Яндекс Мессенджер для работы и личного общения

Для личного общения нужен только Яндекс ID — учётная запись Яндекса. В личной версии можно читать каналы и общаться в существующих чатах, но найти нового собеседника по номеру телефона не получится.

Для общения внутри компании нужна подписка «Яндекс 360 для бизнеса». С ней сотрудники получают отдельное пространство для рабочих чатов и общий список контактов. Коллеги могут находить друг друга через внутренний поиск, а компания — управлять доступом сотрудников. Это помогает отделить внутренние обсуждения от общения с людьми вне компании.

Мессенджер позволяет собрать переписку, файлы и договорённости в одном месте, чтобы не искать их по разным приложениям. В статье разберём, как настроить сервис и организовать общение так, чтобы в чатах было легко найти нужную информацию.

Перейти в PromoPult

Как работает Яндекс Мессенджер

Яндекс Мессенджер входит в Яндекс 360 и работает в браузере, а также в приложениях для компьютера и смартфона. В сервисе есть два пространства — личное и корпоративное. От выбранного пространства зависит набор функций.

В личном пространстве можно пользоваться сервисом без бизнес-подписки: читать каналы, общаться в существующих чатах, звонить и отправлять файлы. Но контакты с телефона не переносятся, а найти нового собеседника по номеру телефона или имени пользователя нельзя. Чтобы начать с ним переписку, понадобится приглашение.

Для компании нужно подключить «Яндекс 360 для бизнеса». Тогда у команды появится отдельное рабочее пространство. Администратор добавляет в него сотрудников и определяет, к чему у них будет доступ. Коллегам доступны общий список контактов, чаты, каналы и боты — программы, которые помогают выполнять повторяющиеся задачи. Переписка внутри компании хранится отдельно от общения с людьми вне неё.

Что можно делать в Мессенджере

В Яндекс Мессенджере можно переписываться, звонить, обмениваться файлами и работать вместе с коллегами.

Общаться один на один и в группах

В личном чате можно обсудить задачу, отправить файл или сразу позвонить собеседнику. Если участников несколько, создают групповой чат.

В обычную группу можно добавить до 3000 человек, во внутреннюю группу организации — до 10 000. Сотрудников можно находить через корпоративную адресную книгу и добавлять по одному, отделами или готовыми группами.

В чатах доступны упоминания, опросы, реакции, закреплённые сообщения и ответы на конкретные реплики. Права участников настраивает администратор.

Разделять внутреннее и внешнее общение

Рабочие переписки внутри организации отделены от внешних диалогов. Если пользователь состоит в нескольких организациях, между их пространствами можно переключаться.

Подрядчика, дизайнера или другого внешнего специалиста можно пригласить гостем только в нужный чат. Остальные беседы компании он не увидит.

Если две компании работают вместе, их пространства можно связать. Тогда сотрудники смогут находить друг друга через внутренний поиск.

Публиковать важные новости в каналах

Чат подходит для обсуждений, а канал — для сообщений, которые не должны потеряться среди обычной переписки. Например, там можно публиковать новости компании, изменения в графике, итоги месяца или объявления для сотрудников.

Канал можно сделать внутренним или открыть доступ по публичной ссылке. В личном пространстве его удобно использовать для заметок, подборок и собственных публикаций.

При необходимости владелец канала может включить реакции и комментарии. Тогда обсуждение каждой записи будет идти отдельно.

Разделять обсуждения по темам

Если в одном чате одновременно обсуждают макет, сроки и оплату, переписка быстро становится запутанной. Ветки помогают разделять темы.

Например, замечания к изображению можно оставить под сообщением с файлом, а вопросы по срокам — под сообщением руководителя. Для уточнений можно использовать ответ с цитатой, а для быстрого согласия или благодарности — реакцию.

