Управление проектами в режиме онлайн — стоит ли игра свеч?

В странах Западной Европы и США невозможно представить работу компании без онлайн-сервиса управления проектами. Преимущества такой штуки очевидны: вы экономите время, повышаете продуктивность и можете руководить работой, загорая на пляже под успокаивающий шум моря. Вам не нужно тратить время на встречи и собрания, нет необходимости искать телефоны и оповещать каждого, если во время работы над проектом в пятницу вечером вдруг произошли какие-то важные изменения. Вы можете с легкостью следить за рабочим процессом и обмениваться файлами, даже если ваш сотрудник временно проживает на Северном полюсе. Главное, иметь при себе компьютер и доступ к интернету (в отдельных случаях, лишь смартфон и мобильный интернет).

Это идеальный выбор для руководителей, которым иногда приходится прямо во время отпуска вмешиваться в рабочий процесс, а также для трудоголиков, которые смогут легче и быстрее взаимодействовать с коллегами — отслеживать состояние проекта станет гораздо проще.

Что представляют собой онлайн-сервисы по управлению проектами и задачами?

Это специальное программное обеспечение, позволяющее работать над проектами разной сложности через веб интерфейс: вы можете обмениваться мыслями и документами с коллегами, составлять рабочие планы, составлять календарь задач, использовать сервис как хранилище для отдельных файлов, даже редактировать их. И это лишь основные функции сервисов.

Кроме этого, вам не надо покупать дорогостоящее ПО, вы лишь оплачиваете доступ к нему через интернет. Поставщик, который разработал сервис, самостоятельно управляет им. Все расходы на обслуживание, содержание и совершенствование ПО он берет на свои плечи.

Почему вам стоит задуматься над использованием сервиса по управлению проектами уже сегодня?

• Доступ к сервису предоставляется через интернет, что удобно для удаленного использования;
• Не требуется установки специальных программ — для работы необходим лишь браузер. При работе через мобильные устройства обычно есть возможность загрузить мобильное приложение;
• Вы регулируете, кому предоставить доступ к вашему проекту;
• В рамках одного сервиса вы можете вести сразу несколько проектов;
• Техническая поддержка включена в оплату обслуживания, как и модернизация и обновление ПО;
• Чаще всего оплата ежемесячная, иногда основывается на объеме операций, трафике и т. д.;
• В большинстве случаев идет помесячная оплата — как только истечет оплаченный месяц, поставщик приостановит доступ к услугам и откроет их, как только вы вновь решите воспользоваться сервисом и внесете оплату за будущий месяц;
• Отсутствуют какие-либо расходы на установку системы в организации (расход помещения, организация дата-центра, привлечение дополнительных сотрудников, техническое обслуживание и т. д.).

Онлайн сервисы по управлению проектами могут быть особенно полезными для тех, кто работает с фрилансерами или привлекает к проектам сотрудников на аутсорсинге.

Какие сервисы выбрать?

Basecamp

Basecamp, пожалуй, один из самых популярных сервисов для управления проектами, созданный компанией 37signals и работающий на собственном уникальном фреймворке Ruby on Rails.

Сервис появился почти 10 лет назад и с тех пор постепенно совершенствовался: каждая новая функция добавлялась только при условии ее крайней необходимости. Но в 2012 году произошло чудо — была представлена новая версия сервиса, в которой удалось сохранить прежние удобства и простой, понятный интерфейс.

Здесь у вас есть календарь, каждый проект отображается в виде таймлайна, есть информативные профайлы, можно размещать, систематизировать и хранить файлы, создавать расписания, отслеживать задачи, контролировать количество времени, потраченного на выполнение проектов. Везде работает функция автосохранения. Есть удобные мобильные версии.

Постоянно действуют различные акции: сейчас можно попробовать бесплатно проект в течение 2 месяцев. Оплата помесячная, от $20 в месяц. Есть возможность создавать дополнения к Basecamp, используя API.

Этот сервис уже выбрали такие компании, как Adidas, National Geographic, Last.Fm, Турбомилк.

TeamLabOffice

TeamLabOffice может стать вашим виртуальным офисом. Во всяком случае, количество инструментов и функций это позволяют.

Продукт постоянно совершенствуется, дополняется, радует клиентов. При работе с сервисом, вы поймете, как далеко вам в голову залезли разработчики — здесь очень много решений, которые предугадывают ваши потребности и действия. Интерфейс так же прост — с работой справиться даже самый неискусный пользователь. Каждый созданный проект вы разбиваете на задачи, определяете сроки и ключевые точки; система коммуникации с другими участниками проекта удобна (очень хорош чат, который отображается в отдельном окошке), весь прогресс команды трансформируется в отчеты. Загрузив документы, у вас есть возможность совместно с другими участниками работать на ними (онлайн редактор). Более того — вы можете интегрировать почтовый ящик любого участника прямо в сервис так, чтобы работать с почтой тут же, в сервисе. Еще есть своя CRM система и удобный календарь, можно запустить отдельный блог, чтобы ввести постоянный анализ работы.

Попробовать сервис в работе бесплатно можно в течение 45 дней.

Trello

Trello — это для ценителей японской модели организации труда и производства. В сервисе скрыто огромное число функций, которые позволяют использовать его в совершенно разных целях: кому-то он послужит как надежный таск-менеджер, для кого-то превратиться в органайзер и пленер проектов, многие перенесут сюда все коммуникации с сотрудниками. Сервис молод, ему всего 2 года, но за ним уже дружно марширует огромная армия поклонников.

Япония подарила проекту дизайн — это доски, систематизированные по темам и карточки с задачами, которые можно передвигать с доски на доску. В конечном итоге вы созерцаете на одной доске задачи, которыми занимаетесь сегодня, и те, что запланированы на будущее. Можно создавать публичные и приватные доски, быстро менять статус задач, перемещать их с одной доски на другую в один клик, встраивая в нужный список, на нужное место. Новую задачу можно создавать, отправив письмо на специальный e-mail, не теряя ссылки и приложенные к письму файлы. Очень полезная вещь — возможность создавать дедлайны. А как быть с файлами и документами? Вы можете подключить Google Drive, Dropbox, жесткий диск и тут же редактировать и сохранять документы.

Сервис бесплатен.

А у вас есть такой же, только с перламутровыми пуговицами?

Кроме названных, существует огромное число подобных онлайн-сервисов и таск-менеджеров. Какие-то из них крайне просты, какие-то обладают сложными функциями, многие можно «подогнать» под собственные потребности, связавшись с разработчиками. Если вы не уверены, что это то, что вам нужно, попробуйте пробные версии — в России подобное ПО просто еще не получило распространение из-за того, что сама IT сфера отстает от Запада на несколько лет.