Лучшие практики: управление финансами — крепкий фундамент для светлого будущего

Этой статьей мы начинаем колонку образовательного проекта РИК про управлению студией. Мы будем писать про лучшие практики и типовые ошибки в управлении интернет-агентством, а также будем давать методические указания по конкретным ситуациям.

Наша команда долго выбирала, с чего лучше начать: продажи, процесс постановки задач, набор персонала? В итоге решили, что начать стоит с самого важного — с управления финансами.

3 из 5 топовых причин развала малого бизнеса относятся к управлению финансами.

Начиная с кризисного 2009-го года и по сей день в крупные агентства на собеседования толпами приходят бывшие генеральные директора маленьких студий. К одному из кураторов курса «Управление проектами» как-то раз даже пришел человек с опытом создания и развала студии из 50 сотрудников за один год. Что же остановило бизнес всех этих товарищей? С высокой вероятностью — неграмотное управление финансами.

МегаФон ПроБизнес

Получите Кешбэк 100% за запуск рекламы с МегаФон Таргетом!

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585

Среди Топ-5 причин развала малого бизнеса по версии New York Times три относятся к управлению финансами. Рассмотрим подробнее сами причины и способы борьбы с ними.

Неконтролируемый рост

Зачастую начинающие бизнесмены стремятся к постоянному безоглядному росту, что в большинстве случаев приводит к провалу.

Во-первых, наращивать какое-либо бизнес-направление надо только в том случае, если оно приносит прибыль на малых объемах. Если же оно убыточно — растить его просто опасно.

Во-вторых, быстрый рост требует регулярной перестройки бизнес-процессов, что требует управленческих и финансовых ресурсов, а также времени на внедрение новых процессов и проверку обновленного бизнеса на наличие прибыли.

Что делать?

Для предотвращения риска неконтролируемого роста достаточно заниматься финансовым планированием. Из практики хватает двух уровней планирования: на год и на квартал.

План на следующий год составляется в декабре предыдущего, а затем корректируется по итогам кварталов. Квартальный план составляется за 1-2 недели до начала квартала и корректировать его крайне нежелательно. Достигать квартальных результатов надо в режиме «кровь из носа» и не давать себе в этом никаких поблажек. Если вы хотя бы 2 квартала подряд не можете выполнить план по прибыли — это очень тревожный звонок — вам нужна серьезная перестройка.

В планах обязательно должна рассчитываться рентабельность бизнеса. Для сферы услуг нормальная рентабельность после уплаты налогов составляет порядка 20-30%. Самое главное при составлении планов — избежать лишнего оптимизма, особенно в расходных статьях.

• Проверьте, все ли расходы вы учли. Чаще всего забывают про расходы на: рекламу, закупку оборудования для новых сотрудников, ежегодное увеличение цен и зарплат, риски на непредвиденные расходы (~10% от объема расходов).
• Сравните предыдущий план с фактической ситуацией и посмотрите, насколько вы промахнулись с расходами. Заложите эту дельту в план на следующий период. Лучше неожиданно получить лишнюю прибыль, чем оказаться в минусе.

Исходя из нашего опыта, даже квартальным планированием занимаются совсем немногие студии. Начните эту практику, и это позволит вам стать лучше большинства конкурентов.

Плохо настроенный учет

Учет — одно из самых больных мест веб-студий. Попробуйте ответить хотя бы на один из вопросов ниже:

• Какова рентабельность вашей компании за прошлый месяц?
• Квартал?
• Год?
• Какие услуги наиболее рентабельны?
• Какие клиенты тянут вниз и не приносят прибыли?

Если вы не можете ответить хотя бы на один из этих ключевых вопросов — ваш бизнес под угрозой разорения.

Что делать? Ответ очевиден — настроить учет и вести его, как бы вас ни удручала эта рутинная деятельность. Если вам совсем лень копаться с цифрами — найдите хорошего финансового директора, который любит это делать. Не жалейте на него денег: отсутствие учета будет стоить вам всего бизнеса.

Найдите хорошего финансового директора, который любит вести учет.

Какую систему учета выбрать? Это тема для отдельного цикла статей, но для старта можно дать базовые советы.

Если у вас меньше 100 сотрудников, вам хватит Excel. Он быстро устанавливается, быстро дорабатывается, мало стоит и имеет множество инструментов для сбора и фильтрации данных. Из минусов: практически невозможно настроить удобное распределение прав, тормозит на среднем количестве данных.

Для компаний размером от 100 до 1 000 сотрудников Экселя уже не хватит, и мы рекомендуем 1С. Она относительно мало стоит и широко распространена — у вас на выбор будет много подрядчиков с развитой службой поддержки. Минусы: тормозит на большом количестве данных, многое придется писать с нуля.

Крупным компаниям с более 1 000 сотрудников придется задуматься о приобретении взрослой ERP-системы вроде SAP, ERP или Oracle. Они работают быстро, имеют множество встроенных бизнес-процессов, которые настраиваются мышкой. Процессы обкатаны на сотнях ведущих предприятий по всему миру — фактически можно еще и поучиться на богатом опыте. Минусы: системы тяжело кастомизировать, иногда приходится адаптировать бизнес под ERP, когда этого не очень хотелось. Особенно высокий риск — редкие дорогие разработчики и консультанты.

Отсутствие финансовой подушки

Сколько процентов от среднемесячных расходов у вас отложено на отдельный счет? Если меньше 130% — надо еще немного поднажать, если меньше 100% — вы подвергаете компанию огромному риску кассового разрыва и последующего развала.

Крупные корпоративные клиенты запросто могут тянуть с платежами месяц-полтора: пока счет дождется своей очереди, пока нужные люди выйдут из отпусков и примут счет к оплате. Тем временем, штатные сотрудники и арендодатели просят денег каждый месяц в одно и то же время.

Оставляйте на текущем счету 130% от объема расходов в месяц, остальное складывайте на отдельный счет.

Опять же, малый бизнес всегда хочет расти, поэтому размер подушки должен быть порядка 130% от среднемесячных расходов, чтобы, в крайнем случае, денег хватило и на рост. Кроме того, надо учитывать «сезонность», которая в нашем бизнесе тоже играет роль: мертвые январь и август, полусонные февраль и сентябрь выкосили не одну студию.

Подход к созданию финансовой подушки прост: оставляйте на текущем счету только 130% от объема расходов за прошлый месяц, а все остальное складывайте на отдельный счет, с которого вам трудно будет снять все деньги (придется идти в банк, расторгать депозитный договор или что-нибудь в этом роде). Во-первых, ограничение денег на текущем счете позволит ограничить ваши расходные аппетиты, во-вторых, в крайнем случае можно будет разбить свинью-копилку и спасти компанию.

Надеемся, что наша статья достаточно сконцентрировала вас на приведении бизнеса в порядок. Желаем развития и финансовых успехов!