Digital-инструменты для управления бизнес-процессами
на главную спецпроекта
Как провести встречу по видеосвязи и не испортить отношения с коллегами

В 2020-м и на веки вечные.

Каждый давно живёт маленькую онлайн-жизнь — в сети работают, встречаются с друзьями, отдыхают, учатся. Однако этикет цифрового общения только начинает формироваться. Особенно много подводных камней возникает во время видеозвонков и групповых конференций. Одни сильно снижают качество встречи, а некоторые раздражают, разочаровывают и портят отношения.

В статье расскажем, как обойти или предотвратить ошибки. А в конце поделимся чеклистом, который поможет подготовиться к будущим созвонам.

Советами делятся команда коммуникационного агентства и образовательной компании esprezo. 40+ человек, которые каждый день очно и удалённо создают коммуникации в любых форматах: от небольших презентаций и крупных конференций до разработки бренда работодателя и системы онбординга. И команда Манго Телеком — лидеры на рынке корпоративных облачных коммуникаций, которые позволяют бизнесу общаться с клиентами и сотрудниками на любом расстоянии и с любых устройств.

Опасности онлайн-формата

Если к личным встречам мы готовимся внимательно, то онлайн-формат расслабляет, и в этом его главная ловушка.

Очная встреча Созвон
Уточняем адрес. Где сел, там и встреча.
Тратим время на дорогу. Приходим из соседней комнаты в последнюю минуту.
Готовим материалы для показа и ноутбук, заказываем пропуск. Всё нормально.
Проверяем внешний вид. Всё нормально 2.0.

На деле же изменился только формат, но суть встречи — нет. Вам так же предстоит общаться с руководителем, коллегами, клиентами и партнёрами, чтобы согласовать проект, утвердить бюджет или совершить сделку.

На кону всё ещё многое, а значит, и расслабляться не стоит. Вы ведь не поедете на важную встречу в пижаме? Вот и к видеовстрече нужно готовиться.

Как настроиться на встречу и подготовить пространство

Сформулируйте цель

«Корабль без курса невозможно сбить с пути» — плохой девиз для онлайн-встреч. Если не подготовить повестку, обсуждение пройдёт впустую или затянется. Структурируйте встречу: сформулируйте миссию, план разговора и желаемый результат от обсуждения.

Отличный инструмент, чтобы настроиться — карточка переговоров по Джиму Кемпу, но можно составить свой список вопросов. Предупредите участников встречи заранее, если им тоже нужно подготовиться к встрече: собрать материалы, подумать над идеями, погрузиться в повестку. Если видеосервис поддерживает обмен файлами, можно организовать группу и выложить материалы заранее.

Позаботьтесь о собеседниках

Попробуйте запланировать встречу на 10 человек и заранее не отправить на неё приглашение. За 5 минут до начала вас завалят вопросами «Куда подключаться?», а первые минуты звонка будете ждать опоздавших. Чтобы такого не произошло:

  • Запланируйте видеоконференцию. Корпоративные видеосервисы интегрируются с адресной книгой и календарём сотрудников. Отправьте приглашение в календарь собеседникам вместе со ссылкой на созвон, чтобы не писать всем по отдельности.

  • Изучите программу заранее, чтобы знать, как показать экран, открыть чат и сделать запись разговора. Проверьте, нужно ли регистрироваться и объясните коллегам, как подключиться к звонку. Если делать это в последний момент, можно сильно опоздать или даже сорвать встречу.

  • Подготовьте материалы для показа, уберите лишнее с рабочего стола, заглушите уведомления на телефоне и компьютере.

  • Сообщите участникам в начале разговора о лимите времени на встречу и договоритесь о действиях, если разговор прервётся.

Найдите тихое место

Чем тише вокруг, тем лучше слышите вы и тем лучше понимают ваши слова. Всегда пользуйтесь наушниками и просите об этом собеседников, иначе будете слышать собственный голос в чьих-то колонках. На беспроводных наушниках заранее проверяйте заряд, они всегда садятся не вовремя. Длительные встречи лучше проводить с помощью проводных. Для сотрудников, которые проводят много времени в переговорах с клиентами по видео и телефонной связи, лучше приобрести профессиональные гарнитуры — это снизит утомляемость и улучшит чистоту звука.

Даже некритичные ошибки и дискомфорт во время звонка вызывают негативные эмоции и ощущение неорганизованности. Это может повлиять на результат встречи и решение, которое примет ваш собеседник.

Подберите спокойный фон

Желательно, чтобы позади вас была однотонная стена и минимум деталей. Тогда никто не будет отвлекаться и разглядывает лишнее. Можно использовать виртуальный фон сервисов для видеовстреч. Подберите такой свет, чтобы лицо выглядело естественно — не терялось в полутьме и не было засвечено.

Рубрика «злой рок»

Во время созвона случается всякое: курьер принёс заказ, ребёнок хочет играть, собака распевается, кот требует еды. Обычно всё это — стихия, но и к торнадо лучше готовиться.