Отправлять файлы и работать с документами

Файлы из переписки сохраняются на Яндекс Диске. За одну отправку можно передать до 50 ГБ, если на Диске хватает свободного места. Если удалить файл с Диска, он перестанет открываться и из чата.

В корпоративном пространстве доступом к материалам управляет администратор. Вместо того чтобы пересылать несколько копий одного файла, команда может работать с общей версией через Диск или Яндекс Документы.

Так обсуждение остаётся в чате, а все изменения — в одном документе.

Звонить с видео и без него

Позвонить можно прямо из чата. В личном пространстве групповой звонок доступен в беседе, где не больше 40 участников.

Для организаций число участников зависит от тарифа Яндекс 360: к встрече можно подключить до 100, 300 или 500 человек.

Во время звонка можно показывать экран и писать в чат встречи. Запись разговора скачивается на компьютер.

На корпоративных тарифах также доступен конспект от Алисы Про. После встречи сотрудники организации получают по почте краткое содержание и расшифровку разговора.

Отправлять голосовые сообщения с текстовой расшифровкой

Если печатать неудобно, можно записать голосовое сообщение. Мессенджер автоматически переведёт его в текст, поэтому собеседник сможет прочитать сообщение без звука.

Расшифровка работает для записей длиной до десяти минут. Длинные инструкции лучше оформлять текстом или отдельным документом — так к ним проще возвращаться.

Искать сообщения и файлы

Поиск работает как внутри отдельного чата, так и по всем доступным перепискам.

Если вы помните собеседника, проще искать в конкретной беседе. Если нет — можно искать по названию файла или словам из сообщения.

Файлам лучше давать понятные названия. Например, «Смета на рекламу к осенней акции» найти намного проще, чем «Документ 7».

Настраивать уведомления и статус

О новых сообщениях и звонках сообщают уведомления в приложении или браузере. В браузере их нужно разрешить отдельно.

Для важных чатов можно оставить звук, а менее срочные проверять вручную.

В статусе можно указать, что вы на встрече, в отпуске или временно недоступны. Тогда коллеги будут понимать, почему вы не отвечаете сразу.

Проводить опросы и упоминать коллег

Опросы помогают быстро выбрать время встречи, тему обучения или вариант оформления без длинного обсуждения. Результаты видны сразу.

Чтобы обратиться к конкретному человеку, используйте упоминание через @. 

В чатах до 100 участников можно посмотреть, кто прочитал сообщение. Через семь дней этот список исчезает, если к сообщению никто не добавил реакцию.

Автоматизировать рутинные задачи с помощью ботов

В корпоративном пространстве можно использовать ботов. Они умеют сообщать о новых заявках и задачах, напоминать о сроках, отвечать на типовые вопросы и передавать данные между сервисами.

Например, бот может сообщить отделу продаж, что на сайте появилась новая заявка.

Можно подключить готового бота или создать собственного через API — программный интерфейс для обмена данными между системами.

Перед запуском стоит определить, к каким данным бот получит доступ и кому будет отправлять уведомления.

Использовать другие сервисы Яндекс 360

Яндекс Мессенджер связан с другими сервисами Яндекс 360. Файлы хранятся на Диске, а звонки используют возможности Яндекс Телемоста.

Трекер может присылать уведомления о задачах и создавать связанные с ними чаты. В Документах можно вместе редактировать материалы, в Календаре — назначать встречи, в Вики — хранить инструкции, а через Яндекс Формы — собирать ответы и обратную связь.

Не все эти функции работают прямо внутри чата. Но сотрудники могут пользоваться связанными сервисами в одной экосистеме и без отдельных учётных записей в сторонних системах.

При этом Мессенджер не заменяет все рабочие инструменты, а скорее связывает общение с другими сервисами Яндекс 360.

Кому пригодится сервис

Крупным компаниям — чтобы разделять общение по отделам и филиалам, вести общие каналы и управлять доступом сотрудников. Рутинные задачи можно передать ботам, а Мессенджер связать с другими системами через API (программный интерфейс).

