Удобный таск-трекер для digital-разработчика: как Kaiten помог перевести 50 человек из Worksection

Из-за ухода иностранных компаний с российского рынка команда Hawking Bros осталась без инструмента для управления проектами — зарубежного таск-трекера. Компания оказалась в шаге от потери клиентов и прибыли. Простым решением стал отечественный аналог Kaiten.

Генеральный директор и основатель Hawking Bros Кирилл Сидоров рассказал, как бо́льшая часть компании всего за месяц полностью перешла с Worksection на Kaiten.

О компании Hawking Bros

Владимирская компания Hawking Bros с 2014 года занимается digital-разработкой и усилением IT-команд. В штате компании — около 70 человек. В основном это разработчики, верстальщики и программисты. Среди клиентов компании такие крупные игроки digital-рынка, как Яндекс, Сбер и Kaspersky Privacy.

Команда Hawking Bros

До февраля 2022 года около 50 человек в компании пользовались сервисом Worksection. Когда команде потребовался ещё более гибкий и удобный инструмент для ведения проектов, сотрудников начали переводить в Jira. Но из-за дальнейших санкций и ухода иностранных компаний из России миграцию пришлось остановить. Возникла необходимость срочно найти аналогичный таск-трекер с российскими корнями.

Как пришли к Kaiten

Для компании, львиная доля которой представлена IT-подразделением, критически важно использовать систему управления проектами. С её помощью команда организует пространство, подключает разработчиков, назначает доступы и отслеживает выполнение проектов.

Более 7 лет таким инструментом для чёткого и прозрачного ведения рабочих процессов был Worksection. В целом сервис содержал в себе все необходимые функции. Однако были и недостатки. Так, платформа могла сбоить несколько часов, лишая сотрудника доступа к задачам, а уведомления о действиях над задачами порой приходили с опозданием, из-за чего работа над проектом стопорилась.

Кирилл Сидоров Генеральный директор и основатель Hawking Bros

Нам потребовался более развитый инструмент аналитики, который позволял бы сделать процесс производства прозрачным и гибким. Мы выбрали Jira. В нём нам понравилось удобное распределение по спринтам, фичам, бэклогам. Также в Jira есть Сonfluence для документации.

Объявление о прекращении работы Worksection на территории России

Когда возникла проблема с уходом иностранных сервисов, стало ясно — перейти на Jira уже не получится, нужен отечественный аналог. Несколько дней руководство Hawking Bros плотно изучало в рейтингах систем управления проектами возможные варианты. В частности, Bitrix24 и Яндекс Tracker. Например, Яндекс Tracker не хватило оперативной и отзывчивой техподдержки.

Мы предположили, что Кайтен лучше подходит для управления проектами на основе гибких методологий.

Кирилл Сидоров Генеральный директор и основатель Hawking Bros

Поскольку мы уже начали переход с Worksection на Jira, глобально вся канбан и скрам-методология не была для нас сложна. Jira — это огромный продукт с массой функций, который гигантская команда разрабатывает уже 20 лет. Worksection — более простая платформа, которая позволяет вести доски и отслеживать рабочие процессы. По сути, Kaiten оказался своеобразным переходным вариантом от Worksection к Jira. Эта платформа нас полностью устраивает и отвечает всем нашим запросам.

Оплата Kaiten

Немаловажным фактором для выбора Kaiten стала система оплаты. Отечественная платформа оплачивается в рублях. Она не привязана к курсам валют, а значит, не несёт в себе финансовых рисков.

Worksection обходился компании в 100 долларов на всех пользователей. В Kaiten оплата начисляется за каждого пользователя. Такая же система, кстати, действует и в Jira, где один аккаунт обходится примерно в 12 долларов.

В этом смысле использование отечественной платформы означало бы для Hawking Bros удорожание. Но с учётом курса доллара и отсутствия подходящих российских аналогов Kaiten стал оптимальным вариантом в плане инвестиций в многофункциональный и надёжный таск-трекер.

Преимущества Kaiten при реализации digital-проектов

Лёгкий и быстрый перенос

Основную часть сотрудников получилось перевести в Kaiten в течение месяца. Все проекты из Worksection переводили как с помощью архивов, так и вручную. На этом этапе уже проявилось одно из ключевых преимуществ Kaiten — вариативность переноса данных. Сделать это в таск-трекере можно как с помощью готовых интеграций, так и с помощью CSV-/XLS-архива любой структуры.

На данный момент на отечественный таск-трекер полностью перешёл отдел разработки — это 50 активных лицензий, почти 70% компании. В обозримом будущем количество подписок в Hawking Bros планируют увеличивать.

Разработчики Hawking Bros с помощью комбинации досок пошагово отслеживают каждую задачу

Удобная канбан-методология

Kaiten полностью закрыл потребности команды Hawking Bros в инструменте, который на 100% отвечает канбан-методологии. Каждый сотрудник может гибко настраивать в Kaiten систему управления задачами с помощью досок и карточек:

• Назначать участников, заказчиков и ответственных.

• Делать каждую карточку максимально подробной и информативной с помощью чек-листов, меток, комментариев, списков, формул, справочников и прочего.

• Размещать в одном пространстве несколько досок, например, по нескольким сегментам проекта.

• Назначать правила для пространства и группировать их.

• Создавать наглядную иерархию между досками и карточками.

Для примера, как выглядит работа над кодом в Kaiten:

1. Заводим доску спринта, выставляем дедлайн, назначаем ответственных.

2. Делим доску на карточки по этапам.

