6 типов личных потребностей и как их использовать в переписке

Каждый день мы пишем и получаем десятки писем, в том числе электронных. Наши ящики завалены входящими сообщениями и не всегда потому что нам в действительности нужно столько писать и получать. Объем почты вполне реально сократить сделав письма более эффективными. В идеале достаточно одного письма чтобы получить результат,но нас ежедневно опутывают цепочки длинных и нудных переписок.

Почему это происходит? Как сделать письменную коммуникацию более продуктивной? Один из путей – принять во внимание 6 типов личных потребностей, которые люди удовлетворяют в общении, и использовать их в тексте писем.

МегаФон ПроБизнес

Получите Кешбэк 100% за запуск рекламы с МегаФон Таргетом!

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585

Наши неосознаваемые потребности и желания сильнее влияют на наши поступки, чем осознанные и декларируемые. Не случайно в последнее время бизнес покоряет новое направление маркетинга – нейромаркетинг, который занимается подсознательными стимулами покупателей, то есть нас с вами. Подсознание – это скрыта и самая короткая дорога к человеку. Лучший способ наладить отношения – удовлетворить внутреннюю потребность личности. Переписка есть форма коммуникации, а значит способ построить отношения и направить действия человека в нужном направлении, что особенно актуально.

Составляя письмо я рекомендую держать в голове 6 потребностей, на основе которых полезно строить стратегию коммуникации:

1. Потребность в безопасности.

2. Потребность в уважении и признании.

3. Потребность в покровительстве или заботе о другом.

4. Потребность в познании.

5. Потребность в престиже.

6. Потребность быть индивидуальностью.

Перечисленные потребности важны каждому из нас. В переписке стоит учитывать к которой из них в данный момент вы обращаетесь и правильно расставлять акценты.

Потребность в безопасности

Страх – основной инстинкт человека, напрямую связанный с инстинктом самосохранения. Дихотомии «Я и Они», «Мы и Они» определяют жизнь общества с ранних времен. Наша первая неосознанная мысль о другом человеке: «Это враг или друг?» Поэтому в деловой переписке следует уделять особое внимание потребности в безопасности. Что особенно важно в следующих ситуациях:

• при первом и последующих обращениях к клиенту,
• при поиске инвестора,
• при поиске работы,
• во время переговоров о партнерстве
• при выставлении счетов.

Рассмотрим на примере

Мои партнеры заканчивают запуск нового сайта и ведут переговоры с SEO-агентствами. Один из фаворитов на какое-то время исчез, а затем неожиданно прислал письмо такого содержания:

Добрый день

Немного затянул с предложением - в процессе работы над предложением у меня случился некий творческий кризис - я все выбросил и начал заново, потому как в голову мою пришла совершенно другая мысль, которая по моему опыту гораздо эффективнее.

Налицо попрание потребности в безопасности, ведь заказчик должен быть уверен, что имеет дело с надежным исполнителем.

Представьте, вы находитесь в поисках эксперта, которому готовы доверить свой бюджет на SEO. И вот человек появляется с откровениями о внезапном творческом кризисе. Где гарантия, что кризис не повторится и в голову не придет новая «совершенно другая мысль»? И если «по опыту» данная мысль «гораздо эффективнее», почему ее не предложили в самом начале? Примечательно, что речь идет не о вольном поэте и художнике, а о SEO, где не так уж много места для творческих порывов и кризисов. По крайней мере они должны проходить незаметно для клиента.

Это письмо породило длинную цепочку писем с уточняющими вопросами, сомнениями и ответами на них. Я не говорю, что данный SEOшник непрофессионал. Как раз наоборот, он свое дело знает. Но секреты деловой переписки ему определенно стоит освоить: ведь многое зависит от восприятия того, что мы говорим и форма подачи иногда важнее содержания.

Как могло бы звучать данное «откровение» в безопасном ключе?

Добрый день, …

Я подготовил для Вас предложение, которому уделил больше времени, чем мы с Вами планировали. Я выявил несколько стратегий продвижения на рынке и, чтобы выбрать лучшую, пришлось оценить их со всех сторон. В итоге я остановился на той, что описана в предложении. Как показывает мой опыт она будет наиболее эффективной.

Для того, чтобы создать ощущение безопасности, используйте в переписке следующие приемы:

• Транслируйте уверенность и контроль над ситуацией, но без бравады: последняя, напротив, повышает тревожность.
• Давайте гарантии выполнения обязательств, неразглашения персональной информации, конфиденциальной информации о компании
• Пишите гарантийные письма, даже если их не требуют: гарантируйте поставку, своевременную оплату и т. п. Сообщите, что будет в случае невыполнения обязательств, например, возврат средств.
• Давайте внятную контактную информацию: должность, имя, телефон ответственного лица; схему проезда до места встречи, пояснение, что иметь с собой, что сказать на охране, куда пройти – это особенно важно для новых коммуникаций.