Малому бизнесу — чтобы собрать переписку, звонки, документы и часть рабочих задач в одном наборе сервисов. Особенно удобно, если команда уже пользуется Яндекс Диском или Телемостом.

Удалённым сотрудникам — чтобы отделять рабочие чаты от личных, участвовать в видеовстречах и вместе работать с файлами.

Проектным командам — чтобы создавать отдельные чаты под задачи, обсуждать темы в ветках, обмениваться файлами и получать уведомления из Трекера.

Учебным организациям — чтобы публиковать объявления, создавать группы по курсам и организовывать общение преподавателей со студентами.

Частным пользователям — чтобы читать каналы, общаться в существующих чатах, отправлять файлы и звонить без подписки для бизнеса.

Для крупных компаний важнее управление сотрудниками и доступами, для небольших команд — возможность пользоваться несколькими рабочими инструментами в одной подписке. Поэтому стоимость лучше оценивать не только по Мессенджеру, а по всему набору Яндекс 360, особенно если компания уже использует другие его сервисы.

Плюсы и ограничения Яндекс Мессенджера

Сильные стороны

• Компания контролирует рабочее пространство. Администратор управляет учётными записями и правами сотрудников. Посторонний человек не сможет присоединиться сам — его нужно пригласить.

• Сервисы работают вместе. Переписка, файлы, встречи и задачи связаны с другими инструментами Яндекс 360. Команде не приходится постоянно переключаться между несвязанными приложениями.

• В чатах проще поддерживать порядок. Ветки, ответы с цитатами, реакции и закреплённые сообщения помогают разделять обсуждения. Для каждого чата можно настроить свои права: кто пишет сообщения, приглашает участников или начинает звонки.

• Можно работать с разных устройств. Мессенджер доступен в браузере, на компьютере и смартфоне.

Ограничения

• Для входа нужна учётная запись. Частные пользователи входят через Яндекс ID, сотрудники компании — по данным, которые выдаёт администратор.

• В личной версии ограничен поиск людей. Мессенджер не переносит контакты из телефона и не позволяет найти нового собеседника обычным поиском.

• Корпоративные возможности платные. Стоимость Яндекс 360 для бизнеса зависит от выбранного тарифа и количества сотрудников.

• Переход с других сервисов потребует времени. Если компания уже хранит документы, ведёт задачи и проводит встречи в других программах, придётся переносить часть данных и знакомить сотрудников с новыми инструментами.

• Браузерная версия зависит от интернета. Без подключения нельзя открыть сообщения и файлы. Для уведомлений в браузере также нужно отдельно разрешить их показ.

Чем Яндекс Мессенджер отличается от Telegram, WhatsApp* и MAX

Выбирайте приложение под задачу: внутренние разговоры, связь с покупателями или публичный канал. Для сотрудников и клиентов одной компании могут понадобиться разные решения.

Яндекс Мессенджер прежде всего полезен для закрытого общения сотрудников. Telegram подходит для публичных каналов, WhatsApp* — для связи по номеру, MAX — для общения и российских цифровых сервисов.

Необязательно переносить все разговоры в одно приложение: можно оставить привычный клиентам способ связи, а внутренние вопросы обсуждать отдельно. Дополнительно сравнить варианты помогут статьи об альтернативах MAX и возможностях VK Мессенджера.

Как организовать работу компании

Чтобы в Мессенджере было проще ориентироваться, разделите общение по задачам. Не стоит собирать объявления, рабочие вопросы и неформальные разговоры в одном чате.

Разделите общее и личное общение

Новости для всей компании публикуйте в общем канале, сообщения для отдельных филиалов или отделов — в своих каналах.

Повседневные вопросы команды удобнее обсуждать в групповом чате, а вопросы к одному сотруднику — в личной переписке. Для неформального общения лучше создать отдельную беседу.

