Как мы создали свою инфраструктуру для корпоративной валюты вместо коробочных решений

ДМС есть почти во всех IT-компаниях. Спортзал сотрудникам компенсируют тоже нередко. А вот внутренняя валюта — бонусы, которые сотрудники «зарабатывают» за помощь коллегам и вклад в корпоративную жизнь, — есть далеко не у всех.

В нашей компании такая валюта есть. Но в этой статье хотим рассказать не только про неё, а ещё и про то, как создавали под это инфраструктуру.

Как поняли, что нужна корпоративная валюта

В агентстве мобильного маркетинга Appbooster распределённая команда. Часть ребят работает гибридно из офиса в Самаре, часть — полностью удалённо, потому что живёт в других городах или странах. У нас есть сотрудники из Сербии, Испании, Польши, Вьетнама, Уругвая, Беларуси, Армении и Грузии.

Внутри команд уже была локальная «внутрянка», свои чаты, рабочие (и не очень) созвоны. А вот между командами связи ощущались слабо, хотя мы регулярно проводили корпоративы и образовательные митапы, соревнования и спортивные челленджи, отмечали Хэллоуин, устраивали Тайного Санту.

Это подтверждали и ежегодные HR-опросы: сотрудники прямо писали, что хотят ещё больше общих активностей и онлайн, и офлайн

Поэтому мы решили придумать какую-то постоянную механику. Встроить игровой элемент в повседневную работу сотрудников компании. А ещё помочь людям чаще пересекаться, замечать вклад друг друга, благодарить за помощь и участвовать в общих движухах активнее. Так и выкристаллизовалась идея корпоративной валюты.

У нас была гипотеза: запустим корпоративный магазин и создадим валюту для покупок в нём → сотрудники смогут регулярно получать признание за инициативу, вклад и помощь коллегам. Но в более приятном формате. Потому что «спасибо» на хлеб не намажешь, а валюта обменивается на полезные штуки.

Какие задачи должна была решить корпоративная валюта

Связать удалённых и офисных сотрудников. У нас классные офлайн-активности, но в распределённой команде они не могут быть единственным способом вовлечения. Корпоративная валюта будет полезна вообще для всех сотрудников, неважно, ходят они в офис или нет.

Добавить постоянную нематериальную мотивацию. Не будем лукавить: иногда делать что-то помимо прямо прописанных должностных обязанностей неохота. Даже если это что-то развлекательное или полезное. Валюта должна была стать мотиватором. Прошёл обучение, выступил на митапе, нашёл баг, поучаствовал в опросе — лови поощрение.

Облегчить обмен благодарностями внутри команды. У нас был запрос на механику, где сотрудники могут благодарить друг друга чем-то ощутимым.

Вообще у нас в корпоративном мессенджере есть канал #bravo. Там мы благодарим друг друга и хвалим. Он функционирует до сих пор, но им пользуются нечасто — кажется, что #bravo нужно беречь для реально серьёзных достижений

Так что мы решили придумать, как сотрудники смогут благодарить друг друга за рутинные мелочи.

Помочь получать мерч. У нас много разного мерча. Сотрудники его любят. Но как его раздавать? Просто так — не вариант, продавать за реальные деньги — странно. А с недавних пор новые сотрудники получают welcome box после испытательного. Те, кто пришёл до введения этой практики, справедливо спрашивают: «А нам где такое взять?»

Welcome box, кстати, большой. В последней итерации лежат такие юниты: плед, бутылка, ежедневник, набор стикеров, ремувка, футболка и зонт. Всё стильно брендированное и полезное в быту!

Корпоративная валюта должна была дать понятный и честный путь: накопил «монет» — купил мерч.

Почему не взяли готовый сервис

Первым делом мы пошли смотреть коробочные решения. Изучили несколько сервисов, посмотрели демо, прикинули функциональность, стоимость и то, как всё это впишется в нашу команду. Довольно быстро поняли: ничего подходящего на рынке нет.