Специалист по интернет-маркетингу Бен Хант отметил, что в В2В-продажах главный конкурент – не другие поставщики, а … сотрудники компании! Ведь их основная мысль: «Как бы чего не вышло и не оставить ли все, как есть?». Это означает, что любой продавец услуги или товара вынужден на старте формировать ощущение безопасности у сотрудника, с кем он общается и ведет переписку.

Потребность в уважении и признании

Ударение на ней полезно делать в следующих случаях:

· при первом обращении к клиенту,

· во время переговоров о партнерстве,

· когда хотите получить совет или экспертное мнение,

· когда хотите наладить отношения,

· когда нужно переманить («схантить») ценного сотрудника,

· при общении с чиновниками. 

Можно по разному выразить уважение к другому человеку. И прямой способ не всегда самый удачный. «Я тебя уважаю» - простая и конкретная фраза, но не слишком убедительная. Уважение следует облекать в подобающие «статусные одежды», иначе оно покажется неубедительным. Сравните два письма на одну и ту же тему.

Письмо 1

Полинка, подруга, какая же ты умница! твоя исследовательская работа произвела у нас настоящий фурор!!! все специалисты под впечатлением и уже горят от нетерпения пообщаться с новым талантищем – с тобой а сам секретарь аттестационной комиссии хочет просить тебя о выступлении на кафедре.

Дам ему твое мыло? соглашайся, это ж такая потрясная возможность засветиться в научной среде!!!!

Письмо 2

Здравствуйте, Полина Ильинична!

От лица нашего института благодарю Вас за предоставленную исследовательскую работу на конференцию «Перспективы развития – новый взгляд». Ваш доклад вызвал большой интерес у участников конференции и преподавательского состава. Секретарь аттестационной комиссии выразил желание пригласить Вас для публичного выступления. Могу я сообщить ему Ваш электронный адрес?

С уважением,Анна Занченко, куратор дистанционного направления

Первое письмо, это восторги близкой подруги, как-бы одобрительное «похлопывание по плечу». Второе – официальное признание заслуг. Когда нас уважают в официальном формате, мы ценим такое признание выше, чем эмоциональные возгласы одобрения. Многие возразят: любовь друзей и подруг для них важнее регалий... Однако внутренне мы горячо мечтаем о рыцарском звании или Нобелевской премии, полученной из рук королевской персоны. Нам важно, чтобы все было торжественно и все были «во фраках».

Для того, чтобы задеть струны признания, используйте в переписке такие приемы:

· соблюдайте официально-деловой стиль,

· знайте должности, регалии, имена и фамилии людей, к кому обращаетесь,

· подчеркивайте уважительное обращение по имени и отчеству, особенно если автор в подписи указал их,

· не допускайте написания «Вы» с маленькой буквы или употребления уменьшительного варианта имени (Юля вместо Юлия),

· отвечайте своевременно (сразу или не позднее, чем через сутки),

· замечайте успехи.

Потребность в покровительстве или заботе о другом

На первый взгляд это противоположные потребности. Однако их объединяет тяга к тесным эмоциональным связям с другим человеком. Даже скряга готов при случае делиться. Вспомните хрестоматийный пример Плюшкина, который так растрогался «добротой» Чичикова, что готов был угостить его своим «ликерчиком» (но поскольку в ликерчике давно утонула муха, гость благоразумно отказался).

При чем здесь деловая переписка и потребность в заботе и покровительстве? Разве не все решает сухой расчет? Отнюдь: многие идут в бизнес не только ради денег, но и ради ощущения власти, силы, статуса. Проявить заботу – это значит продемонстрировать свои возможности, сказать решающее слово.  Топ-менеджеры и предприниматели, напротив, часто находятся в ситуации давления и цейтнота. Рука помощи, ощущение уверенности со стороны дает им поддержку, удовлетворяя потребность в покровительстве. Не случайно надежные связи и расположение вышестоящих лиц всегда были и будут важными активами бизнеса в любой стране.

В каких случаях полезно делать ударение на этих потребностях:

· при обращении к подчиненным или вышестоящим,

· при общении с чиновниками,

· во время переговоров об оплате, сроках, порядке работы и. т.п.,

· в процессе поиска работы или инвестора,

· при переговорах о спонсорстве материальном или информационном.

Вот пример письма, где отправитель не предлагает никаких услуг. У него нет задачи что-либо продать здесь и сейчас. Он всего лишь предлагает старому клиенту консультационную помощь с его проектом (оптимизация сайта).

Или возьмем другой пример, где просьба содействия сочетается с предоставлением гарантии.

Уважаемый Геннадий Михайлович!

В связи с достигнутыми вчера устными договоренностями, просим Вашего содействия в предоставлении нам отсрочки платежа компании «Юнекс».

Со своей стороны гарантируем своевременную оплату.

Ирина Пронина, администратор проектов ООО «МАКСИТОН»

Чтобы удовлетворить потребности в покровительстве или заботе о другом:

· Пишите письма-просьбы и письма-запросы, которые могут содержать просьбу о получении необходимой информации, товаров, услуг, отсрочке, содействии и т.д.