Найти коллегу можно во внутренней адресной книге по имени, должности или отделу.

Соберите проектные обсуждения в одном чате

Для крупного проекта создайте отдельный закрытый чат. В нём останутся переписка, файлы и основные договорённости.

Разные вопросы лучше обсуждать в отдельных ветках. Например, в одной согласовывать оформление сайта, в другой — тексты. Внешнего специалиста можно добавить только в тот чат, который относится к его работе.

При этом задачи с исполнителями и сроками лучше вести в Трекере, встречи — в Календаре, документы — на Диске. 

Ограничьте доступ подрядчиков

Если нужно обсудить один вопрос, можно пригласить человека в личный чат по ссылке. Для длительной работы над проектом — добавить гостем в нужные беседы.

Заранее определите, какие чаты и документы ему действительно нужны. Не стоит открывать доступ ко всему рабочему пространству, если достаточно одного проектного чата и нескольких файлов.

При постоянном сотрудничестве две компании могут связать свои рабочие пространства. Тогда сотрудники смогут находить друг друга в контактах, создавать общие чаты и звонить без новых приглашений.

Работайте с одной версией файла

Храните рабочие документы на Диске и настройте права доступа. Одним сотрудникам можно разрешить редактирование, другим — только просмотр.

Так не придётся пересылать новые версии файла в чат и выяснять, какая из них последняя.

Если сотрудник увольняется, его корпоративную учётную запись можно заблокировать, а рабочие материалы останутся внутри компании.

Яндекс Мессенджер помогает организовать работу команды, но сам по себе не привлекает клиентов. Для продвижения можно использовать отдельные рекламные инструменты, например платформу PromoPult.

В ней можно:

• продвигать сайт в поиске Яндекса и Google и воспользоваться бесплатным тестом на две недели;

• запускать рекламу в Яндексе через модуль PromoPult или работать в прямом аккаунте Яндекс Директа;

• запускать рекламу в социальных сетях через модуль PromoPult или прямой аккаунт VK Рекламы;

• размещать рекламу на Авито;

• использовать инструменты для продавцов Wildberries.

Для прямых рекламных аккаунтов доступен ИИ-маркетолог, который помогает с настройкой рекламы. В платформе также есть автоматизированные инструменты для отдельных задач и общая статистика по разным рекламным направлениям.

Работать с несколькими направлениями можно по одному договору. Маркировка рекламы бесплатная, а по бонусной программе на прямых рекламных аккаунтах можно получать бонусами до 19% от расходов на внешнюю рекламу.

Как подключить и настроить Яндекс Мессенджер

Частному пользователю достаточно войти в сервис через Яндекс ID. Компании сначала нужно создать организацию в Яндекс 360, добавить сотрудников и настроить рабочее пространство.

Как подключить Мессенджер для компании

1. Войдите в нужный Яндекс ID. Пользователь, который создаст организацию, станет главным администратором. Позже эти права можно передать другому сотруднику.

2. Создайте организацию и выберите тариф на странице Яндекс 360 для бизнеса. Если в компании больше 250 сотрудников, условия подключения нужно уточнить у менеджера.

3. Оплатите подписку и подключите домен компании. Он понадобится для корпоративных учётных записей и почтовых адресов сотрудников.

4. Добавьте сотрудников и настройте структуру. Можно создать отделы и группы, указать должности и добавить пользователей. После этого коллеги появятся во внутреннем поиске.

Перед оплатой сравните тарифы по объёму Диска, числу участников видеовстреч и дополнительным функциям безопасности. Основные чаты и каналы доступны и на младших тарифах, поэтому более дорогой не всегда оправдан.

Настройте рабочее пространство

Для начала обычно достаточно общего канала с объявлениями, чатов отделов и отдельных бесед для текущих проектов. Каналы филиалов и неформальные чаты можно добавить позже.

