14 обязательных инструментов CEO в IT. Личный топ Жени Кругловой, ITECH

Попросили генерального директора ITECH Женю Круглову поделиться, какие инструменты входят в её список must have на каждый день. Женя руководит digital-агентством полного цикла. Команда занимается цифровой трансформацией маркетинга и продаж, автоматизацией, мобильной и веб-разработкой. В этом году ребята стали вторыми в России по созданию и продвижению сайтов по версии Рейтинга Рунета.

Любой руководитель хочет быть всегда на связи, оперативно решать вопросы и преодолевать трудности. При организации рабочего процесса я выбираю инструменты, к которым могу получить доступ не только с ноутбука, но и со смартфона. Основной критерий для меня один — кроссплатформенность.

МегаФон ПроБизнес

Получите Кешбэк 100% за запуск рекламы с МегаФон Таргетом!

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585

Битрикс24

Битрикс24, наверное, самый ценный инструмент в моей работе: портал, CRM, база знаний, задачи и проекты. Переносим в систему почти все бизнес-процессы компании. Модули сервиса максимально адаптируем и кастомизируем под себя. Это тот уникальный случай, когда у «сапожника» отличные «сапоги».

Автоматизация бизнеса — очень важная задача, которая даже для IT-компании с собственным штатом аналитиков и программистов не всегда стоит дёшево. Тем не менее грамотные вложения всегда окупаются.

По внутренним вопросам почту используем крайне редко — вся коммуникация идёт через портал. Там запущены проекты департаментов, в них работаем по стратегическим и тактическим задачам. Все согласования проходят тоже здесь: договоры, служебные записки, отпуска/отгулы, командировки и не только. Всегда можно увидеть участников и исполнителей бизнес-процессов, историю, комментарии согласующих.

Не надо спрашивать у бухгалтерии, когда будет оплачен счёт — указываем желаемую дату и, если вопросов у бухгалтера нет, в день оплаты придет уведомление об исполнении служебной записки. Не надо спрашивать у юристов, когда будет оригинал договора — всю цепочку и актуальные статусы можно увидеть на портале.

Настроили под себя CRM: храним в ней данные по лидам, источникам, сделкам и всю историю коммуникации с клиентами. Привязали рабочую почту к порталу — сотрудники могут через Битрикс отправлять письма. Переписки с заказчиком транслируются в систему и отображаются в истории сделок.

К сделкам привязаны задачи по расчётам и подготовке коммерческих предложений. Так мы не теряем лиды и у нас нет «бесхозных» сделок: уведомления о пропущенных делах приходят ответственному сотруднику и его руководителю ежедневно. Можно оценивать загрузку и эффективность каждого менеджера отдела продаж, и понять, какой объём новых проектов мы ожидаем и в какие сроки.

Многие, наверное, не раз сталкивались с ситуацией, когда после пресейла клиенты оперируют к словам менеджеров отдела продаж: «Нам это обещали». В таких спорных ситуациях выручает история сделки. Есть возможность понять, где и кем была допущена ошибка при подготовке КП или расчёта, либо проверить по переписке с клиентом, какие обещания и условия с ним оговаривались.

Prezi

Это инструмент не на каждый день, но если вам скучно делать презентации в PowerPoint или Keynote и вы любите эксперименты, то рекомендую попробовать. Как минимум можете рассчитывать на нестандартные послайдовые переходы.

Сервис подходит для презентаций, где повествование построено вокруг одной главной мысли, которая раскрывается в нескольких направлениях (или для цепочки рассуждений). Но скорее всего не подойдёт для бизнес-презентаций клиентам.

Mentimeter

Это крутое дополнение к любой презентации и выступлению. Он позволяет проводить онлайн-опросы на митапах, конференциях, собраниях. Вы вовлекаете аудиторию в диалог и получаете моментальную обратную связь.

Работает очень просто: заранее готовите опрос, показываете слушателям адрес сайта и код. Они заходят на сайт и отвечают на вопросы. Результаты в режиме реального времени появляются на экране.

Почта Outlook и iCloud

Эти инструменты должны быть в копилке не только у руководителя, но и любого сотрудника. С Outlook при правильных настройках и сортировке писем по группам/отправителям удобно работать на ноутбуке.

На телефоне нравится стандартный почтовик iPhone. Он позволяет сохранить и использовать часть настроек для корпоративной почты.