· Формулируйте мысль предельно ясно и четко, вежливо, но без заискиваний: дайте адресату понять, что от его действий или бездействия зависит дальнейшая судьба сделки, проекта, ваша карьера.

· Предлагайте помощь или консультацию даже тем, кто еще не стал или перестал быть Вашим клиентом.

Потребность в познании. Потребность в престиже.

Эти потребности я объединю в один «пакет». Мы все хотим быть информированными, ведь в наше время это важно. Но мы с вами говорим о деловой переписке, а в ней недостаточно лишь проинформировать получателя. Информация должна подкреплять и другие потребности человека. Например, ту же потребность в безопасности. Или потребность в престиже.

Как я понимаю слово «престиж» в данном контексте? Это когда мы избраны, когда нам предлагают нечто особенное.

В каких случаях полезно делать ударение на потребности в престиже:

· в коммерческих предложениях,

· в приглашениях,

· в презентациях,

· в описании товаров и услуг.

Посмотрите на стандартное письмо-предложение: избитое и банальное.

Уважаемый Иван Иванович.
Компания "ХХХ" приглашает Вас принять участие в семинарах, которые состоятся 10.12.2015 в 10:00 в нашем офисе. 

В программе семинаров будут освещаться наиболее актуальные на сегодняшний момент темы, связанные с коммерческими закупками, тенденциями изменения законодательства, сложными практическими вопросами и будет происходить обмен опытом.

Заявку на участие Вашей компании отправляйте на адрес: support@deхххх.ru и темой «Заявка на участие в семинаре».

С уважением, Петр Нескин

В качестве удачного примера приведу предложение тренинговой компании «Ораторика». Оно начинается с акцента на известных и очень успешных людях. Получателю презентации предлагается вступить в элитный клуб мастеров эффективной коммуникации. Поскольку Ораторика специализируется на тренингах по всем видам коммуникации – от ораторского искусства до переговоров – нужно не просто дать информацию об услугах компании, но и подчеркнуть престижность владения мастерством делового общения.

Опереться на потребности в признании и престиже особенно важно в текстах, основной задачей которых является привлечь и удержать интерес адресата.

Как это сделать:

· в заголовке привлечь внимание читателя,

· увлечь в первых строках,

· в основной части дать уникальное предложение, изложить выгоды сотрудничества с вами, выгоды от посещения мероприятия (что человек узнает, чему научится, каким серьезным специалистом станет, намекнуть на присутствие важных и интересных людей),

· в конце – побудить к действию.

Чтобы письмо удалось -  в фокусе должен быть адресат, заинтересовать которого можно престижностью, статусностью мероприятия.

Потребность быть индивидуальностью

Все мы индивидуумы, но не все индивидуальности, по крайней мере яркие. Человек с ярко выраженной индивидуальностью кажется особенным, даже избранным. Здесь идет перекличка с потребностью в престиже.

В наше время нет лучшего комплимента, чем признать в ком-то особенные качества. «Ты особенная» - и девушка тает на глазах. «Ты особенный» - и мужчина бежит сворачивать горы.

В каких случаях полезно делать ударение на этой потребности:

· при поиске работы (подчеркните уникальность компании),

· при поиске партнера, инвестора,

· в переписке с будущим клиентом (покажите, что вы высокого мнения о компании, товарах или услугах, а может быть и о деловых качествах адресата),

· при общении с известными и влиятельными людьми.

Отличным способом отметить, выделить человека являются поздравительные письма. Именно поэтому все мы любим их получать – приятно, когда о тебе помнят. Однако не все поздравления одинаково полезны. Одни оставляют отклик в душе, а другие остаются формальными знаками внимания. Поздравительный текст обязан быть уникальным, в нем не должно быть шаблонных фраз.

Пример письма «под копирку» (поздравительно-информационного), безликого и предназначенного миллионам получателей:

Пример уникального письма – если поменять в нем имя, другому человеку оно не подойдет:

Дорогая Алина!

Поздравляем Вас с наступающим Новым годом!

Очень рады, что в уходящем году мы были вместе: создавали полезный журнал и помогали людям раскрывать свои способности! Ваши упражнения по развитию памяти понравились и запомнились нашим подписчикам.

Желаем, чтобы 2015 год стал для Вас ярким, легким, вдохновенным и творческим. Новых открытий, блестящих проектов и великолепных идей!

Будем рады продолжить сотрудничество и вместе покорить еще много вершин.

Татьяна Бадя и коллектив журнала «Тренажерный зал для мозга».

Участвуя в деловой переписке всегда помните, что на другом конце находится не безликий «менеджер по» или «директор по», а человек, такой же как вы, со всеми его слабостями, преимуществами и потребностями. Будьте внимательны к коллегам и партнерам, примечайте их особенности, достижения и интересы – однажды это без сомнения пригодится вам для построения эффективной коммуникации.