Сразу определите назначение каждого пространства. Например, канал — для официальных новостей, чат отдела — для повседневных вопросов, проектная беседа — для работы над конкретной задачей.

Если сотрудникам нужно обсуждать объявления, включите комментарии. Переписки с конфиденциальной информацией лучше делать закрытыми.

Внешних участников приглашайте только в те чаты, которые относятся к их работе. Также стоит назначить нескольких администраторов и закрепить простые правила: новости публикуют в каналах, отдельные темы обсуждают в ветках, важные решения фиксируют отдельно.

Как пользоваться без бизнес-подписки

Откройте приложение или браузерную версию и войдите через Яндекс ID.

В личном пространстве можно читать каналы, общаться в доступных чатах, звонить и отправлять файлы.

Контакты из телефона автоматически не переносятся. Чтобы начать новый диалог, понадобится ссылка-приглашение: найти человека обычным поиском нельзя.

В приложении уведомления работают после установки, а в браузере их нужно отдельно разрешить.

Как создать чат или канал

Нажмите кнопку создания новой переписки рядом со строкой поиска. Выберите чат или канал, укажите название и описание, затем добавьте участников.

Чат подходит для обсуждений, канал — для публикаций администраторов.

Название лучше делать понятным. Например, «Проект: обновление сайта» информативнее, чем просто «Сайт». В описании можно кратко указать, для чего создан чат и какие темы в нём обсуждают.

Как настроить права участников

Откройте чат или канал и нажмите на его название. Администратор может менять описание, добавлять и удалять участников, управлять публичной ссылкой и назначать других администраторов.

Также можно настроить, кто имеет право писать сообщения, создавать ветки, приглашать новых участников, закреплять сообщения и начинать звонки.

Для разных пространств правила могут отличаться. Например, в проектном чате сотрудники активно общаются, а в канале объявлений публиковать могут только администраторы.

Что делать с ненужным чатом

Полностью удалить групповой чат или канал нельзя. Даже если создатель выйдет, переписка останется у других участников.

Перед выходом можно отключить ссылку-приглашение, удалить участников или передать права администратора.

Если беседа больше не нужна лично вам, её можно покинуть или просто отключить уведомления. История сообщений у остальных участников сохранится.

Как сохранить порядок после запуска

Сам по себе мессенджер не решит проблему беспорядка в переписке. Лучше сразу договориться о нескольких правилах.

• Разделяйте новости и обсуждения. Объявления публикуйте в каналах, рабочие вопросы обсуждайте в чатах, отдельные темы — в ветках. Важные беседы закрепляйте, остальные распределяйте по папкам и фильтрам.

• Давайте чатам понятные названия. Например: «КАНАЛ: новости компании», «ЧАТ: отдел продаж», «ПРОЕКТ: осенняя акция». Перед созданием нового чата проверьте, нет ли уже подходящего.

• Оставьте только нужные уведомления. Звук можно сохранить для важных рабочих чатов, а новости и неформальные беседы проверять позже. Сообщения в нерабочее время удобно отправлять без звука.

• Не подключайте все сервисы сразу. Для начала достаточно Мессенджера для общения, Диска для файлов и Трекера для задач. Важные решения закрепляйте в чате, а задачи с ответственными и сроками переносите в Трекер.

• Следите за доступами. Новым сотрудникам выдавайте только нужные права, после увольнения блокируйте учётные записи, а подрядчиков удаляйте из проектных чатов после завершения работы.

• Сначала протестируйте сервис на одной команде. Запустите Мессенджер в одном отделе или проекте, а через две-три недели оцените, удобно ли искать информацию, хватает ли возможностей тарифа и нет ли лишних чатов. После этого можно подключать остальные команды.

Старые переписки переносить целиком необязательно. Достаточно сохранить важные документы и решения, а устаревшие разговоры оставить в архиве.

Реклама. ООО «Клик.ру», ИНН:7743771327, ERID: 2VtzqxED9fS