Три причины, по которым мы решили собирать магазин и личный кабинет самостоятельно:

#1. Стоимость. На старте мы ещё не знали, зайдёт ли корпоративная валюта команде. Покупать сервис с механикой, которую сотрудники могли через месяц дружно забыть, было рискованно. Хотелось сначала обкатать идею, а уже потом решать, нужен ли нам дорогой красивый сервис.

#2. Ещё одна платформа. У команды и так достаточно рабочих инструментов: чаты, таск-трекеры, документы, HR-система, базы знаний. Добавлять ещё один сервис означало создать новый путь: зайди туда, вспомни логин, найди нужную страницу, разберись, что нажимать. А как известно, чем длиннее путь, тем ниже доходимость.

#3. Гибкость. Нам было важно самим управлять правилами, заданиями и магазином. Некоторые решения выглядели неплохо, но были завязаны на партнёрские каталоги или не давали нормально адаптировать механику под нас.

Как устроили механику

В основе была простая идея: сотрудник делает полезное действие — получает внутреннюю валюту. Потом тратит её в магазине на мерч, бонусы и другие приятные штуки.

Главной «монетой» стали бустики. Их можно заработать за разные действия:

• участие в активностях;

• внутренние инициативы;

• обучение;

• выступления на митапах;

• помощь с проектами;

• заполнение профиля в HR-системе и так далее.

Кроме мерча можно купить сертификат, подписку, сладости или кусочек дей-оффа

Вторая «монета» — типсы — используется специально для благодарности. Типсы нельзя потратить на себя, только отправить другому человеку. А уже у получателя они сконвертируются в бустики по курсу 1 к 5.

Мы специально развели валюту на две единицы. Если бы благодарности списывались с баланса бустиков, люди могли бы не хотеть ими делиться. Это нормально: кто-то копит на мерч, кто-то на выходной, кто-то просто любит смотреть на красивую цифру в кошельке.

Так что баланс в личном кабинете состоит из двух граф

Чтобы не было соблазна обойти систему, мы сразу ввели пару ограничений:

• Лимит на типсы у каждого сотрудника. Они не копятся и сгорают в конце месяца.

• Типсы нельзя отправить самому себе или просто накручивать их друллеге.

• Каждая транзакция — будь то благодарность или выполнение задания — проходит модерацию.

Отправитель должен написать, за что именно благодарит коллегу, а модератор из HR-отдела проверит и одобрит «сделку». Конечно, строго надзора за обменом благодарностями нет. Но и дружеские схемы по добыче бустиков тоже стараемся не поощрять.

С заданиями логика такая же: хочешь получить бустики — покажи подтверждение. Это может быть скриншот, сертификат или ответ в форме.

Как запустили MVP без разработки

На ранних этапах мы хотели протестировать гипотезу — проверить, будут ли коллеги вообще пользоваться валютой. Поэтому MVP решили делать без изысков, в Notion. Вот почему выбрали именно его:

• Он уже знаком команде. Некоторые отделы трекают в нём задачи и используют его для хранения нечувствительной информации.

• Там с помощью готовых темплейтов можно быстро собрать все нужные страницы и связать их воедино.

Для каждого сотрудника сделали личный кабинет — отдельную страницу с балансом и доступными для выполнения заданиями. Для заданий сделали базу данных, куда сложили описание, условия выполнения и сумму полагающейся награды.

Выглядит она вот так

Для пользователей решение оказалось удобным, именно поэтому (спойлер!) мы в дальнейшем от него и не отказались. А вот для нас — то есть, для HR-отдела — работа с корпоративной валютой была непростой.

Баланс и рейтинг по каждому сотруднику мы сводили на одной странице в Notion, покупки в магазине учитывали на другой. Когда сотрудник выбирал лот, заявка попадала в таблицу, а дальше начиналась ручная работа: проверить покупку, списать бустики, обновить баланс, отметить статус.

С типсами было похоже. Сотрудник заполнял форму благодарности → данные попадали в таблицу → модератор из HR-отдела отсматривал заявку, вручную списывал типсы у отправителя и начислял бустики получателю.