Предусмотрите случайности: уйдите туда, где хуже слышно соседскую дрель, встретьте курьера заранее, займите детей и котов. Закройте дверь.

Если стихия вас всё же настигла, извинитесь и ненадолго выключите микрофон с камерой. Не разбирайтесь с проблемой «в прямом эфире».

Оденьтесь целиком

Привычка созваниваться в домашнем виде (рабочий верх и в лучшем случае «пижамный» низ) — бомба замедленного действия. 10 созвонов пройдут отлично, а на 11-й вы забудете о своём «секрете». Встанете с включённой камерой или потянетесь за блокнотом и покажете собеседникам лишнее. Вряд ли это удачный сценарий для деловой беседы.

Что поможет во время встречи

Синхронизируйтесь с участниками

Убедитесь, что вы с коллегами одинаково понимаете цель созвона. Договоритесь заранее, кто ведёт встречу, резюмирует промежуточные итоги, проговаривает дальнейшие шаги и фиксирует договорённости. Если используете запись разговоров, не забудьте получить согласие участников.

Будьте внимательны к собеседникам

Это универсальное правило для всех встреч, но в онлайн-формате есть тонкости.

Проблема Решение
На созвоне несколько новых людей, которых никто не представил. Не оставляйте гостей инкогнито, они могут повлиять на результат встречи. Представьте себя и коллег и познакомьтесь с новыми людьми.
Хотите обратиться к участнику, но забыли его имя, а показать намерение жестом или взглядом на онлайн-встрече не выходит. Единственный способ обратиться к кому-то напрямую во время созвона — по имени. Когда все знакомятся, записывайте имена тех, кто не подписан в сервисе или подписан как «user1987». Можно попросить собеседников переименовать себя.
Кто-то постоянно молчит или отвлекается на посторонние дела. Уточните, что человек думает по каким-либо вопросам, чтобы вернуть его в разговор. И не отмалчивайтесь на встречах сами.
Вы говорили десять минут кряду, но выяснилось, что кто-то упустил половину речи из-за помех. Избегайте монологов дольше двух-трёх минут. Уточняйте, всё ли ясно, чтобы не пришлось пересказывать заново.
У кого-то зависает картинка или звук. Предложите выключить камеру:
это может помочь, если дело в слабом интернет-соединении.

Устанавливать контакт с людьми на онлайн-встрече в разы проще, когда видны эмоции и реакции. Заранее предложите собеседникам провести созвон с видео. Если у всех включена камера, а вы свою отключили, коротко объясните причину — неважно, дело в самочувствии или плохой связи.

Наблюдение из практики: если смотреть в объектив камеры, а не только на изображения собеседников, создаётся ощущение прямого зрительного контакта, которого так не хватает в онлайн-формате.

Мы не советуем подключаться к встрече в пути, во время еды или без видео, но многое зависит от контекста — с кем и по каким вопросам созваниваетесь. Если хотите отклониться от привычного офисного формата — заранее уточните, всем ли это удобно. Есть люди, которые только рады созвониться за завтраком или в парке, а для кого-то это будет признаком неуважения.

Если трансляция видео или демонстрация экрана не требуется, можно заменить видеозвонок на аудиоконференцию — виртуальную переговорную. Вы заранее создаёте комнату конференции на нужное количество человек и ей присваивается короткий номер. В указанное время участникам достаточно позвонить по нему, чтобы подключиться к конференции.

Берегите уши и нервы людей

Даже микродвижения рядом с микрофоном — подвинули стакан, стукнули пальцами, поправили одежду или волосы, задели провод, щёлкнули мышью — бьют по ушам собеседников. Проблемы со звуком не только физически неприятны, но и мешают уловить смысл сказанного, а потому раздражают сильнее всего.

Запомните правило: микрофон выключен у всех, кроме одного или двух спикеров, которые взяли слово.

Если кто-то шумит, шуршит, фонит, пищит — скажите ему об этом. Скорее всего, человек не догадывается, что стал источником помех: так вы поможете исправить проблему в моменте и не копить раздражение на долгой дистанции.

Итого: готовьтесь заранее, заботьтесь о собеседниках, помните о цели


Видеовстреча — то же самое, что и общение в реальности. Действуют такие же правила: всё предусмотреть, быть вовремя, уважать собеседника, не отмалчиваться и не шуметь. Будьте вежливы и фокусируйтесь на результате. И тогда по поводу встреч можно не волноваться.

Чтобы без сбоев, безопасно и с любых устройств общаться с коллегами и партнёрами — выберите удобный инструмент для корпоративного общения. Манго Телеком разработали такое решение для аудио- и видеовстреч.

Чтобы проверить свою готовность, скачивайте памятку по проведению онлайн-встреч.

Памятка по проведению онлайн-встреч

Больше полезных советов о презентациях, выступлениях, сторителлинге и эмоциональном интеллекте читайте в бесплатной образовательной рассылке esprezo.