3. В бэклоге описываем план и цели спринта.

4. В карточке «В работе» начинаем работу над задачей.

5. После завершения разработки переводим задачу в карточку Code Review. Ответственные за эту часть спринта проверяют и анализируют код.

6. После завершения анализа задача переходит в карточку тестировщикам, которые проверяют код на баги.

При работе над кодом с помощью отдельных досок сотрудники размечают дополнительные сегменты проекта: итерации, отчёты о совещаниях, срочные багфиксы и прочее. По факту ведение проекта получается прозрачным и наглядным. Никто не тонет в задачах, и каждый участник команды видит свою зону ответственности.

Полезные инструменты для работы

Среди наиболее полезных инструментов Kaiten команда Hawking Bros отметила отчёты и модель WIP-Limits.

Отчёты

Детализованные отчёты позволяют разработчиками отслеживать прогресс по каждому проекту. Сотрудник видит, в каком состоянии находится тот или иной этап, какие у него сроки, кто отвечает за задачу:

• В основном меню выбираем раздел «Учёт времени».

• В отчёте видим задачи каждого сотрудника: его роль, тип работы, название задачи, доску с зоной ответственности.

• При необходимости отчёт можно скачать в формате Excel.

Учёт времени позволяет понимать рабочую нагрузку

Отчёт по работе можно визуализировать в Kaiten с помощью контрольного графика времени. В нём отмечается количество задач на каждый день ведения проекта. Цветные кружки — это карточки. Наводим на кружок и получаем описание — сколько времени затрачено на ту или иную задачу. Так, график выше показывает, что почти 80% карточек выполняются за 10 дней.

Контрольный график времени выполнения карточек, где каждый кружочек — это карточка

Таким образом, отчёты в Kaiten позволяют лучше понимать рабочую загрузку и планировать сроки по каждой задаче.

WIP-Limits

WIP-Limits позволяет лимитировать количество задач, которые необходимо выполнять поэтапно. Такая модель помогает сосредоточиться на том, чтобы доделать каждую задачу до конца.

Можно установить WIP-лимит для колонки, дорожки или ячейки

Например, нужно установить ограничение по количеству карточек для работы над этапом проекта. Открываем доску, выбираем нужный этап и задаём WIP-лимит — 4 карточки. Участники команды видят, что конкретно они должны сделать по данному этапу. При этом рабочий процесс не будет «раздуваться» от новых задач.

Кирилл Сидоров Генеральный директор и основатель Hawking Bros

Сейчас для нас WIP-Limits — это, скорее, опция на перспективу. Она поможет нам выявить слабые места в наших бизнес-задачах, понять с точки зрения непроизводственных процессов, какая есть ёмкость по каждому проекту. Например, сколько людей должно быть в команде продаж или сколько кандидатов может обработать HR.

Как Kaiten помогает преодолеть силу привычки

В Hawking Bros признают — процесс адаптации к Kaiten прошёл неравномерно. Кто-то освоился быстро и без особых усилий. Однако отдельным сотрудникам, которые работали с Worksection более 7 лет, переход дался чуть сложнее. В прежней системе создавался проект и в нём сегментировались общие задачи. В Kaiten же есть доступы, пространство, карточки, поэтому некоторым сотрудникам в силу привычки потребовалось время на адаптацию.

Доступная рабочая среда в Kaiten упрощает адаптацию при переезде на новый таск-трекер

Тем не менее интуитивно понятный интерфейс, подробные мануалы и разнообразие простых функций значительно помогают в освоении нового инструмента.

Кирилл Сидоров Генеральный директор и основатель Hawking Bros

Это то же самое, как если бы человек несколько лет подряд ездил на «механике», а потом пересел на «автомат». Он ещё месяц будет нажимать педаль сцепления. Действительно, в команде есть момент привыкания, но его вполне реально преодолеть.

Кроме того, команду здо́рово выручает техподдержка Kaiten. По любым запросам служба отвечает в течение нескольких минут и даёт чёткие гарантии, когда и что будет сделано.

Например, в первые дни работы с Kaiten сотрудники попросили добавить закрытые комментарии. Руководство связалось со службой техподдержки, где им пообещали, что нововведения будут тестировать уже через 2–3 недели.

Кирилл Сидоров Генеральный директор и основатель Hawking Bros

Это очень важно — быстрая реакция даже на небольшие, но критичные для нас замечания. Так, нам было бы очень удобно работать с более подробными карточками контактов. Сейчас они представлены в сокращённом виде: имя, email, последняя активность, уровень доступа. Хотелось бы дополнительную информацию: должность, расширенные контакты. Это помогло бы тем, кто работает над проектом на удалёнке в других городах — сразу видеть все компетенции, быстро связываться с нужным человеком любым удобным способом: по телефону или в Telegram.

Таким образом, таск-трекер Kaiten — это не просто аналог зарубежных инструментов для управления проектами. Отечественная платформа закрывает недостатки привычных сервисов, например, Worksection. Рекомендации по количеству выполняемой работы, специальные отчёты, сочетание методик скрам и канбан в рамках одного сервиса — всё это в разы улучшает пользовательский опыт и упрощает визуализацию рабочих процессов.

Если ваша компания ищет срочную замену отключённым иностранным таск-трекерам, самое время попробовать Kaiten и оценить все возможности этого инструмента.

Хотите рассказать на Коссе о своих продуктах или услугах? Изучите наш прайс и напишите на sales@cossa.ru — поможем выбрать подходящий формат и выпустить сильный текст.