Перед тем, как пустить систему в прод, мы собрали тестовую группу из 25 человек. Две недели ребята тестировали её на прочность: выполняли задания, жали кнопки, отправляли формы, проверяли уведомления и писали баг-репорты.

Критичных ошибок было немного, мы их поправили и через месяц сделали валюту доступной для всей компании. Совсем скоро стало понятно, что идея людям зашла. MVP свою задачу выполнил — доказал, что механика живая.

Но вместе с этим он показал ещё кое-что: ручная обработка каждого действия занимает слишком много времени. Так что мы решили осваивать автоматизацию.

Как пересобрали систему и автоматизировали её с помощью Make и нейросетей

Вся фишка проекта в том, что ни для создания MVP, ни для дальнейшей шлифовки инфраструктуры мы не привлекали ресурсы разработчиков — всем занималась ивент-менеджер агентства Арина.

Для пользователя никаких критичных изменений не произошло. Зато система стала гораздо удобнее для автоматизаций.

Полностью отказываться от Notion мы не стали. Он остался витриной: там по-прежнему находятся личный кабинет, магазин, описания заданий, правила и вся понятная пользовательская часть. А вот всё, что связано с «внутрянкой», переехало в Google Sheets.

Связующим слоем между Notion и «Таблицами» стал Make — no-code конструктор. То, что раньше приходилось проверять и переносить руками, постепенно превратилось в автоматические сценарии.

С автоматизацией пришлось заморочиться и сделать с десяток разных, довольно разветвлённых процессов

А внутри они выглядят так. На скрине — автоматизация всех взаимодействий с кнопками в боте в корпоративном мессенджере

В итоге схема получилась такой:

• Notion — витрина для сотрудников: личный кабинет, магазин, задания, правила.

• Google Sheets — база данных: пользователи, балансы, транзакции, подтверждения.

• Make — автоматизация: кнопки, вебхуки, уведомления, проверки;

• Бот в мессенджере — точка входа: баланс, типсы, магазин, задания, благодарности.

• HR-система — источник данных для автоматических начислений.

Арина Кутейницына Ивент-менеджер, оунер проекта корпоративной валюты

«С помощью ребят из компании и ChatGPT постепенно освоила тонкую науку автоматизаций.
В итоге полностью пересобрала систему благодарностей. Мы ушли от форм в Notion, добавили апрувы через корпоративный мессенджер и сделали так, чтобы типсы можно было отправлять прямо из него. Потом связали автоматизацию с нашей HR-системой: оттуда подтянули дни рождения, годовщины работы в компании, заполнение профиля и другие события, за которые можно автоматически начислять бустики.
Отдельно пересобрали оповещения: теперь сотрудник видит, за что ему начислили бустики, кто отправил типсы и какие задания уже выполнены. Обновили кнопку выполнения заданий и настроили сбор пруфов через Slack: сотрудник нажимает кнопку, бот просит прислать скриншот, а подтверждение сразу уходит в таблицу».

Что получилось в итоге

Проект корпоративной валюты начался год назад с HR-гипотезы. Сейчас это уже полноценный внутренний продукт, который команда продолжает развивать.

Сейчас валютой пользуется примерно половина сотрудников агентства — в нашей системе 40–45 активных пользователей. Они следят за заданиями, отправляют типсы, делают покупки во внутреннем магазине, регулярно участвуют в активностях и быстро сообщают, если что-то работает не так. Кажется, что 45–50% — довольно неплохой показатель вовлечённости!

К слову о том, что именно ребята из команды покупают за бустики. Чаще всего выбирают сертификаты маркетплейсов. На втором месте — подписка на Telegram и Claude. А завершают топ брендированные шопер и плед. Минутка инфографики:

Интересный факт: на все заработанные бустики агентства можно купить 94 пледа, 55 худи, 158 коробок протеиновых батончиков или 54 сертификата на 2 000₽

В итоге корпоративная валюта решила сразу несколько задач: помогла оживить взаимодействие между командами, дала удалённым и офисным сотрудникам равный доступ к активностям, сделала возможным получение любимого мерча и превратила внутренние поощрения в регулярную практику.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.