Календарь Outlook и iCloud

Мы настроили корпоративные календари так, что можем планировать встречи с учётом расписания всех участников. В календаре Outlook есть «переговорные» — они показывают занятость помещений в офисе и корпоративного аккаунта в Zoom. Там же можно увидеть свободные слоты в расписании сотрудников, что упрощает подбор даты и времени встречи.

ITECH.university — подразделение, отвечающее за внешнее и внутреннее обучение сотрудников. Оно ведёт свой календарь со всеми интересными IT-событиями, митапами и конференциями. Сотрудники могут подключить этот календарь и добавлять себе события, где планируют принять участие. На телефоне корпоративный календарь Outlook можно легко связать с персональным календарем iCloud, что помогает сформировать расписание всех дел — и личных, и рабочих.

Things

Пользуюсь этим менеджером задач недавно и пока в восторге. Позволяет отказаться от ежедневников и систематизировать все беглые заметки из календаря. Удобная структура, которую легко адаптировать под себя — создавать «Проекты», формировать по ним список дел. С учётом сроков задачи складываются в папки «Сегодня», «В любое время», «Когда-нибудь».

Есть специальная папка «Входящие», куда попадают задачи в виде быстрых заметок — несортированных и необработанных. После разбора «Входящих» дела распределяются по проектам и сортируются по другим папкам. Программу можно интегрировать с календарем и напоминаниями на iOS — это ещё больше упрощает процесс формирования to-do листа на день.

Нравится, что в рамках задач можно создавать чеклисты мелких подзадач — это удобно при работе с рутинными ежедневными тасками: общий список не «раздувается», но при этом ничего не теряется.

Telegram и его чатботы

Telegram в ITECH — основной инструмент коммуникации. Мы используем его и для решения внутренних рабочих вопросов, и для общения по проектам. Круто, что приложение удобно в работе на телефоне и компьютере.

Особенно нравятся чатботы, которые мы интегрировали с корпоративным порталом. Самый популярный: Lucy — чат для поиска номеров телефонов сотрудников и для предзаказа еды в кафе офиса. Достаточно ввести фамилию сотрудника, и в ответ придёт его контакт. При помощи нескольких команд можно заказать обед на день, увидеть меню следующего дня и сумму заказов текущего месяца.

WhatsApp

Если с коллегами я общаюсь в Telegram, то с клиентами — в WhatsApp. Менее удобный мессенджер, десктопная версия совсем «сырая». Тем не менее именно здесь часто принимаются важные решения. Иногда даже более важные, чем по электронной почте.

Zoom

Спасибо разработчикам Zoom за создание замены проблемного Skype. На период карантина Zoom стал для нас полноценной переговорной. Через корпоративный аккаунт мы проводим собрания, совещания и даже вебинары. Также используем для организации встреч с большим количеством слушателей и несколькими основными спикерами.

Hangouts

Альтернатива Zoom, тоже создан для видеоконференций. Менее удобен для массовых событий и больше подходит для небольших внутренних совещаний и видеопереговоров тет-а-тет. В равной степени пользуюсь и мобильной, и десктопной версиями приложения.

Basecamp

Инструмент для проектной работы: удобная замена почты. Коммуникация с клиентом хранится в одном месте и доступна всем участникам. Используем его для ведения проектов по веб-разработке. Для проектов по рекламе и support он не очень подходит. Мне как руководителю Basecamp помогает отслеживать, как общаются наши сотрудники с клиентами.

Мобильное приложение СберБизнес

Отслеживаю работу бухгалтерии по части платежей, чтобы все согласованные выплаты своевременно выполнялись. И контролирую баланс на счёте. В сервисе есть настройка уведомлений о поступлении денежных средств. Остальные функции сервиса использует наш финансовый департамент через десктоп.

1С:Бухгалтерия и Microsoft Power BI

Инструмент помогает решать мне небольшой, но важный пул задач. У нас в компании есть ряд управленческих и бухгалтерских отчётов, которые формируются в 1С по итогам месяца, квартала, года. Эти отчёты нужны для анализа экономики компании и эффективности. Удовольствия от работы с программой мало, она не очень user-friendly, поэтому мы уже начали переносить отчётность в формат PowerBI. Надеюсь, что уже в 2021 году этот инструмент пропадёт из списка моих рабочих :–)