Как организовать конференцию, чтобы не было мучительно больно

В чём соль?

Зачем люди ходят на ваши образовательные мероприятия? Задайте себе этот вопрос и набросайте на листе бумаги ответы. Например, подтянуть знания, оставаться в курсе трендов, обменяться мнениями и опытом с коллегами, познакомиться с нужными людьми, найти новых партнеров, встретиться с именитыми спикерами, просто стать частью тусовки — ряд можно продолжать еще долго.

Далее подумайте: кто ваши участники? Определите типажи — достаточно трех-пяти наиболее распространенных типов участников вашей конференции. При моделировании опирайтесь на социально-демографические и психографические показатели: пол, возраст, род деятельности, уровень дохода, место проживания, жизненные ценности, модель поведения, хобби, отношение к цене продукта/услуги и так далее. И снова запишите ответы. Если держать все в голове, легко упустить важные вещи, от которых зависит успешная организация ивента.

Собранная информация должна обязательно лечь в основу построения мероприятия. Стремление сделать «стандартно, несложно, как у всех» и получить «выхлоп» — приоритеты тех, кто проводит разовые встречи. Если вы хотите вновь и вновь привлекать людей, придется выложиться на 100%, продумать каждую мелочь.

Проблема №1. Дежавю

Случается, что из конференции в конференцию (в рамках одной отрасли) кочуют одинаковые доклады. Люди ждут чего-то нового,  а в итоге за свои же деньги слушают повторение. Какие отзывы они потом оставят, как думаете? Чтобы этого избежать, нужно биться в кровь с каждым спикером и договариваться об эксклюзивных темах.

Пусть на вашем мероприятии будут уже знакомые всем лица, но если они выступят с крутым уникальным кейсом, это будет победой. Требуйте эксклюзив. В процессе подготовки докладов постоянно напоминайте спикерам о себе, просите черновики, планы, презентации, чтобы потом не позориться перед публикой, заставляя людей испытывать дежавю.

У спикеров могут быть свои лазейки. Они предлагают для трех разных мероприятий три разные темы. А в итоге у презентации и доклада уникальность порядка 15%. Поэтому строго отслеживайте такие нюансы и на корню пресекайте попытки рерайтов.

Проблема №2. Игры с ценообразованием

Не стоит экспериментировать с уловками для повышения среднего чека с мероприятия. Например, ранжировать билеты:

1. Кроме стандартных билетов, продавать непонятный «бизнес», куда входят VIP-ужины и прочее.

2. Ставить разную цену на билеты в зависимости от близости к сцене.

3. Взвинчивать цены из-за участия именитых докладчиков.

4. Повышать рейтинг мероприятия за счет выбора дорогой и престижной площадки и отбивать эти расходы билетами.

Также помните о докладчиках и спонсорах — они тоже составляют мнение о вас:

1. Не надо требовать со спикеров по 5000 евро за доклад.

2. Или со стендистов по 100 000 рублей за стенд.

3. Или 50 000 рублей за спонсорство ленточки, бейджа, ручки.

Делайте цену билета и расценки на рекламу партнеров адекватными рынку, не уходите в космический отрыв. Стройте организацию исходя из возможностей вашей аудитории. Не выбирайте местом проведения «Сколково», если это стоит миллионы, а ваши слушатели — представители малого бизнеса. Не заказывайте спикеров из крутых диджитал-агентств Британии и не оплачивайте им перелет просто ради имидж-эффекта. Работайте в рамках доступного.

Проблема №3. Экономия на всем

Чего уж точно делать не стоит, так это экономить на ресурсах и сервисе для участников. Есть мыслимые пределы, где должна заканчиваться экономия.

Во-первых, еда. Даже если мероприятие дневное, люди захотят есть. И тут нельзя ограничиваться бутербродами с майонезом (реальный пример из жизни). Организуйте как минимум бесплатные кофе-пойнты для перекуса. Как показывает опыт, это не обанкротит организаторов. А сытые люди — довольные люди. В идеале проведите один перерыв на обед.

Во-вторых, место проведения. Оно не должно быть тесным, некомфортным, душным, с плохой акустикой. Для образовательных мероприятий необходимо правильное освещение, безотказное техническое оборудование (важен бесперебойный интернет) и должны быть модераторы в залах во избежание хаоса.

В-третьих, развлекательная часть. Людям нужна разрядка. Соорудите зоны отдыха, уголки для кулуарных бесед. Конкурсы, розыгрыши от стендистов, промоакции, промомодели не помешают и разрядят обстановку. Но ни в коем случае не делайте подобный интерактив! Прищепка на нос топ-менеджеров? Серьезно?

Проблема №4. Человеческий фактор

Реально оценивайте поведение участников и спикеров. Вы рассчитываете на приличную бизнес-аудиторию, думающее общество, а можете получить людей со всеми их человеческими пороками: к сожалению, случается такое, что некоторые из них прячут чайные пакетики в карманах и воруют освежители воздуха. Будьте заранее готовы ко всему и не удивляйтесь.

Странным поведением могут отличаться не только участники, но и спикеры.

Бывали ситуации, когда спикер за сутки до конференции сообщал о своей кончине. Спустя пару дней неожиданно «оживал». Всегда имейте план «Б»: на всякий случай предусмотрите  замену из ряда своих людей.

Проблема №5. Вы расслабились

Бдите не только до, но и после мероприятия. Даже если вы учли все рекомендации, провели великолепное мероприятие (никто не подвел, спикеры выступили, люди были сыты и довольны), это не значит, что рябь по воде не пошла.

Обязательно мониторьте интернет и отзывы. Даже вашим вкуснейшим и плотным обедом могут быть недовольны.

Реальный отзыв участника CyberMarketing-2016: «Что Вам не понравилось на конференции? Какие улучшения могли бы посоветовать?»

«Шикарный стол, который перебил преследование целей образования. Мой совет: следующий раз провести мероприятие в более просторных залах и комнатах, а обед — не в форме фуршета, а за столами на 4–6 человек. Подавать первое, второе, третье. В умеренных количествах и обогащенное здоровьем и энергией. Редбульчик, зеленый чай, орешки, сухофрукты, фрукты. Самая большая рекомендация — увеличить коммуникационную воронку с целью повысить доходы невостребованных специалистов, предложить модели развития пошагово. Услуги коуча — херня.»

Забавно, да? На CyberMarketing-2016 проводились два перерыва на обед в буфете офиса Mail.ru с щедрым шведским столом. По всей видимости, желание съесть побольше отвлекло некоторых участников от образовательной части.

Комментарий Сергея Карпухина — руководителя CyberMarketing (учебного центра и старейшей в Рунете конференции по интернет-маркетингу):

Тема интернет-маркетинга сама по себе сложная. И мы уже 10 лет работаем над тем, чтобы каждая конференция CyberMarketing проходила не только информативно, но и комфортно, интересно, запоминаемо. Было немало казусов, пробовали разные площадки, разные сценарии, и при этом всегда смотрели на информационный фон — что говорят наши участники.

Каждый год к нам приходит плюс-минус 1000 посетителей. И количество желающих не падает. Стараемся и впредь давать полезный контент, востребованный у аудитории, создавать теплую атмосферу тусовки (ее любят все категории слушателей), открывать возможность участникам находить новых партнеров, друзей.

Если вам интересен наш опыт, ждем вас 11 ноября в московском офисе Mail.ru. Будем рады удовлетворить ваши потребности в знаниях по интернет-маркетингу, а также в общении с коллегами и партнерами. Подробнее о CyberMarketing-2017.