на электронных носителях. Бумажные документы не зависят от технического обеспечения и точно могут быть воспроизведены спустя десятки лет.

Уцелевшие «бумажки»

Трудно представить, что даже в далеком будущем важные для деловой и государственной деятельности документы будут существовать исключительно в электронном виде. Тут встаёт вопрос о безопасности и сохранности данных. Хотя технологии защиты информации постоянно совершенствуются, на них со временем всегда находится противодействие. К тому же недоверие многих людей к хранению информации исключительно на электронных носителях до сих пор процветает в обществе.

Напрашивается очевидный вывод — часть документов останется на бумаге, часть всё-таки переведут в электронный формат, о чём мы говорили выше. Так какие документы должны быть представлены исключительно на бумаге?

Что останется на бумаге

Речь идёт в первую очередь о документах, которые представляют государственную и историческую важность:

• переводной и простой вексель. Это единственный документ, который указан в законе, как юридически значимый лишь на бумаге (ст. 4 Федерального закона от 11.03.1997 № 48-ФЗ);
• нормативные акты на специальных бумажных бланках. Бланки оснащены государственным гербом или эмблемой, потому имеют вес лишь в бумажном варианте. Эти бланки используются в основном органами исполнительной власти.

Существование таких документов связано с безопасностью и невозможностью на данный момент гарантировать полную независимость от каких-либо внешних факторов.

Пока не придуман способ, как перейти на полностью «безбумажную» работу, мы можем рассчитывать лишь на смешанный документооборот

ЭДО в России только начинает свой путь, и потребуется немало времени, чтобы прийти к правовому регулированию электронного документооборота. К тому же, важные документы всё равно будут значимыми лишь на бумаге. И пока не придуман способ, как перейти на полностью «безбумажную» работу, мы можем рассчитывать лишь на смешанный документооборот.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.